Cómo funciona el método Scrum y los beneficios para trabajar en equipo

Angélica Castañeda
24 marzo, 2020

A veces es difícil trabajar en equipo debido a la complejidad de integración de diferentes partes para un mismo propósito, por eso existen metodologías que ayudan a las empresas a optimizar la productividad del equipo de trabajo.

Una de ellas es el método Scrum, un conjunto de prácticas para el desarrollo del trabajo en equipo con base en un proyecto específico con metas y tareas establecidas durante un periodo de tiempo determinado.

La metodología Scrum se fundamenta en la determinación de roles y fases procurando la agilización del proceso a través de una planificación eficiente del trabajo.

Scrum se divide en diferentes fases o ciclos de acuerdo a las tareas a realizar y procedimientos que cumplir. La primera fase es la asignación de los roles de los miembros del equipo de trabajo y definición de responsabilidades de cada uno. Para profundizar en el tema te compartimos la tabla de contenidos:

Roles de la metodología de Scrum

Como bien lo mencionamos antes, el método Scrum cuenta con varios roles responsables encargados de hacer que esta metodología funciones. En estos roles podemos encontrar:

Product Owner:

Es el interlocutor entre el cliente y el equipo, es la voz del equipo con el cliente y viceversa. Es el encargado de indicar qué se debe obtener para poder mostrarlo, siguiendo los requerimientos que el cliente haya marcado. Algunas de las otras responsabilidades son la financiación, requisitos, el retorno de la inversión y el lanzamiento.

Scrum Master:

Es quien soluciona los impedimentos que puedan surgir durante la elaboración del proyecto y tiene una relación directa con el Product Owner como representante del equipo de trabajo. Esta persona debe asegurar el cumplimiento de todos los roles y las responsabilidades por parte de cada uno de los miembros del equipo.

Scrum Team:

Es el equipo de trabajo que está encargado de desarrollar lo que el Product Owner requiere, siguiendo las indicaciones del Scrum Master. Este equipo de trabajo se recomienda que sea entre 5 a 9 personas multifuncionales y autogestionables. De no ser así, se arriesga a que la metodología de trabajo no funcione.

Funcionamiento de la metodología de Scrum

El Dueño del Producto o "Product Owner" se reúne con todo el equipo de trabajo (Scrum Team y Scrum Master) para priorizar los objetivos del proyecto y definir cuáles son las próximas prioridades. Esta reunión es llamada "Sprint" o "Sprint Planning" y se puede tener cada 15 días, de forma semanal o de forma mensual.

La idea de las Sprint es definir un flujo de trabajo para un periodo establecido, en el que cada uno de los miembros se compromete en cumplir con las asignaciones pertinentes para el desarrollo del proyecto.

Así mismo, como parte de método Scrum, también encontramos el "Scrum Diario" o "Daily Scrum" que no es más que reuniones diarias de 15 minutos entre los miembro del equipo y el Scrum Master, para conocer día a día cómo va avanzando el proyecto. En un Daily Scrum es importante responder a 3 preguntas:

  • ¿Qué hice ayer?
  • ¿Qué tengo planeado hacer hoy?
  • ¿Qué obstáculos me están pidiendo avanzar?

Estas reuniones se recomiendan llevarse a cabo en el mismo lugar y a la misma hora, donde se discuten estas tres preguntas, y en el caso de haber encontrado obstáculos pueden prolongarse hasta ser resueltas o extenderse a otra reunión donde se estudie el problema a mayor profundidad.

Cada vez que finaliza un Sprint se realiza un “Sprint Review” donde se reúnen los miembros del equipo con el cliente y se muestra lo que se ha completado del proyecto, también se hace una demostración, se recopila toda la información con respecto a las posibles fallas y se da un feedback al equipo de trabajo para el mejoramiento del proyecto.

El proyecto finaliza cuando el cliente queda satisfecho con el producto final.

¿Cómo se utiliza el método Scrum en la vida real?

A pesar de que te hablamos de toda la parte conceptual, es cierto que el método Scrum no siempre tiene que seguirse al pie de la letra, ya que es una metodología flexible que se adapta a cualquier tipo de equipo. Así que para que tengas una idea más cercana a la realidad, en este apartado te estaremos contando cómo utilizamos Scrum los redactores de este blog.

