Estás en tu día de descanso cuando te llaman a decirte: “tenemos un problema urgente en la oficina” . Inmediatamente, tres preguntas llegan a tu mente, además de cómo solucionar problema en cuestión:
- “¡¿Por qué contesté esa llamada?!”.
- “¿Cómo puedo resolver problemas en equipo ágilmente?”. ⚡
- “¿Existen métodos para ayudar a mejorar la habilidad de resolver problemas de tu equipo para que esto no vuelva a ocurrir?”.
De los numerales 2 y 3 nos encargaremos en este artículo. Quédate leyendo y aprende a resolver problemas ágil y eficientemente en tu equipo de trabajo.
Cómo resolver problemas en equipo eficientemente
¡Comencemos por lo primero! Como tal los problemas (incluso en el ámbito organizacional) son dificultades, es decir, situaciones que causan inconformidad o inconvenientes, por lo que deben cambiarse.
Justamente, las soluciones son las resoluciones de dichos contratiempos. Entonces, ¿qué es la resolución de problemas en las empresas? Más que un hecho puntual, es la habilidad de solventar problemas eficientemente. En últimas es una ruta a seguir.
Como todas las habilidades, la resolución de problemas se puede entrenar, fortalecer y perfeccionar en el transcurso del tiempo.
#EmprendeTip: ten presente que la resolución de problemas no depende de una sola persona o cargo, sino que es una metodología establecida para el equipo. Y recuerda, aunque te prepares para resolverlos, los problemas son gestionables, más no inevitables.
Estrategias utilizadas para la resolución de problemas
¡Hora de ejercitar la creatividad! Solucionar problemas requiere de pensar de maneras diferentes y de dar espacio a las ideas. Aquí algunas metodologías utilizadas, que te servirán más adelante en la implementación de la resolución de problemas.
Los 5 porqués
A lo mejor te suene extraño en un principio, pero preguntarte por los porqués de un inconveniente te puede ayudar a descubrir su origen y así llegar a una posible solución.
La recomendación de la estrategia de los 5 porqués en la resolución de problemas empresariales es que hagas este ejercicio cinco veces. Veamos un ejemplo:
⚠️ Problema: un cliente importante se queja de que le llegó mal su pedido.
❓¿Por qué se queja el cliente? Porque su pedido le llegó mal.
❓¿Por qué le llegó mal el pedido? Porque llegó incompleto.
❓¿Por qué llegó incompleto el pedido? Porque se empacó mal en la bodega.
❓¿Por qué se empacó mal en la bodega? Porque no llegó bien la orden.
❓¿Por qué no llegó bien la orden? Porque se cayó el sistema.
Análisis FODA
También conocida como matriz DOFA, más que una herramienta de resolución de problemas, es una metodología de análisis empresarial, para profundizar en los factores internos y externos que afectan a la organización.
En este caso se estudian las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Igualmente, se puede aplicar como una de las técnicas para mejorar la habilidad de resolución de problemas en equipo, al poner en perspectiva la posible solución.
| Factores internos | Factores externos | |
| Positivos ✅ |
Fortalezas De qué manera es adecuada esta solución. |
Oportunidades Qué beneficios puede traer la solución. |
| Negativos ❌ |
Debilidades Puntos débiles o mejorables de la solución. |
Amenazas Qué afectaciones externas pueden haber. |
Iteraciones controladas
¿Qué son las iteraciones? Es una manera de abordar los proyectos, que se propone desde la metodología scrum (hace parte de las metodologías ágiles).
Consiste en dividir un proyecto en “miniproyectos” e implica, como su nombre lo indica, la repetición de los procesos para alcanzar el objetivo.
Parte de la iteración requiere probar, retroalimentar y corregir para una nueva iteración. Por lo tanto, la resolución de problemas está presente constantemente en el proceso.
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Guía para ayudar a tu equipo a mejorar su habilidad de resolución de problemas (paso a paso)
A continuación, veremos algunos pasos importantes a seguir para llevar a cabo la resolución de problemas eficientemente en un equipo de trabajo.
Análisis e identificación del problema en equipo
Lo primero, y muy primordial, es identificar los inconvenientes. Algo que también se conoce como la declaración del problema. Ojo: negarlos no es una solución.
Hay que empezar por ver qué no está saliendo cómo debería. Las preguntas son útiles: ¿qué es lo que está saliendo mal? ¿Qué debería cambiarse? ¿Cuáles son las expectativas?
Una opción para esto es aplicar las técnicas anteriormente descritas como los 5 porqués, el análisis FODA y la retroalimentación en las iteraciones.
Búsqueda de la solución al problema
Aquí las técnicas de lluvia de ideas para la creatividad y búsqueda de solución al problema son protagonistas, pues es una forma de fomentar la participación del equipo.
¿Cómo hacer una lluvia de ideas (o brainstorming) exitosa? (Paso a paso) ☔
- Brinda un contexto previo, para que los participantes se puedan preparar.
- Sal de la rutina, busca un ambiente óptimo y sano, donde se promueva la escucha activa.
- Plantea o evidencia el problema a atacar.
- Realiza preguntas motivadoras, que orienten la discusión.
- Da un momento para la ideación, ¡no rechaces ideas de entrada!
- Anota las ideas en post-its o en un tablero, o que cada quien las escriba, también puedes recurrir a mapas mentales.
Toma de decisiones en equipo y creación del plan de acción
Luego de estudiar las diferentes propuestas y una vez recopilados los datos, la idea es definir qué se va hacer al respecto y proponer acciones concretas a llevar a cabo.
Esto es fundamental porque será la ruta a seguir en situaciones iguales o similares. Otra alternativa válida es plantear diferentes situaciones problemas y preparar al equipo para actuar ante ellas, como un protocolo.
Recuerda que no todos los problemas requieren las mismas soluciones, unos pueden ser más sencillos que otros. Lo que sí, es que saber cómo resolver problemas en equipo eficientemente es fundamental para gestionar esas situaciones inevitables.
Ejecución y seguimiento de la solución o soluciones
Una vez se hayan llevado a cabo las acciones para la resolución del problema, es importante ver si se cumplieron efectivamente y qué aprendizajes quedaron al respecto.
La evaluación y retroalimentación (es decir, el feedback) son primordiales para saber qué se puede mejorar y de esta manera establecer un sistema de mejora continua. ✅
Establecer una cultura de resolución eficaz a problemas
Muchos expertos concuerdan en que sin errores no hay innovación. Equivocarse es una parte más del proceso, sin embargo, es fundamental aprender de estas experiencias.
Así mismo, las metodologías ágiles indican que en los procesos productivos y organizacionales se pueden tener errores, sí, más no defectos. Esto quiere decir que no se puede dejar que esos inconvenientes avancen a convertirse en algo repetitivo o del paisaje.
Todo esto para lograr una gestión inteligente de equipos de trabajo y establecer, así como metodologías ágiles para resolución de problemas, buenas prácticas de comunicación para equipos de trabajo de alto nivel, que ayuden a evitar inconvenientes y malos entendidos.
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