¿Sientes que las finanzas de tu empresa no funcionan? ¿Sientes que pequeños ladrones se llevan tus ingresos? Creeme, ¡puedo entenderte! Crear una empresa no es fácil, de hecho, se convierte en todo un reto personal, pues exige mucho más de ti de lo que puedas imaginar, pero ¿sabes qué? ¡Vale completamente la pena! Y pronto verás la recompensa.
¡Hola! Mi nombre es Jose Alejandro Vargas Diaz, soy asesor empresarial, desde el 2011 vengo trabajando con más de 200 empresarios y emprendedores y al día de hoy he asesorando a más de 500 empresas. Desde el año 2011 se me ocurrió la idea de crear una empresa por medio de la cual pudiera ayudar a miles de emprendedores, principalmente en las finanzas, contabilidad y temas legales, además de asesorar sus proyectos y ayudar a cumplir sus metas. A lo largo de estos años, me he dado cuenta de la importancia de las finanzas a la hora de emprender un negocio.
La administración financiera se convierte en una pieza clave para el crecimiento y éxito de una compañía, tristemente, es el área en la que más solemos equivocarnos y dejar de lado pero, ¿por qué pasa esto? Cuando un empresario tiene la idea de un emprendimiento, lo más importante, y el foco de su atención, es el desarrollo correcto de su producto y, tal vez. la promoción de este. Este hecho deja de lado la administración financiera, permitiendo gastos innecesarios, lo que termina disminuyendo su presupuesto y afectando su empresa a corto, mediano y largo plazo.
Ser emprendedor no solo es enfocarte en el diseño y funcionamiento perfecto de tu producto, sino aprender de administración, contabilidad, archivos, marketing, comunicación, atención al cliente y mucho más. ¡Sí! Si creíste que emprender sería fácil, debes saber que exigen mucho más de ti y te vuelves todo en uno. En el camino, hay obstáculos, caídas, tropiezos, pero todo eso nos deja un gran aprendizaje que finalmente te impulsa a ser mejor. Por eso, desde mi experiencia, hoy te quiero contar algunos de los errores más comunes que he podido observar que cometen los emprendedores al iniciar su empresa y cómo podemos cambiarlo.
GASTOS INNECESARIOS
1. Nómina Innecesaria
El primer error del que te quiero hablar es cuando asumes gastos de nómina que no necesitas por el momento, o que no puedes sostenerlos en un primer inicio. Entiendo la emoción que sientes al ver que tu empresa está empezando a tener fruto y a crecer; es un momento sumamente emocionante que te lleva a sentir la necesidad de tener más, producir más y contratar más personal para impulsar así tu emprendimiento. ¡Pero ALTO! Contratar personal es uno de los gastos más grandes que puede tener una empresa, ya que tienes que cumplir con todo lo que por ley es obligatorio (salario, seguridad social, prestaciones sociales, prima, liquidaciones, etc.).
Lo primero que he podido observar en los emprendedores que he tenido el privilegio de asesorar, es que al iniciar su emprendimiento y sentir que su negocio está tomando fuerza y creciendo, empiezan a contratar mucha personas para realizar diferentes funciones que al final realmente no son necesarias. Por esto, piénsalo dos veces antes de contratar más personal, si tu empresa aún no está generando suficientes ganancias es mejor esperar. Por otro lado, si realmente crees que es necesario contratar un equipo, lo más recomendable es contratar a personas que realicen distintas tareas, así vas a ahorrar más.
Alejotip: no contrates a una persona que vaya a realizar solo una función de las cinco que tienes, intenta que la persona que contrates sea interdisciplinaria, multifacética y que se acomode bien a los cambios y necesidades de la empresa, para que así no contrates una persona para hacer una sola función sino una que pueda cumplir dos o más de las tareas.
Alejotip: organiza las áreas de trabajo en las que consideres que necesitas apoyo de personal, luego de eso organiza las tareas o las funciones para cada una de las áreas y de los cargos.
Este análisis te ayudará a contratar solo el personal que realmente necesitas.
Alejotip: apoyate de empresas que te brinden servicios especializados de contabilidad y nomina.
