¿Qué es un sistema POS? Todo lo que debes saber

Un Sistema “POS” son las siglas en inglés de “Point of Sale” y se traduce al español como “Punto de Venta”. Si bien este término puede hacer referencia al espacio físico al que se dirigen los usuarios para hacer sus compras, también aplica para los programas que están destinados a sistematizar el control de ventas e inventarios del punto físico de un negocio.

Un sistema POS es un conjunto de herramientas de hardware y software, que buscan aumentar la productividad de los negocios, ayudándolos a facturar de forma rápida y a llevar un control total de los ingresos en  los puntos de venta.

A través de un sistema POS también se obtiene el control de los inventarios de la empresa. Muchos de los sistemas han sido diseñados para llevar un conteo en tiempo real de la cantidad de productos que se manejan en el inventario.

Conoce la diferencia entre un sistema POS tradicional y uno en la nube

Cuando hablamos de un sistema POS podemos referirnos a dos tipos: un sistema tradicional, que opera a través de instalación directa y un sistema en la nube que funciona a través de internet. Para tener claro estos conceptos es necesario definirlos a continuación:

Sistema POS tradicional

Un sistema de POS tradicional es aquel que opera en una red única de computadores y que necesita instalarse de forma individual en cada equipo en el que se desee trabajar. Para usar estos sistemas tradicionales se requieren de una licencia y sus actualizaciones deben realizarse de forma manual.

Usualmente, los sistemas tradicionales suelen ser más costosos y necesitan de un servidor local para el almacenamiento de la información. Al igual que es necesaria la compra de equipos robustos para su funcionamiento.

Sistema POS en la nube

Los sistemas POS en la nube son la opción actual y más recomendada en POS, ya que funcionan a través de internet y permiten que los usuarios puedan acceder a él desde cualquier dispositivo, como tablet, computador o celular.

La ventaja que ofrece un sistema POS en la nube es que no requiere de ningún tipo de instalación y puede ser consultado desde cualquier lugar de manera rápida y con información actualizada.

El sistema POS de Alegra funciona incluso sin conexión a internet, debido a que fue diseñado para solventar las fallas de conexión que pudieran presentar algunos usuarios. Con el POS de Alegra se pueden generar ventas y agregar pagos y  en cuanto se restablezca la conexión a internet se sincronizarán automáticamente, generando incluso los reportes contables y administrativos.

¿Cómo funciona un sistema POS?

Los sistemas POS se utilizan mayormente en los puntos de venta, lugar a donde se dirigen los usuarios para efectuar su compra. El proceso para realizar una venta suele ser similar en todos los sistemas. Realizar una venta con el sistema POS de Alegra ocurre de la siguiente forma:

• El cliente se dirige al punto de venta para realizar el pago de sus productos.
• El cajero, ya con la utilización de un sistema POS, dispone de la tecnología para el registro de la venta de una forma rápida.
• Se toman los datos del cliente. En este caso, el sistema POS de Alegra permite agregar a los usuarios como contactos frecuentes. De esta forma ya estarán registrado en la base de datos para futuras compras.
• El cajero marca en el sistema cada ítem que se va a facturar. Para esta ocasión, los ítems pueden ser creados con anterioridad o pueden crearse de forma inmediata al momento de realizar la venta. De igual forma, el sistema de Alegra permite la integración de un lector de código de barras para facilitar el proceso.
• El sistema calcula el precio total, muestra las formas de pago y si es en efectivo calcula la cantidad de dinero de regresar a cambio.
• Se registra el pago y los datos son guardados en el sistema. Por último, se genera una factura en formato tirilla con todos los datos necesarios y se entrega al comprador. Si cuentas con un cajón monedero, este se apertura junto con la impresión para que puedas resguardar el dinero.

Este es un proceso fácil y rápido que no demora más de 1 minuto. De igual forma, las ventas realizadas se van descontando automáticamente del inventario para poder mantenerlo actualizado en tiempo real.

Importancia de los sistemas POS

Los sistemas POS suelen tener gran aceptación en el público, ya que ofrecen una gran experiencia de usuario y aumentan el crecimiento de las empresas que los implementan.

Estas son algunas ventajas de contar con un sistema POS:

Proporcionan información útil

Estos ofrecen información detallada de cada transacción que se realice, por lo que se convierte en un aliado de la empresa. La generación de informes y la información suministrada por un sistema POS son datos con los que más tarde se pueden realizar operaciones contables correspondientes a los ingresos por venta. El sistema POS de Alegra genera automáticamente el asiento contable.

Movilidad

Esta es un ventaja que se atribuye principalmente a los sistemas en la nube, ya que pueden usarse en cualquier dispositivo móvil. Actualmente, la movilidad que presentan los sistemas POS está siendo bastante aprovechada en el mundo entero, donde el personal realiza pedidos directamente desde una tablet y se dirigen a donde están los usuarios.

Experiencia para los clientes

Los clientes siempre tendrán altas expectativas a la hora de ser atendidos en un negocio y con el uso de un sistema POS se puede lograr la experiencia deseada, que no es más que un servicio de calidad y sin altos tiempos de espera.

En conclusión, contar con un sistema POS es una inversión que genera grandes resultados y vale la pena, debido a lo multifuncional que puede llegar a ser. Si quieres conocer de qué forma un software POS ayuda ahorrar tiempo, te invitamos a leer este artículo.

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Ezequiel Freire

Redactor de Contenidos at Alegra

Tengo una tabla de surf increíble con la que me deslizo por este mar de información llamado Internet. Me gustan los retos, aprender y ayudar otros a dar lo mejor de sí.