Documento soporte electrónico: la mejor guía para emprendedores

El documento de soporte electrónico viene incluido GRATIS en todos los planes de Alegra

¡Hola, emprendedora o emprendedor! Queremos contarte cómo implementar un documento soporte electrónico y por qué esto es tan beneficioso para ti. Para esto haremos el reto de las 5 preguntas claves con las que te resolveremos todo. Qué, Cómo, Por qué, Cuándo y Dónde. ¿Aceptas el reto? ¡Adelante!

1. ¿QUÉ es un documento de soporte electrónico?

En tres puntos claves, el documento de soporte electrónico es:

1. Un equivalente a la factura electrónica que necesitas para soportar costos y deducciones.
2. La manera de comprobar una compra cuando tu proveedor no tiene la obligación de expedir facturas.
3. Un archivo en formato XML que incluye la firma digital, y el CUDS.

2. ¿CÓMO se expide?

A través del portal de la DIAN, debes tramitar una solicitud de numeración autorizada; es decir, el rango y la vigencia de la numeración de tu facturación. Una vez resuelto esto, tendrás dos opciones:

1. Utilizando el servidor de la DIAN.

2. Utilizando un software de facturación electrónica profesional.

EmprendeTip: la DIAN permite operar con todos los proveedores o modos que necesites o desees, es decir, se puede operar con 1 o más proveedores tecnológicos al tiempo.

En cualquiera de los casos, verifica esta check-list de lo que debe incluir tu archivo XML:

✅ Nombre: documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

✅ Fecha de generación del documento. 

✅ Proveedor identificado con nombre completo, razón social y NIT (aquí no aplica la opción de Consumidor Final). 

✅ Número consecutivo (dentro de los autorizados por la DIAN que tramitaste).

✅ Descripción de tu compra o adquisición de servicio, incluyendo su valor total.

✅ Firma del emisor.

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Durante la expedición del documento soporte electrónico recuerda que:

1. Puedes enviarlo a más tardar el último día hábil de cada mes.
2. No requiere proceso de recibido y aceptación.
3. Aplica para cualquier producto o servicio. 
4. No existe monto mínimo o máximo de valor permitido.
5. Tu proveedor debe tener RUT o NIT, forzosamente. 

3. ¿POR QUÉ es importante el documento soporte electrónico?

A través del documento soporte electrónico podrás soportar fiscalmente los gastos que realices a no obligados a facturar electrónicamente como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

4. ¿CUÁNDO es obligatorio?

De acuerdo con la DIAN, desde el 1 de agosto de 2022 se vuelve obligatorio el documento soporte electrónico en Colombia. Recuerda que siempre puedes consultar actualizaciones de este tipo de fechas en nuestro blog para emprendedores o en nuestro canal de YouTube.

5. ¿DÓNDE puedo encontrar más información?

Te recomendamos los siguientes links para que tengas la documentación necesaria sobre documento soporte electrónico:

1. Todo lo que debes saber acerca del documento soporte electrónico 2022
2. Plataforma de registro MUISCA DIAN
3. Novedades del Documento Soporte Electrónico en Colombia
4. Preguntas frecuentes sobre el documento soporte electrónico

Empieza a generar tu documento de soporte electrónico además de muchas soluciones contables y administrativas para tu negocio en Colombia. Alegra te ayudará a que tu emprendimiento despegue hasta las estrellas.  

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