Todo lo que necesitas saber sobre facturación electrónica en el sector salud 🔝

La factura electrónica para el sector salud es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos que la factura de papel, solo que ahora se emite y recibe en un formato electrónico, como soporte de transacciones de venta, bienes o servicios. 

Desde la implementación de la factura electrónica por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), resolución 000042 del 05 de mayo de 2020, se estableció que el grupo 3 debería comenzar a facturar electrónicamente. Dentro de este se destacan las empresas del sector salud y asistencia social.

Si has llegado aquí y formas parte del sector salud, en Alegra te compartimos todo lo que debes saber sobre la facturación electrónica sector salud. 

¡Comencemos! 🚀

¿Qué es facturación en salud? 

El concepto de facturación en salud es muy sencillo. Así como en otros sectores, la factura electrónica en el sector salud es un documento que recoge la venta de un producto o servicio a través de soluciones informáticas. 

Este proceso corresponde al cumplimiento del artículo 15 de la Ley 1966 de 2019, en el que el Ministerio estableció los lineamientos y términos que deben cumplir las facturas de venta en salud. 

💡EmprendeTip: la factura permitirá llevar un control digitalizado de las operaciones comerciales que se realicen.

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¿Cuándo debe comenzar a facturar electrónicamente el sector salud con los nuevos campos?

Si bien dicho sector ya debe facturar electrónicamente, mediante la Resolución 510 del 30 de marzo de 2022 el Ministerio de Salud adoptó los campos de datos adicionales (anexo técnico) para la generación de factura de venta en el sector salud.

Esto significa que todas las personas naturales y jurídicas que realicen actividades de atención de salud humana y asistencia social tienen la obligación de expedir factura electrónica con el anexo técnico, desde el 01 de enero de 2024. Según lo indica la Resolución 00002805, del 29 de diciembre de 2022.

De esta manera, los mencionados campos de datos adicionales se deben incluir al momento de generar la factura electrónica, en el formato XML y contenidos en el anexo técnico, y se complementan con el RIPS (Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud), que se convierte en el soporte de la factura electrónica.

¿Por qué deberías emitir la Factura Electrónica si perteneces al sector salud? 

La implementación y utilización de la facturación en salud de forma electrónica implica un incremento de la eficiencia y ahorro de costos, presentando una transformación en los procesos internos.

Beneficios de la factura electrónica

• No hay riesgos de perder documentos físicos.
• Facilidad en las transacciones.
• Se gestionan con mayor agilidad los procesos administrativos.
• Cuidado y protección del medio ambiente. 
• Permite un mejor control en la trazabilidad de las operaciones financieras.
• Ahorro en costos de impresión, despacho y almacenamiento.
• Consulta en línea.
• Disminuyen los errores.

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¿Qué contiene una factura en el sector salud?

La resolución 506 de 2021, expedida por el Ministerio de Salud, establece cuáles serán los campos que se deben incluir en el sector salud y la Resolución 510 del 30 de marzo de 2022 establece la incorporación de los campos de datos adicionales, a partir de 2024, que se complementan con el RIPS:

1. Código del prestador de servicios de salud.
2. Tipo de documento de identificación del usuario.
3. Número de documento de identificación del usuario.
4. Primer apellido del usuario.
5. Segundo apellido del usuario.
6. Primer nombre del usuario.
7. Segundo nombre del usuario.
8. Tipo de usuario.
9. Modalidades de contratación y de pago.
10. Cobertura o plan de beneficios.
11. Número de: 
    a. Autorización
    b. Prescripción (MIPRES)
    c. ID de entrega mi prescripción (MIPRES)
    d. Contrato
    e. Póliza

12. Copago
13. Cuota Moderadora
14. Cuota de recuperación
15. Pagos compartidos en planes voluntarios de salud
16. Fecha de inicio del periodo de Facturación
17. Fecha final del periodo de Facturación

¿Quiénes están obligados a la facturación electrónica en salud?

Según lo establecido en el artículo 2° de la resolución 506 de 2021, los profesionales de la salud obligados a facturar electrónicamente son:

• Los prestadores de servicios de salud.
• Los laboratorios de salud pública. 
• Los operadores logísticos y gestores farmacéuticos.
• Las entidades que en el marco de sus funciones legales deben entregar los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud – RIPS al sistema de General de Seguridad Social en Salud.
• Las entidades Promotoras de Salud – EPS.
• Las entidades adaptadas.
• Las entidades territoriales .
• Las administradoras de Riesgos laborales – ARL en el componente salud.
• Las compañías de seguros autorizadas para ofrecer pólizas de Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito – SOAT. 
• Las entidades que ofrecen planes voluntarios de salud.
• La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud – ADRES.

También, puedes leer más sobre 👉 Mitos de la facturación electrónica

¿Cómo es el proceso de facturación en salud?

Actualmente, existen 3 formas para facturar electrónicamente en Colombia:

• Desarrollo propio: se puede crear a la medida un software para implementarlo directamente. Tendrás que estar al día con toda la normativa exigida por la DIAN para poder hacerlo bajo esta modalidad.

• Software de la DIAN: la DIAN ofrece la posibilidad de facturar electrónicamente. Ten en cuenta que no es un software contable y tu contabilidad no estará centralizada.

• Proveedor tecnológico: esta suele ser una de las opciones más llamativas para los obligados a facturar electrónicamente, ya que existen algunos proveedores contables que a su vez son software contables, ¡cómo Alegra! Esto ayudará en muchos aspectos a los obligados, por el hecho de que podrán contabilizar las ventas y a su vez reportarlas a la DIAN.

👉 Para poder emitir la facturación electrónica, los prestadores de servicios de salud, al igual que todos los sujetos que deben emitir el comprobante, deben estar inscritos en el Registro Único Tributario (RUT).

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Aspectos a tener en cuenta para la ejecución del proceso de facturación en salud

🚀 Cuando la Factura Electrónica de venta haya sido generada y hay lugar a devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones, se deberá emitir la correspondiente nota de crédito, dejando clara su justificación. 

En caso de anulaciones, los números de las facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente. 

🚀 El modelo de Factura Electrónica con validación previa es en tiempo real y la factura se entiende como expedida cuando es validada por la DIAN y se entrega al adquirente. Todo esto ocurre en el mismo momento, por lo tanto, no podría modificarse después la fecha.

🚀 Ten presente que los facturadores electrónicos del sector salud y los proveedores tecnológicos tienen la obligación de presentar la factura de venta con la validación previa de la DIAN.

Ahora que conoces toda la información importante para sumarte a la facturación electrónica en el sector salud, es momento de que veas si estás cumpliendo con todos los requisitos para darte de alta como facturador.

Si aún no cuentas con un proveedor electrónico para generar la factura de venta, En Alegra podemos ayudarte. Además de poder emitir la factura electrónica de venta, puedes explorar otras funciones para llevar mejor tu contabilidad a precios accesibles como: creación de reportes, inventario, facturas ilimitadas, etc.

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