Una de las configuraciones por defecto de Google Calendar es que las reuniones están programadas para durar 60 minutos. Sin embargo, esto se puede modificar a nuestro gusto. En este caso, podemos cambiar la duración de las reuniones seleccionando algunas de las opciones que presenta Google.
Lo recomendable sería establecer el tiempo de las reuniones en periodos de 30 minutos o menos.
¿Por qué hacer reuniones de 30 minutos?
Tener reuniones breves ayuda a enfocarse mejor en los temas. Una reunión de 30 minutos es tiempo suficiente para tratar los objetivos pautados. Las reuniones largas pueden llegar a generar cansancio o falta de interés en los miembros del equipo. Después de cierto tiempo, el foco de atención se difuminará. Entonces, es mejor aprovechar el tiempo y hacerlo de la forma correcta.
Respeta el tiempo asignado
Si las reuniones van a tener un tiempo de duración corto, este se debe respetar. Estos son algunos hechos habituales que se deberían evitar:
- Llegar tarde a las reuniones
- Permitir rezagados. Es decir, como líder de un un equipo, no se debería permitir que la gente se vaya integrando a las reuniones a medida que llega. Para ello debe establecerse un tiempo límite de espera.
- Hacer uso del celular o algún otro dispositivo móvil durante la reunión. Desvía nuestro foco y perdemos la atención en los temas de la reunión.
- No seguir la agenda. Para cada reunión debe haber una agenda con la que se pueda estar atentos a los puntos a tratar y que no se escape nada. No seguir con esa agenda podría alargar la reunión.
Configura tus reuniones en Google Calendar
1. Inicia sesión en Google Calendar.
2. Ve al menú de configuración y haz clic en Configuración de los eventos
3. Configura el tiempo predeterminado a 30 minutos y la configuración se guardará de forma automática.
Configura tus notificaciones previas
Con el fin de no olvidar tus reuniones de Google Calendar, puedes configurar algunas notificaciones. Ve al menú de Configuración y en Configuración de mi calendario selecciona el calendario de tu preferencia y haz clic en Notificaciones de evento.
Configura tus notificaciones. Establece el tiempo y añade si deseas recibir un correo electrónico o una notificación. Incluso puedes crear más de una.
De esta forma será menos probable que pierdas tus reuniones. Recuerda que es importante estar a tiempo y la impuntualidad se debe dejar a un lado. Las reuniones de trabajo están hechas para hablar de temas previamente definidos.
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