Cómo redactar un correo profesional

Ezequiel Freire
11 junio, 2019

En muchas ocasiones, cuando tenemos que escribir un correo electrónico de gran importancia, surge una variedad de dudas sobre la forma en la que debemos presentarlo. No solo en contenido sino también en estética, puesto a que ambos factores influyen en el receptor al momento de recibir la información.

Es por ello que en este artículo buscamos mostrar una noción de aquellos aspectos que se pueden mejorar al momento de redactar un correo electrónico de forma profesional.

 

1.  Asegúrate de tener un nombre de usuario adecuado

La dirección de correo dice el grado de profesionalismo y seriedad que se tiene. Al momento de crear un correo electrónico es preciso tener en cuenta la imagen que se quiere proyectar ante el receptor.

Lo recomendable sería incluir nuestro nombre y apellido seguido del proveedor de correo electrónico. Por ejemplo: pabloperez@gmail.com. También podemos probar con alguna otra combinación pero que no sea demasiado exagerada ni difícil de leer.

 

2. Aclara el asunto de tu mensaje

Para que un correo sea recordado y tomado en cuenta, es necesario que el asunto del correo sea explícito y conforme a la información que se vaya a presentar. De esta manera se evita que se pierda con los otros correos que están en la bandeja de entrada.

Ten en cuenta estos tips para escribir un buen asunto:

 

Sé preciso

No escribas más allá de 40 caracteres, busca palabras que te permitan resumir la idea o el mensaje que quieres transmitir. El asunto de tu mensaje es prácticamente el título del correo electrónico que estás enviando, así que busca ser conciso y sin dejar la creatividad a un lado.

 

Incluye palabras claves

Es importante que el asunto de tu correo incluya al menos una palabra clave. Por ejemplo, si se trata de una promoción, incluye la palabra promoción dentro del asunto. Evita incluir palabras que no tengan relación con el contenido del correo.

 

Menciona el Reason Why de tu email

Es importante que en el asunto de tu correo incluyas una pista de lo que se encontrará el usuario al abrir el mensaje. Es importante crear curiosidad para que el asunto no pase a desapercibido y pueda ser abierto.

 

3. Comienza la redacción del texto

Al momento de redactar el texto es preciso tener las ideas claras y en orden, ya que se debe comunicar con efectividad. El uso de mensajes clave ayuda en un alto grado a que el correo realmente pueda ser entendido.

Comienza el mensaje con un saludo cordial, da una introducción de lo que quieres presentar y pasa al desarrollo del texto. Esta es una estructura con una redacción acorde a un nivel de coherencia.

 

4. Apóyate en los recursos gráficos

La presentación del texto dice mucho de nuestro nivel de profesionalismo, por ello se recomienda el uso de tipografías clásicas como Arial o Times New Roman y con un tamaño acorde para la lectura. Además, este tipo de tipografías son compatibles con cualquier proveedor de correo electrónico.

Siempre se debe tratar de que el color de la fuente sea negro y para destacar palabras clave se pueden usar elementos tales como otro color, letra cursiva o negrita. De esta forma se consigue un mayor énfasis en las palabras o ideas.

Es importante no usar gifs, videos o imágenes en el texto, puesto a que algunos proveedores de correo electrónico pueden tener problemas para abrirlo y llegan a marcarlo como spam de forma automática.

 

5. Adjunta archivos definitivos

Al momento de adjuntar un archivo definitivo, el formato más recomendado para la presentación del documento es el formato PDF, ya que al abrirlo el receptor procederá inmediatamente a leerlo desde el mismo correo o navegador.

Por el contrario, si se anexa un documento en formato original se corre el riesgo de que no haya una compatibilidad de lectura, según la versión del programa. Ten en cuenta que también puedes añadir archivos online o enlaces directamente desde la web, de esta forma tus archivos compartidos se abrirán en el navegador.

 

6. Cierra con una despedida

El inicio y el cierre del correo son igualmente importantes, ya que los modales generarán empatía en el que lee. Para despedirse se recomienda mandar un saludo, por lo que la frase “un saludo cordial” nunca estará de más. De igual forma, si desea demostrar interés o que se espera una respetar, se podría cerrar diciendo “quedo atento a cualquier duda”.

En resumen, para que un correo sea visto de forma profesional, siempre deberá llevar una estructura fácil y rápida de leer. Así mismo, no olvides tener en cuenta que la revisión de la ortografía y el ser concreto en las ideas nunca deben estar por fuera al momento de escribir un correo electrónico.

 


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Birrete

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