Si bien es usual que las grandes empresas utilicen un software o subcontraten sus necesidades de nómina a un contador, las empresas medianas o los emprendimientos a menudo dependen de procesos internos. Para muchos de ellos, una tabla de Excel o herramientas similares proporcionadas por otro software (como Google Spreadsheets) son los programas para llevar la liquidación de nómina.
Tener un sistema bien establecido para calcular la nómina de tu negocio tiene múltiples beneficios. Las operaciones de nómina exitosas eliminan errores y aumentan la productividad. También garantizan el pago oportuno del salario, que es vital para la satisfacción laboral de los empleados.
Si recién estás comenzando, tu empresa tiene un tamaño manejable y deseas mantener los costos bajos, una tabla de Excel para liquidar nómina es la herramienta definitiva. Descubre en este post, la guía paso a paso y aprende todo sobre la liquidación de nómina en Excel. ✨
¿Por qué es importante el proceso de liquidación de nómina en Colombia?
Si aún puede confundirte el término “presentar” nómina electrónica con “liquidar” nómina, en simples palabras te contamos la diferencia. La nómina electrónica es un comprobante que da a las empresas la posibilidad de tomar los pagos a sus empleados como un soporte de costos y deducciones mediante un archivo. XML que se envía a la DIAN. El mismo es obligatorio y debe realizarse dentro de las fechas establecidas por la DIAN.
*Mediante la Resolución No. 000028 del 28 de febrero de 2022, las empresas con 1 a 10 empleados pueden realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, así: Los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, los diez primeros días hábiles del mes de mayo de 2022. Y los meses de marzo, abril y mayo de 2022 los diez primeros días hábiles del mes de junio de 2022.
Por su parte, la liquidación de nómina se refiere a un cálculo que determina lo devengado y las deducciones para llegar a unos pagos periódicos que las empresas realizan a sus trabajadores. La periodicidad de la misma, variará en tanto al acuerdo que se haya pactado en el contrato de trabajo. Los pagos se pueden realizar de forma semanal, quincenal o mensual.
Independientemente de que la liquidación se realice en una tabla de Excel o gracias a un software, toda empresa o persona natural que tenga empleados, debe presentar su Documento Soporte de Pago Nómina Electrónica.
Plantilla de liquidación de nómina
¿Qué debe contener la plantilla de liquidación de nómina?
A continuación, veremos en detalle el formato y los datos comprendidos en la plantilla de liquidación de nómina en Excel:
- Nombre del empleado: nombre completo del empleado, como se indica en su identificación
- Devengado (salario que percibe un empleado):
- Salario básico: tarifa estándar de pago en la moneda correspondiente
- Días liquidados: cantidad total de días trabajados durante el período de pago
- Salario devengado: valor total que percibe el empleado dentro del periodo establecido en su contrato
- Horas extra, Recargos nocturnos, Trabajo dominical y festivo, Auxilio de transporte
- Y finalmente el Total Devengado
- Deducciones (montos descontados del salario devengado):
- Salud
- Pensión
- Fondo de solidaridad pensional
- Retención en la fuente
- Otras deducciones
- Neto Pagado
- Firma del Empleado
Consejos a seguir para liquidación de nómina en Excel
Identifica tus elementos “estáticos”
Con tus columnas ahora listas, puedes comenzar a presentar la información base. Si consideras que puedes clasificar algunos elementos como “estáticos” (que sea poco probable que cambien con regularidad) puedes mantener esa información guardada y modificarla manualmente cuando sea necesario.
Alternativamente, puedes almacenar los datos estáticos en otra hoja de cálculo, pestaña o base de datos e importarlos donde sea necesario, para mantener la información de tu negocio actualizada y automatizar los procesos.
Si optas por crear una hoja de cálculo de la base de datos de la que extraigas los detalles relevantes, ten cuidado de no eliminar ninguna información hasta que se complete todo el año fiscal.
No descuides las fórmulas
Ahora que tu información base está configurada, deberás prestar especial atención a las fórmulas que determinan los montos finales de pago y deducción.
Personaliza tu plantilla para liquidar nómina
Tener una plantilla de liquidación estándar puede ser de mucha utilidad para que comiences a trabajar en tus necesidades. A continuación te mostraremos un ejemplo y el enlace donde podrás encontrar esta plantilla para tu negocio:
Con su uso evaluarás si debes personalizarla para que se ajuste a los extras que aplique tu empresa. Esto podría incluir pago por enfermedad, bonificaciones o comisiones y reembolsos por gastos, etc. Si este es el caso, verifica si estas bases de pago adicionales están sujetas a los mismos impuestos y deducibles.
Otra forma en que puedes adaptar esta plantilla para liquidar nómina es incluyendo más información sobre el empleado individual. Este podría ser un número de empleado, si corresponde, su departamento o cargo. Estos también pueden determinar cómo eliges organizar tu nómina.
Usa tu hoja de cálculo de manera eficiente
Una vez que hayas guardado tu plantilla, puedes comenzar a usar la hoja de cálculo mensual o semanalmente según tus necesidades de nómina. Puedes usar un archivo con varias pestañas de la hoja de cálculo (una para cada período de pago), o puedes copiar y reutilizar la plantilla cada vez. Si eliges usar un archivo diferente cada vez, debes recordar incluir las fechas del período de pago y guardarlo con una clasificación específica. También es fundamental no olvidar adaptar cualquier información a medida que vaya cambiando y revisar la tabla de Excel para liquidar nómina de forma cuidadosa y diligente antes de confirmar.
Excel es una solución conveniente y asequible para la liquidación de nómina. Puede que no sea la mejor herramienta para las grandes empresas debido al trabajo manual que implica, pero si formas parte o eres dueño de una empresa mediana o pequeña que busca una solución rápida para controlar las finanzas de sus empleados, este programa es la solución definitiva.
Te hemos contado todo sobre cómo liquidar nómina en Excel, pero si aún tienes dudas sobre qué es la nómina electrónica no dudes en consultar este contenido: Nómina electrónica en Colombia – DIAN.
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