Tico, es una certeza la facturación electrónica en Costa Rica, y que cada vez coge más fuerza; sin embargo, pueden existir muchas dudas sobre los cómos y por qué de la facturación electrónica. ¡No te preocupes! Aquí te explicaremos todo y saldrás de esta nota siendo todo un experto 🔝
La factura electrónica es la evolución de la factura convencional, para efectos de legitimidad tiene la misma validez que una factura de papel; sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa una de sus mayores ventajas.
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Si aún te preguntas cómo hacer una factura electrónica con este ejemplo todo quedará más claro: imagina que Matías Rodríguez es el dueño de una ferretería 👨🏼🔧 al que su contador le recomendó comenzar a facturar electrónicamente; esto debido a que han aumentado los clientes que le piden factura.
Matías tiene dos opciones para realizar este proceso:
Para usar el facturador gratuito de Hacienda solo debes:
Matías eligió como primera opción usar el facturador gratuito, pero se da cuenta de que se tarda demasiado en generar las facturas, descargar los archivos XML y se cuestiona si vale la pena facturar. Decide dar una oportunidad al software de contabilidad con lo que resuelve sus problemas ¡y además obtiene otra clase de beneficios! Ya que con un Software de contabilidad se puede:
Para facturar electrónicamente con un software de contabilidad el proceso es muy sencillo:
Todas las empresas y personas jurídicas que deseen facturar de forma electrónica deben estar registradas ante esta entidad. Esto lo puedes hacer en:
Si deseas hacerlo desde el portal, deberás ingresar al portal oficial de Hacienda y luego:
👉 Ten a la mano tu documento de identificación vigente, número de medidor del domicilio fiscal del “contribuyente, responsable o declarante” y el nombre del representante legal.
Realiza el registro como Emisor-Receptor en el Registro Único Tributario (RUT). Este lo podrás generar a través de la página web del Portal de Administración Tributario Virtual (ATV). Dicho registro tiene como propósito permitir que podamos enviar y recibir comprobantes electrónicos mediante nuestro proveedor de facturación electrónica.
Para que tu factura electrónica sea válida es necesario que esté firmada digitalmente con la llave criptográfica. Obtén tu llave en tan solo dos pasos:
Una vez sucedido esto, el sistema enviará la llave a tu buzón de correo electrónico.
¡Y listo! Tus facturas contarán con la legitimidad exigida por el Ministerio de Hacienda.
Simplifica la emisión de comprobantes con un software de facturación electrónica.
Con un sistema puedes:
Por ejemplo, con Alegra puedes configurar fácilmente tu llave criptográfica de producción, comenzar a facturar de inmediato y disfrutar de los beneficios mencionados.
Ya estás listo para ser un facturador electrónico en Costa Rica, ¿y ahora? Para emitir tu primera factura considera que todos los comprobantes electrónicos, junto a sus documentos asociados, deben contar con el mensaje de aceptación del Ministerio de Hacienda.
Para que sean válidos y funcionen como respaldo de los créditos fiscales y gastos deducibles, necesitan cumplir con mínimo estos requisitos:
La factura electrónica cumple la misma función que la factura tradicional; sin embargo, ofrece grandes beneficios que la convierten en un recurso ideal para emprendedores como tú. Aquí algunos:
Con la facturación electrónica puedes ahorrar hasta un 70% del tiempo que dedicas a realizar este proceso de manera manual; automatiza tus facturas y evita errores al momento de emitirlas.
La digitalización de procesos y la firma electrónica aseguran que cada factura electrónica que emites tenga una firma única e irrepetible. Así reduces la posibilidad de falsificación o duplicidad de documentos.
Al generar de forma automática estos comprobantes, puedes enviarlos de manera inmediata a tus clientes y proveedores. Además, pueden rastrearse fácilmente para identificar cuentas pendientes sin necesidad de hacerlo de forma manual.
La digitalización de los comprobantes permite que puedas consultarlos a un clic de distancia, ya que están en la nube. Despídete de pilas de cajas y carpetas que aumentan el riesgo de la pérdida de información.
Ahorra tiempo en la búsqueda de facturas; consulta el archivo con un par de clics. Con la facturación electrónica te ahorras el riesgo de que se traspapele o pierdan estos documentos.
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