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Facturas Tradicionales vs Facturas Electrónicas, ¿son lo mismo? | Escuela para Emprendedores
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Facturas Tradicionales vs Facturas Electrónicas, ¿son lo mismo?

Es común llegar a pensar que una factura tradicional que ha sido digitalizada o escaneada sea lo mismo que una factura electrónica. En teoría, ambas se pueden recibir por correo y ser visibles desde un medio electrónico. Sin embargo, aunque parezcan similares, no son lo mismo y tienen una validez totalmente distinta.

Las facturas tradicionales escaneadas no se pueden considerar un equivalente a las facturas electrónicas. Este tipo de facturas no cumplen con los requisitos exigidos en la normatividad vigente en Colombia.

 

¿Cuál es la diferencia entre una factura digital y una factura tradicional escaneada?

Las facturas escaneadas o en PDF son una copia digital de las facturas tradicionales que se hacen manualmente. Mientras que las facturas electrónicas se expiden y reciben de forma electrónica cumpliendo con otros requisitos.

Para conocer en qué se diferencian ambos conceptos, es preciso conocer el significado de cada uno.

 

Factura electrónica

Una factura electrónica, según lo establecido por la DIAN, es la factura reglamentaria para sustituir a las facturas de papel y que debe cumplir con las siguientes características para poder ser aceptada como válida:

  • Llevar una numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
  • Cumplir con los requisitos del Artículo 617 del Estatuto Tributario Nacional.
  • Incluir una firma digital o electrónica que garantice la autenticidad e integridad de la factura electrónica.
  • Contar con el Código Único de Facturación Electrónica (CUFE).

A diferencia de las facturas tradicional escaneadas, una factura electrónica se entrega en un formato XML, que puede crearse fácilmente a través de un sistema de facturación electrónica.

 

Factura escaneada

Cuando hablamos de una factura escaneada nos referimos a la digitalización de una factura tradicional a través de una fotografía o un escáner. Básicamente, es una versión  digital de la factura tradicional manual que se entrega en formato PDF o como imagen a los clientes que realizan una compra.

Es necesario tener presente que una factura escaneada no podría cumplir con los requisitos para considerarse una factura electrónica, debido a que no cumple con las características que validen su autenticidad e integridad.

Este tipo de facturas pueden servir como un comprobante de compras, pero aún así siguen poseer un Código de Facturación Electrónica (CUFE). Por lo que no presentan alguna firma digital y tampoco cuentan con la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.

Uno de los errores que se pueden cometer es utilizar facturas escaneadas o en PDF como facturación electrónica. Recordemos que para que una factura electrónica sea válida, debe cumplir con los parámetros establecidos por la DIAN y siempre se debe contar con un proveedor de sistema de facturación.

 


En resumen, ambos tipos de facturas no pueden considerarse iguales, ya que los procedimientos para obtenerlas son muy distintos. Una se obtiene a través de un escáner o fotocopia y otra utiliza un proceso más complejo mediante el cual se garantiza su autenticidad a través de medios electrónicos.

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