2. Oficinas físicas
Otro de los errores más comunes que veo es que los emprendedores empiezan a querer tener más presencia y contar con una oficina física para realizar desde allí su trabajo y atender a sus clientes y esto es completamente aceptable pero evalúa bien si estás en la capacidad de hacerlo. Piensa en esto: tener una oficina física no solo es el arriendo, es el agua, la luz, el gas, el plan de internet y telefonía, y administración si no la incluye el arriendo. ¡Esto termina siendo muy costoso! Por eso, si ves que aun tienes la posibilidad de hacer homeworking no te estreses, continua porque ese dinero te puede ayudar para invertir en algo más importante.
Esto no solo te ayudará a ahorrar dinero para la empresa sino que tiene otros beneficios para ti y para todos tus colaboradores. Por ejemplo, tanto ellos como tú se ahorrarán tiempo y dinero ya que no será necesario el traslado hacia un lugar. Todos sabemos lo agotador que puede ser algunas veces el transporte público en la ciudad, así que tendrás un equipo más descansado, sin estrés y dispuesto para trabajar con la mejor actitud.
** Cabe aclarar que esto depende cien por ciento de la empresa, porque todas son diferentes y tienen necesidades diferentes. Así que si tu empresa si requiere de una oficina física, ¡Consigue un buen lugar!
Alejotips: Si lo que quieres es salir de la casa y tener un lugar donde puedas recibir a tus clientes, ¡no te preocupes! Hoy en día existen los famosos “coworking”; estos son espacios exclusivamente para trabajar o estudiar. Lo único que tienes que hacer es, con anticipación, buscar el lugar y separar un espacio para, con toda tranquilidad, atender allí a tus clientes.
3. Poco control de la caja menor
La caja menor es un fondo con el que cuentan todas las empresas donde reservan dinero en efectivo para gastos imprevistos o pagos que no se pueden realizar con tarjeta o por pagos electrónicos. Esto le permite tener a la empresa dinero disponible en todo tiempo y de fácil uso. Esta es una herramienta muy útil e importante siempre y cuando haya un control detallado de la misma.
Alejotip: Por eso, lo mejor que puedes hacer es tener una buena organización y un control preciso y detallado de los gastos y movimientos que vas realizando. Es recomendable hacer esto cada día y al final de la semana, o del mes, hacer un control general para analizar en qué se puede disminuir los gastos y, más bien, en qué se puede invertir más, qué es necesario y en qué se está gastando innecesariamente nuestro dinero
La caja menor es muy útil ya que te permite hacer frente a los gastos imprevistos como papelería, estacionamiento, materiales, movilidad, reparaciones, etc. Pero recuerda, los riesgos de no controlar la caja menor se pueden convertir en un verdadero dolor de cabeza, ya que un mal seguimiento puede llevar a un gran problema en el cierre de cada periodo. Esto conlleva a perder tiempo, perder recursos y la posibilidad de robo o fraude, así que ten ¡mucho cuidado!
4. Inversión en proveedores innecesarios
Todas las empresas tienen diferentes proveedores, algunos son físicos y otros son digitales, algunos son productos y otros servicios, pero todos contamos con alguno de ellos. Es muy importante analizar al detalle y ver si realmente están siendo una verdadera inversión o un gasto más.
Alejotip: Por eso, mi consejo para ti es que evalúes muy bien el servicio o producto que están ofreciendo tus proveedores. Si no cumplen lo que ofrecen, si se retrasan o brindan servicios de mala calidad, ¡no gastes tiempo y dinero en eso! Busca un mejor prestador del servicio o evalúa si puedes reemplazarlo de alguna manera por ejemplo, cubrirlo con alguno de tus trabajadores.
5. Pagos por deudas o retrasos
Y finalmente, ¡OJO! con los pagos retrasados y con las deudas. Los intereses de las deudas siempre van a ser un pago innecesario, agotador y ladrón de todo tu esfuerzo, pues se come tus ingresos. Por eso, en este punto es muy importante tener presente la PREVENCIÓN. Antes de tomar una decisión que te lleva directo a una deuda a corto o largo plazo, siempre evalúa todas tus opciones y que esta siempre sea tu última opción.
Las multas, retrasos o intereses siempre van a depender de la organización de tu empresa, por eso, ORGANIZA Y CONTROLA muy bien los pagos que debes realizar y sus fechas de pago oportuno.
Alejotip: Realiza un presupuesto anual y mensual para tener un estado financiero claro de tu empresa. Ten metas claras de ahorro para evitar deudas, ten objetivos claros de inversión, realiza un balance general para que sepas cual es tu capacidad financiera, que puedes o que no puedes hacer.
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