En vista de que no tratamos con algún cliente externo, no contamos con el rol del Product Owner sino que seguimos la pauta y los lineamientos del equipo de mercadeo, que es el equipo al cual pertenecemos. Sin embargo, en nuestro equipo de redacción sí contamos con un "Scrum Team", quien en este caso está compuesto por todas las personas que hacemos parte del equipo de redactores. Además, una de estas mismas personas también desempeña el rol de  "Scrum Master",  quien se encarga de ayudarnos a avanzar en cada Sprint.

Teniendo en cuenta la composición de nuestro equipo, nos reunimos semanalmente, todos los días martes a las misma hora, (esta sería nuestra reunión de Sprint). Aquí nuestro Scrum Master nos ayuda a definir prioridades y cuáles son las próximas asignaciones en las que nos vamos a estar enfocado durante los próximos 7 días.

Una vez tenemos todas nuestras prioridades la llevamos a Asana, en un tablero llamado de "Sprint", en el que están reunidas y enlistadas todas estas prioridades. A medida que comenzamos una tarea, la movemos hacia otro tablero llamado "In Progress", esto le indica a los demás miembros del equipo que esa tarea ya comenzó a realizarse. De igual forma, al finalizar una tarea, pasa a otro tablero llamado "Done", que indica que una tarea ya fue finalizada.

Al culminar la semana de sprint, como todos los martes por la mañana, nos volvemos a reunir para revisar qué logramos. Miramos el tablero de "Done" y volvemos a definir prioridades para los próximos 7 días.

Así lucen nuestros tableros en Asana:

Backlog y tableros - Método Scrum

Aclaraciones importantes:

Existen algunos puntos importantes que debes conocer sobre la forma en la que usamos el método Scrum en nuestro equipo de trabajo:

  • No tenemos reuniones "Scrum Diario" o "Daily Scrum" sino que llevamos toda la comunicación por Slack, dando respuestas a las 3 preguntas que te mencionamos antes: ¿Qué hice ayer? ¿Qué tengo planeado hacer hoy? ¿Qué obstáculos me están pidiendo avanzar? En nuestro equipo nos permitimos hacerlo de una forma un poco menos formal para que todos estemos a gusto.
    Daily scrum - método scrum
  • Sabemos que una sprint puede ser flexible y podemos cambiar los prioridades en cualquier momento.
  • No nos preocupamos por la cantidad sino por la calidad de las tareas que se finalizan.
  • La comunicación es lo principal para que el método Scrum funcione de forma correcta.
  • Evitamos las distracciones, bloqueamos espacios en nuestro calendario para dedicarle el tiempo necesario a las tareas asignadas en cada Sprint.
  • Tenemos un tablero llamado "Backlog" en donde vamos dejando cualquier idea o tarea que se nos vaya a ocurriendo. Mucho de lo que está en el Backlog puede pasar al tablero "Sprint" cuando tenemos reuniones semanales.

Mira nuestro video complementario sobre el Método Scrum

7 ventajas de la metodología de Scrum en los equipos de trabajo

  1. Buena disposición ante los cambios en el producto durante su desarrollo.
  2. Se fomenta el trabajo en equipo focalizando los esfuerzos en metas comunes.
  3. Seguimiento cercano por parte del cliente para mayor control y disminución de riesgo.
  4. Las reuniones mensuales o diarias permiten corregir problemas de inmediato.
  5. Disminución del riesgo de no completar entregas debido a la priorización de tareas de mayor a menor.
  6. El trabajo en ciclos de duración fija permite estimar la productividad del equipo.
  7. El estrés de las entregas se distribuye en los distintos ciclos generando un ritmo de trabajo más fluido.

Si el trabajo en equipo sigue siendo un tema desafiante para tu empresa, prueba con el método Scrum y evalúa si es la técnica adecuada para aumentar la productividad y organización de tu equipo de trabajo.

Recuerda estos tips para aumentar la motivación de tu colaboradores y mantener el enfoque en los objetivos de tu negocio.

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Birrete

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