No importa si ya tienes una empresa consolidada o apenas comienzas a emprender, el Registro Único Tributario (RUT) es algo que sí o sí vas a necesitar. ¡Pero no te preocupes! Luego de leer esta nota serás un experto. ¿Empezamos?
¿Qué es el RUT?
El RUT o Registro Único Tributario es el sistema que utiliza la DIAN para identificar, ubicar y clasificar la función de las personas y entidades dentro del sistema tributario. Esto lo hace con base en su actividad económica, comercial, patrimonio, aportes y consumos.
Una vez generado el RUT, la DIAN asigna al usuario un Número de Identificación Tributaria conocido como NIT para identificar de manera individual a las personas o empresas.
¿Por qué esto importa? De esta manera se evitan errores de clasificación, se lleva un mejor control sobre la actividad económica y sobre el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.
¿Para qué sirve el RUT?
Con el RUT podrás avalar e identificar la actividad económica con quienes se sostiene una relación comercial, laboral o que implique algún tipo de transacción, ya sea un bien o servicio, por ejemplo:
Este documento lo suelen solicitar si trabajas como independiente, eres comerciante o necesitas pasar alguna cuenta de cobro por haber prestado servicios o vender los productos de tu marca.
Así se puede controlar y tener información hacia entidades supervisoras y de control. En el RUT también se puede identificar las obligaciones tributarias que se tienen con el Estado colombiano.
Por otro lado, la consulta del RUT le facilita a la DIAN el obtener información precisa, clara y actualizada sobre los sujetos inscriptos. A partir de estas bases de datos, esta entidad conoce a profundidad todas las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias para darles debido cumplimiento, facilitando los trámites y reduciendo los costos.
Tip Alegra: en el RUT se debe indicar el código de actividad económica. Por ejemplo, si tú te dedicas a actividades de administración de empresas, tu código es el 7010.
¿Cuándo debo implementar el RUT?
Los contribuyentes deben inscribirse en el RUT previamente al inicio de cualquier actividad económica de acuerdo al parágrafo 2 del artículo 555-2 del estatuto tributario modificado por la ley 2155 de 2021.
Ten en cuenta que las personas naturales que en el correspondiente año gravable adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementario, tendrán plazo para inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT) hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración.
Tip Alegra: si debes declarar por primera vez en el 2022, año en que deben presentar la declaración del 2021, tienes plazo para inscribirte o registrarte en el RUT hasta le fecha en que se vence la declaración del 2021, que ocurre en el segundo semestre del 2022.
¿Quiénes deben inscribirse al RUT?
Las personas que deben implementar el RUT son las siguientes:
- Personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementario de ganancias ocasionales.
- Patrimonios autónomos, en aquellos casos que por disposiciones especiales deban contar con un NIT individual.
- Inversionistas extranjeros que estén obligados a cumplir deberes formales.
- Sucursales en el país de personas jurídicas o entidades extranjeras.
- Personas naturales que actúan en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados, apoderados y representantes en general que deban suscribir declaraciones, presentar información y cumplir otros deberes a nombre del contribuyente.
- Personas y entidades no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio y las personas naturales y jurídicas del régimen simplificado del impuesto al consumo.
- Responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado.
- Personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura, o como consecuencia del desarrollo de una actividad económica no gravada.
- Responsables del impuesto al consumo.
- Responsables del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM.
- Agentes retenedores.
- Importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros.
- Profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros.
- Obligados a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal colombiana en efectivo.
- La U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá requerir la inscripción de otros sujetos diferentes de los enunciados en los literales anteriores.
- Inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital del exterior del portafolio.
¿Hay sanciones si no implemento el RUT?
El contribuyente que inicie actividades económicas sin haberse inscrito previamente en el RUT, puede ser sancionado conforme lo señala el artículo 658-3 del estatuto tributario. Las sanciones que puede acarrear son las siguientes:
- No inscripción en el RUT antes del inicio de la actividad: se llevará a cabo la clausura del establecimiento, sede, local, negocio y oficina por el término de un día por cada mes o fracción de mes de retraso.
- No exhibición de la certificación de la inscripción en el RUT: se impondrá la clausura del establecimiento con un término de tres días.
- No actualización de la información dentro del mes siguiente a dicho cambio: se impondrá una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. Si la desactualización se refiere a la dirección o a la actividad económica, la sanción será de dos (2) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información.
- Registro de información falsa, incompleta o equivocada al inscribirse al RUT: se impondrá una multa equivalente a cien (100) UVT.
Tip Alegra: Si ya eres un usuario inscrito en el RUT y debes actualizarlo, te dejamos nuestra ayuda para que sea más sencillo el proceso.
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