¿Tienes un emprendimiento pero aún no sabes qué herramientas de comunicación para empresas debes usar al transmitir tus mensajes a socios y colaboradores? O más complejo, ¿la comunicación en tu empresa no es clara y sesga la productividad en los equipos? ¡No te preocupes!
Aquí te decimos cuáles son las herramientas básicas de comunicación efectiva para tu empresa, cómo te ayudan a optimizar procesos, mejorar la colaboración entre equipos y tener en orden tus asuntos empresariales. ¡Vamos!
¿Qué son las herramientas de comunicación en empresas?
Comencemos analizando las herramientas de comunicación, que son aplicaciones o plataformas en dispositivos para facilitar la transmisión de información, colaboración y mensajes entre equipos empresariales.
¡Pon atención! Estos recursos pueden ser digitales o físicas, es decir, pueden ser aplicaciones digitales o dispositivos móviles, computadoras, o cualquier aparato electrónico.
#EmprendeTip: no importa si tu empresa es 100% remota o en oficinas, el uso de la tecnología mejorará la eficiencia de tu equipo en cualquier contexto.
Tipos de herramientas de comunicación
Te dejamos aquí una tabla sobre los tipos de herramientas, su uso y algunos ejemplos .
| Comunicación escrita | Envío de mensajes en texto | Correo electrónico o mensajería instantánea |
| Comunicación verbal | Expresión oral a través de dispositivos electrónicos | Teléfonos móviles, teléfonos fijos, mensajes de voz |
| Comunicación audiovisual | Contacto mediante video y audio en llamadas | Videoconferencias, reuniones virtuales, webinars, etc. |
| Gestión y colaboración | Organización y seguimiento de tareas y proyectos | Creación y edición de documentos en tiempo real |
| Redes sociales | Comunicación y networking en comunidades específicas | Facebook, Instagram, Tiktok, etc. |
Recuerda que las redes sociales han cobrado mayor relevancia en los objetivos de marketing y publicidad, ofreciendo un tipo de comunicación con los clientes.
6 herramientas básicas de comunicación para empresas
Ahora sí, veamos las herramientas básicas que todo emprendedor debe implementar en su negocio y las características principales de cada aplicación, sus integraciones, y cómo usarlas .
- Gmail
Este es un servicio de correo electrónico gratuito proporcionado por Google, una herramienta para enviar y recibir correos, mensajes instantáneos a través de un chat y recibir o enviar documentos, archivos multimedia y más.
Un plus es que se pueden crear etiquetas en las bandejas de entrada para identificar los correos de forma fácil, además de que se integra con otras aplicaciones de Google para la gestión y comunicación empresarial.
¿Sabías que puedes programar correos y mensajes instantáneos para enviarlos en la fecha y hora que desees? Además de envíar respuestas predeterminadas e incluso descubrir si leyeron tu correo con extensiones de Chrome, e incluso trabajar sin conexión en su modo offline.
Integración: servicios Google.
✅ Ventajas: Fácil de usar, accesible desde cualquier dispositivo, alta seguridad.
❌ Desventajas: no se pueden compartir archivos multimedia con un peso mayor a 25MB.
- Google Calendar
Esta es una aplicación de calendario y programación de Google que permite organizar y compartir eventos y reuniones. En ella podrás configurar recordatorios y programar citas con tus socios y colaboradores desde cualquier equipo con acceso a internet y a los servicios de Google.
¿Sabías que, más de 1.1 millones de sitios web documentados en vivo utilizan Calendar? Esta es de las aplicaciones favoritas de las empresas, pues organizar una reunión es fácil al ver el calendario de tu equipo y saber los horarios de los demás.
Integración: servicios Google.
✅ Ventajas: facilita la organización, sincronización y acceso a equipos multiplataforma.
❌ Desventajas: requiere conexión a internet
- WhatsApp Business
Seguro ya conoces WhatsApp, pero existe la versión business, diseñada para pymes y emprendedores que desean enviar mensajes, fotos y documentos, crear catálogos de productos, y utilizar respuestas automáticas para mejorar la atención al cliente.
Esta es una innovación para llegar a la cartera de clientes desde la mensajería instantánea, ofreciendo productos, servicios y atención al cliente.
Integración: no tiene integración directa.
✅ Ventajas: comunicación rápida, directa y automatización de respuestas.
