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¿Por qué debes evitar usar WhatsApp para comunicarte con tus colaboradores?

Por qué debes evitar usar WhatsApp

Atrás quedaron los chats de correos corporativos como canal de comunicación del personal de una empresa desde que el uso de WhatsApp tomó fuerza en contextos laborales, y el teletrabajo se hizo necesario a raíz de la emergencia mundial por COVID-19. Sin embargo, hemos notado que poco se habla de las desventajas del uso de esta app en el contexto laboral y es por eso que hoy te contamos por qué debes evitar usar WhatsApp para comunicarte con tus colaboradores.

Es común que muchas empresas ante la falta de presencialidad y comunicación inmediata hayan optado por usar uno de los sistemas de mensajería instantánea más populares en todo el mundo como es WhatsApp, incluso, existen muchas razones por las cuales usar WhatsApp como canal de comunicación puede tener ventajas como el fácil manejo de la app por muchas personas, el bajo costo de la comunicación o las funcionalidades que integran a la aplicación.

No obstante, WhatsApp es un sistema de mensajería informal que puede ocasionar interpretaciones equivocadas si no se establecen reglas o un protocolo cuando se usa como medio de comunicación con tus colaboradores, así que a continuación te compartimos las principales razones de por qué debes evitar usar WhatsApp en tu empresa.

Sin más preámbulos, ¡empecemos!

1. Pérdida de la concentración por la llegada de mensajes

 Al ser WhatsApp la app que usamos para comunicarnos con nuestros familiares y amigos, se empezarán a mezclar estas notificaciones con las de los mensajes de los grupos de comunicación que tienes con tus colaboradores, y entre ellos. Esto llevará a que se te dificulte concentrarte en la tarea que llevas a cabo por las distracciones que puede generar la entrada de notificaciones de los distintos contactos extralaborales que tienes en la agenda de tu celular.

Si no puedes evitar usar WhatsApp en tu empresa, te recomendamos para este caso aplicar estrategias de gestión del tiempo en las cuales realices inmersiones para la realización de tus tareas y te desconectes por periodos de tiempo para evitar distractores. Cabe resaltar que es indispensable que pongas al tanto a todo el personal de tu ausencia para que puedas concentrarte en esa tarea puntual sin interrupciones.

2. Disminución de la productividad

Esta desventaja se conecta con el punto 1 si este no se soluciona. En ese sentido, si los colaboradores no tienen una buena gestión del tiempo para la realización de las tareas en el trabajo remoto, es probable que el usar WhatsApp como canal de comunicación corporativa pueda incidir en los niveles de productividad al sentir que reciben información laboral en el mismo canal en el que suelen tener comunicaciones con su círculo social y familiar. Esto ocasionaría distracciones y por ende, poco rendimiento.

Para buscarle una solución a esta desventaja resulta indispensable hacer uso de estrategias de gestión del tiempo como apoyarse en calendarios y recordatorios, además de las jornadas de inmersión, entre otras.

Tema de interés: Reuniones en Google Calendar: en un mundo de personas sin tiempo, programa una reunión.

3. Interpretaciones equivocadas por los mensajes en el chat

Al enviar y recibir mensajes en formato escrito en una aplicación como WhatsApp, y a raíz de la ausencia de presencialidad, marcas del lenguaje no verbal y tonos de la comunicación que dan una idea de la intención comunicativa, se pueden presentar interpretaciones diferentes a la de la intención comunicativa del emisor del mensaje. A su vez, si no se usa un lenguaje propio de la empresa los mensajes pueden resultar incomprensibles y esto llevaría a que la comunicación no sea efectiva.

En este punto una buena idea sería establecer dentro del protocolo para uso de WhatsApp como canal de comunicación corporativa, unas convenciones en el lenguaje de la empresa y alternar el uso de WhatsApp con el correo electrónico en el que primen las comunicaciones más importantes.

Sin embargo, ya hemos sumado algunas razones que van respondiendo a por qué debes evitar usar WhatsApp en tu empresa y creemos que es importante que las tengas en cuenta si usas esta app para comunicarte con tus colaboradores. 

4. Información desprotegida

WhatsApp es una aplicación de acceso gratuito que no está libre de que se filtre la información al no poseer la seguridad necesaria para sus usuarios, es por esta razón que te recomendamos no transmitir información laboral confidencial por este medio para evitar que llegue a destinatarios diferentes a tus colaboradores. 

Una de las alternativas para evitar que esto ocurra es usar el correo electrónico corporativo para enviar información confidencial, o usar plataformas de mensajería con sistemas de seguridad que garanticen que tu información no se pueda filtrar.

5. ¿Cuándo acaba el trabajo y empieza el descanso en el hogar?

Al tratarse WhatsApp de una plataforma de mensajería  informal, el saturar de información laboral a los colaboradores en ese espacio puede producir que no se finalice la jornada de trabajo, ya que no se cambia de ambiente o no se toma al pie de la letra el horario laboral, es decir, el colaborador no es consciente de cuándo acaba el trabajo y cuándo empieza el descanso en el hogar si en sus chats de contexto social también conviven sus conversaciones a nivel laboral. 

El teletrabajo puede representar retos a nivel comunicacional, pero también existen herramientas que pueden solucionar esas situaciones que no optimizan el trabajo remoto. Entre esas soluciones funcionaría desde crear un protocolo o normas para usar WhatsApp como canal de comunicación corporativa, hasta buscar alternativas, que respondan a nuestra recomendación de por qué debes evitar usar WhatsApp, como la opción de utilizar plataformas con salas de trabajo como Slack que ofrecen buenas prácticas para equipos remotos llevando a cabo una comunicación efectiva que no interfiera con el contexto personal del colaborador.

 ¿Ya conoces Slack? Te dejamos nuestro artículo La razón por la que decidimos usar Slack para que conozcas sus beneficios para tu equipo de trabajo y cómo en Alegra nos ayudó a optimizar nuestras tareas. ¡Anímate a conocerla!

Formation Leader at Alegra

Me mueve la escritura y la corrección de estilo. Tengo un blog y muchas ganas de aprender.

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