Cómo hacer una factura electrónica en Costa Rica

Tico, es una certeza la facturación electrónica en Costa Rica, y que cada vez coge más fuerza; sin embargo, pueden existir muchas dudas sobre los cómo y por qué de la facturación electrónica. ¡No te preocupes! Aquí te explicaremos todo y saldrás de esta nota siendo todo un experto 🔝

La factura electrónica es la evolución de la factura convencional, para efectos de legitimidad  tiene la misma validez que una factura de papel; sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa una de sus mayores ventajas.

¿Cómo se hacen las facturas electrónicas en Costa Rica?

Si aún te preguntas cómo hacer una factura electrónica con este ejemplo todo quedará más claro: imagina que Matías Rodríguez es el dueño de una ferretería 👨🏼‍🔧 al que su contador le recomendó comenzar a facturar electrónicamente; esto debido a que han aumentado los clientes que le piden factura. 

Matías tiene dos opciones para realizar este proceso: 

1. Utilizar el facturador gratuito de Hacienda.
2. Usar algún software de contabilidad. 

¿Cómo facturar en Hacienda 2023?

Para usar el facturador gratuito de Hacienda solo debes: 

• Ingresar al portal Administración Tributaria Virtual (ATV)
• Clic en la opción “Comprobantes Electrónicos”, seguido de “Herramienta Gratuita” e inicie con el proceso de facturación en la opción “Facturar”. 

Matías eligió como primera opción usar el facturador gratuito, pero se da cuenta de que se tarda demasiado en generar las facturas, descargar los archivos XML y se cuestiona si vale la pena facturar. Decide dar una oportunidad al software de contabilidad con lo que resuelve sus problemas ¡y además obtiene otra clase de beneficios! Ya que con un Software de contabilidad se puede:

1. Administrar mejor el negocio para conseguir la estabilidad que tanto desea. 
2. Automatizar y digitalizar tus procesos de facturación.

¿Cómo se hace una factura electrónica paso a paso?

Para facturar electrónicamente con un software de contabilidad el proceso es muy sencillo:

1. Inscríbete como contribuyente en el Ministerio de Hacienda

Todas las empresas y personas jurídicas que deseen facturar de forma electrónica deben estar registradas ante esta entidad. Esto lo puedes hacer en:

• El portal de Administración Tributario Virtual (ATV).
• Directamente en las oficinas de Hacienda.

Si deseas hacerlo desde el portal, deberás ingresar al portal oficial de Hacienda y luego:

• Dirígete a “servicios tributarios” y da clic en ATV.
• Ve a “Crea tu cuenta de usuario”.
• Selecciona el tipo de identificación. 
• Ingresa tu número de identificación, fecha de nacimiento y fecha de vencimiento del documento. 
• Da clic en “Aceptar”. 
• Luego llena el formulario en “Crear cuenta de usuario”.
• Una vez hecho esto, aparecerá “confirmar la TIV” o la Tarjeta de Identificación Virtual 
• Confirma la tarjeta con la información que te llegará vía correo electrónico.

👉 Ten a la mano tu documento de identificación vigente, número de medidor del domicilio fiscal del “contribuyente, responsable o declarante” y el nombre del representante legal.

2. Regístrate como emisor-receptor

Realiza el registro como Emisor-Receptor en el Registro Único Tributario (RUT). Este lo podrás generar a través de la página web del Portal de Administración Tributario Virtual (ATV). Dicho registro tiene como propósito permitir que podamos enviar y recibir comprobantes electrónicos mediante nuestro proveedor de facturación electrónica.

3. Obtén tu llave criptográfica

Para que tu factura electrónica sea válida es necesario que esté firmada digitalmente con la llave criptográfica. Obtén tu llave en tan solo dos pasos: 

1. Accede al Portal de Administración Tributario Virtual y presiona la opción “Comprobantes electrónicos’’. 
2. Realiza el registro de la llave criptográfica. 

Una vez sucedido esto, el sistema enviará la llave a tu buzón de correo electrónico. 

¡Y listo! Tus facturas contarán con la legitimidad exigida por el Ministerio de Hacienda.

4. Selecciona un software de confianza

Simplifica la emisión de comprobantes con un facturador electrónico o un sistema de facturación electrónica y contabilidad 

Con un sistema puedes: 

• Enviar automáticamente a la Dirección General de Tributación.
• Recibir tus facturas y presentarlas ante Hacienda.
• Guardarlas por tiempo indefinido.

Por ejemplo, con Alegra puedes configurar fácilmente tu llave criptográfica de producción, comenzar a facturar de inmediato y disfrutar de los beneficios mencionados.

¿Cuáles son los requisitos mínimos para una factura electrónica en Costa Rica?

Ya estás listo para ser un facturador electrónico en Costa Rica, ¿y ahora? Para emitir tu primera factura considera que todos los comprobantes electrónicos, junto a sus documentos asociados, deben contar con el mensaje de aceptación del Ministerio de Hacienda.

Para que sean válidos y funcionen como respaldo de los créditos fiscales y gastos deducibles, necesitan cumplir con mínimo estos requisitos: 

• Datos del declarante. 
• Que el documento sea llamado “factura electrónica”, “tiquete electrónico” o “nota de crédito electrónica”.
• Numeración consecutiva.
• Clave numérica.
• Llave criptográfica.
• El archivo se deberá enviar en formato PDF y XML estipulados por la Administración Tributaria.
• Fecha de emisión del documento electrónico.

Ventajas de la factura electrónica en Costa Rica

La factura electrónica cumple la misma función que la factura tradicional; sin embargo, ofrece grandes beneficios que la convierten en un recurso ideal para emprendedores como tú. Aquí algunos:

Simplifica tus procesos

Con la facturación electrónica puedes ahorrar hasta un 70% del tiempo que dedicas a realizar este proceso de manera manual; automatiza tus facturas y evita errores al momento de emitirlas. 

Garantiza seguridad y autenticidad en tus documentos

La digitalización de procesos y la firma electrónica aseguran que cada factura electrónica que emites tenga una firma única e irrepetible. Así reduces la posibilidad de falsificación o duplicidad de documentos.

Reduce los tiempos de cobro

Al generar de forma automática estos comprobantes, puedes enviarlos de manera inmediata a tus clientes y proveedores. Además, pueden rastrearse fácilmente para identificar cuentas pendientes sin necesidad de hacerlo de forma manual.

Disminuye costos de almacenamiento

La digitalización de los comprobantes permite que puedas consultarlos a un clic de distancia, ya que están en la nube. Despídete de pilas de cajas y carpetas que aumentan el riesgo de la pérdida de información.

Ten un mayor control de la información

Ahorra tiempo en la búsqueda de facturas; consulta el archivo con un par de clics. Con la facturación electrónica te ahorras el riesgo de que se traspapele o pierdan estos documentos.

📌 Conoce todo sobre facturación electrónica en Costa Rica