❌ Desventajas: limitado en funcionalidad empresarial avanzada.
- Slack
Esta es una plataforma de mensajería empresarial, diseñada para facilitar la comunicación y colaboración entre equipos. Slack se usa a través de canales organizados por temas, proyectos o equipos, permitiendo conversaciones específicas.
Por ejemplo, puede estar el canal de ventas, el de bodega, almacenes, producción, etc. Además, se integra con aplicaciones y servicios de Google Drive y más. Puede usarse desde dispositivos móviles o en ordenadores.
Además, Slack ha cobrado relevancia en latinoamérica, debido a que un tercio de las empresas en la región, utilizan servicios de mensajería instantánea para mejorar la eficiencia en la comunicación interna.
Integración: Google Drive, Trello, y otras apps.
✅ Ventajas: centraliza la colaboración y comunicación de equipos.
❌ Desventajas: requiere conexión a internet.
- Zoom
Esta es una plataforma de videoconferencias, reuniones virtuales, seminarios web y funciones adicionales como compartir pantalla, grabaciones y chat en vivo.
Esta herramienta es ideal, por ejemplo, si tienes un pyme remota, si tienes varias sucursales de tu negocio o si ofreces días de trabajo en casa. Con zoom puedes crear videollamadas para capacitaciones o reuniones de equipos.
Integración: Google Calendar y Outlook.
✅ Ventajas: calidad de video para grandes reuniones y funciones avanzadas.
❌ Desventajas: puede consumir mucho ancho de banda.
- Asana
Una de las mejores herramientas de gestión de proyectos, Asana se basa en tableros que ayudan a organizar tareas, darles seguimiento y gestionar el trabajo.
Cada miembro del equipo cuenta con un tablero para organizar sus tareas, estos se pueden compartir para asignar proyectos y darles seguimientos, dejar comentarios o marcarlos como finalizados, facilitando la coordinación entre equipos.
Esta aplicación es imprescindible para la mejora organizacional, pues según una encuesta de Flowlu, el 70% de los proyectos en empresas no logran los resultados esperados debido a su falta de comunicación entre equipos.
Integración: Slack, Google Drive y otras apps.
✅ Ventajas: mejora la organización de tareas, facilita la colaboración y visibilidad del progreso.
❌ Desventajas: algunas funciones avanzadas requieren plan pago.
Recuerda que implementar estas herramientas no solo facilita las operaciones diarias sino que también impulsa el crecimiento y la eficiencia del negocio.
¿Por qué usar herramientas de comunicación en mi emprendimiento?
Conforme tu empresa crece, tus equipos de trabajo y comunicación pueden verse afectadas, entre la organización, supervisión y asignación de tareas. También, es necesario contar con estas plataformas para:
- Mejorar la productividad: facilitando a tus colaboradores la organización, seguimiento y gestión del tiempo, para la eficiencia operativa.
- Colaboración en equipo: al centralizar la comunicación en tiempo real, reduciendo los errores o tareas repetidas entre equipos o socios.
- Seguridad: mantienen la información de tu empresa y los datos de tus clientes con medidas avanzadas de ciberseguridad.
¿Qué debo considerar antes de elegir alguna de estas plataformas de comunicación?
Antes de abrir una cuenta en cualquiera de estas aplicaciones, toma en cuenta:
Las necesidades de tu negocio, si necesitas principalmente correo electrónico, mensajería instantánea, videoconferencias, gestión de proyectos, etc.
La facilidad de uso y cuánto tiempo le tomará a tu equipo adaptarse a la nueva herramienta.
Las integraciones con otras aplicaciones que ya utilizas, como CRM, software de contabilidad, gestión de tareas, etc.
El presupuesto, considera las versiones gratuitas, planes de pago y el coste de escalabilidad.
Las funcionalidades adicionales para ahorrarte tiempo y recursos, como chat en vivo, compartición de archivos y gestión de tareas, son vitales para mejorar la eficiencia.
Ahora que tienes esta información es momento de que crees un plan para tus nuevos canales de comunicación en tu empresa. Recuerda que estas plataformas son diferentes a los software de gestión como Alegra, que te permitirá llevar un control de la contabilidad en tu negocio, generar reportes inteligentes de ingresos, gastos y facturación dándole superpoderes a tu pyme.
