Los “gastos hormiga” son pequeñas sumas de dinero que se gastan de manera regular en cosas aparentemente insignificantes, pero que a largo plazo pueden tener un impacto significativo en nuestras finanzas.
Estos se caracterizan por ser desembolsos bajos en cosas cotidianas, como una taza de café, un refrigerio, una revista, una botella de agua, entre otros. A primera vista, estos desembolsos pueden parecer irrelevantes o no tener un impacto significativo, pero cuando se suman a lo largo del tiempo, pueden representar una parte considerable de nuestro presupuesto.
Estas sumas suelen ser repetitivas y ocurren de manera diaria o mensual, lo que los convierte en una fuente constante de filtración de dinero sin que nos demos cuenta. Al no ser conscientes de ellos y no contabilizarlos, es más probable que pasen desapercibidos y terminemos gastando más de lo que pensamos.
Así que si esto es algo que te está perjudicando, ¡Despídete de una vez por todas de los gastos hormiga más comunes en tu empresa con este sencillo plan de acción de 13 pasos y cuida la rentabilidad de tu negocio!
Cómo evitar los gastos hormiga: 13 acciones concretas
1. Revisa las licencias en uso
Analiza qué plataformas y servidores son de uso vital para tu operación diaria. Tus equipos deben de tener solo las licencias que ocupas según tus necesidades. Si ya tienes algunas licencias o quieres probar algún nuevo software, procura:
- Desactivar el cobro automático de tu tarjeta.
- Programar una notificación cuando se acerque la fecha de vencimiento de las pruebas gratuitas.
2. Compara precios de envío
Los servicios de paquetería para el envío de tus productos pueden elevar los gastos de tu empresa considerablemente. Antes de “casarte” con un proveedor de paquetería:
- Compara precio-beneficio de las entregas.
- Analiza los costes ocultos como devoluciones, reclamaciones, pólizas de envíos, entre otros.
Existen proveedores que tienen planes especializados en pymes y que pueden ofrecerte una cotización de acuerdo a tu bolsillo.
3. Usa apps de control de gastos
Gestionar tus finanzas es mejor si cuentas con algún software contable que te permita llevar una relación de tus ingresos como de compras. Además, con este logras:
- Asociar bodegas, gastos y documentos a tus centros de costos para monitorear tus recursos.
- Tener reportes inteligentes de ventas y clientes.
- Llevar un control de entrada y salida de tus productos.
4. Supervisa los recibos de servicios
Muchas veces las empresas no consideran este tipo de gastos, ya que son pagos recurrentes. Sin embargo, en ocasiones pueden variar. Evita liquidar las facturas de los servicios:
- Investiga y compara los proveedores de servicios como Internet y gas para encontrar uno que se ajuste a tu presupuesto.
- Haz una revisión de tus instalaciones y equipos para detectar posibles averías que incrementen tus facturas.
- Cancela los cobros automáticos a las tarjetas.
5. Elabora un presupuesto
Planificar tus gastos es la clave para evitar los gastos hormiga en una empresa. Un presupuesto te permitirá saber el flujo de efectivo y cómo hacer crecer tu negocio sin morir por los gastos hormiga. Para realizar un presupuesto:
- Identifica todas las fuentes existentes y posibles de ingresos.
- Haz un listado de gastos fijos, como renta y servicios.
- Enlista gastos únicos, todos aquellos considerados como una inversión a largo plazo.
6. Analiza las ofertas “tentadoras” ️
Cada vez es más frecuente el bombardeo de descuentos, flash sales y saldos, en los que pueden ser una gran oportunidad para conseguir. Antes de hacer esa compra, cuestiónate:
| Pregunta | Sí ✅ | No ❌ |
| ¿Es una prioridad o ayudará a mejorar los ingresos de manera inmediata? | ||
| ¿Es el mejor precio a conseguir sin sacrificar calidad? | ||
| ¿Vas a comprarlo a crédito sin salirte de tu presupuesto? |
Si la mayoría de las respuestas fueron sí, realiza esa inversión.
7. Renta un espacio estratégico
Una de las maneras más efectivas de cuidar los gastos hormigas es rentar una oficina que responda a las necesidades actuales del negocio.
- Opta por el trabajo remoto y juntas virtuales si no es necesario que todo el equipo opere de manera física.
- Renta un coworking en ocasiones donde sea necesaria la presencia del equipo.
- Si necesitas un espacio físico, considera la ubicación de acuerdo a tus envíos, el costo de mantenimiento y las necesidades de tu negocio.
8. Reduce activos fijos ⬇️
Actualmente existen diferentes formas de convertir aquellos gastos fijos en variables en los que puedes ahorrar de manera inteligente, por ejemplo:
- Busca servicios de renta y arrendamiento en coches o equipos informáticos.
- Utiliza soluciones Saas (softwares as services) de pago por uso en lugar de paquetes de software.
9. Reduce tu cartera de productos y servicios
Tener reportes inteligentes que te permitan monitorear la entrada y salida de tus productos y servicios te mostrará en cuáles vale la pena surtir y cuáles mejor descartar. Esta acción te dará la oportunidad de reducir gastos en producción y enfocar tus ventas estratégicamente.
10. Controla el horario de trabajo ⏰
Trabajar horas extras podría influir en el pago de las facturas de tus servicios. Para reducir estos costes, busca optimizar el rendimiento de la empresa y de tus empleados automatizando tareas como reportes con el uso de softwares contables y de gestión que les roben tiempo y energía en otras actividades más importantes.
11. Incentiva el trabajo remoto ️
Si dentro de tus prestaciones ofreces el pago de gasolina o transporte para tus empleados, prueba trabajar desde casa algunos días y reducir las reuniones presenciales por medio de videollamadas.
12. Realiza un inventario de los artículos de equipos de oficina y papelería
El mantenimiento de los equipos puede ser costoso si no se emplean de forma adecuada o si se compra al por mayor (como libretas o carpetas), solo para tener por si acaso”. En vez de esto, intenta:
- Realizar un inventario de los equipos que se tienen y si alguno necesita reparación o cambio.
- Reemplazar el uso de papeles llevando toda tu documentación en la nube.
- Cotizar las compras con diversos proveedores en lugar de grandes almacenes.
13. Optimiza el almacenamiento
¿Pagas el alquiler de una bodega? Negocia con tus proveedores el que te guarden la mercancía y programen el envío en días específicos o adapta un espacio de tu casa u oficina.
¡Despídete de los gastos hormiga!
Reduce los gastos hormiga en tu empresa con herramientas en la nube como un software de gestión y contabilidad en un santiamén. Además de cuidar tu cartera puedes:
Realizar estrategias de venta con reportes inteligentes.
Establecer presupuestos gracias al control de inventarios.
Es hora de que conozcas plataformas aliadas para ahorrar tiempo y dinero en tu empresa.
