Las facturas electrónicas son el modelo de facturación que reemplaza a las facturas tradicionales y que brindan una forma de automatizar los procesos de facturación de las empresas. Su función es fiscalizar ventas y servicios, permitir llevar un mejor control por parte del Ministerio de Hacienda y aumentar la recaudación de impuestos.
En Costa Rica, todos los comprobantes electrónicos, junto a sus documentos asociados, deben contar con el mensaje de aceptación del Ministerio de Hacienda para tener validez y funcionar como respaldo de los créditos fiscales y gastos deducibles.
Para facturar electrónicamente en Costa Rica, primero es necesario inscribirse como contribuyente ante el Ministerio de Hacienda. Es necesario que las empresas y personas jurídicas que deseen facturar de forma electrónica se encuentren registradas ante esta entidad.
Así mismo, también es necesario realizar el registro como Emisor-Receptor en el Registro Único Tributario (RUT). Dicho trámite podrá realizarse a través de la página web del Portal de Administración Tributario Virtual (ATV). Dicho registro tiene como propósito permitir que podamos enviar y recibir comprobantes electrónicos mediante nuestro proveedor de facturación electrónica.
Por último, una vez registrado ante el ATV, para generar una factura electrónica válida es necesario que esta esté firmada digitalmente mediante la llave criptográfica. Para su obtención se deberá acceder nuevamente al Portal de Administración Tributario Virtual y presionar la opción comprobantes electrónicos, la cual permitirá la generación de las llaves criptográficas.
Luego de realizar el registro de la llave criptográfica, el sistema lo estará enviando al buzón de correo electrónico. De esta forma, las facturas que se emitan de ahora en adelante contarán con este método de seguridad que garantiza la legitimidad y veracidad exigida por el Ministerio de Hacienda.
El último paso es seleccionar un software de facturación electrónica que se adapte a las necesidades de tu empresa y configurarlo con llave criptográfica obtenida anteriormente.
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