Es común esa situación de estar ante una página en blanco y no saber por dónde empezar… Y si se trata de escribir documentos empresariales, es probable que sea más intimidante y retador el hecho de hacer fluir las palabras.
Sin embargo, en asuntos laborales (sea que tengas una empresa o estés en una) debes cuidar todas las comunicaciones, independientemente de su naturaleza.
Es importante que todos los mensajes sean claros y congruentes para sus diferentes audiencias; desde correos electrónicos con documentos empresariales (incluso informales), mensajes de WhatsApp, hasta publicaciones en redes sociales.
⭐Recuerda que no eres tú quien habla, sino tu organización. Si se trata de tu emprendimiento, gradualmente irás descubriendo cómo quieres que tu empresa hable. Aquí encontrarás unas buenas pautas ⬇️
¿Qué es un documento empresarial?
Generalmente, son los escritos que informan o comprueban la realización de alguna actividad comercial o algún intercambio de una empresa. Suelen ser circulares o boletines, para un público interno o externo de la empresa.
Dentro de esta categoría también aplican las cartas, que normalmente tratan temáticas más amplias, tienen un remitente y un destinatario (pueden ser personas, equipos o áreas). Su finalidad es la de estrechar las relaciones o comunicar una situación particular.
Por su parte, los informes indican las características, estado o avance de algún proyecto o actividad específica. En ciertos casos se realizan en las reuniones, de esta manera se deja un acta con las ideas principales de lo conversado.
En resumen, estos son los documentos empresariales más comunes:
- Circulares
- Boletines
- Cartas
- Informes
- Actas de reuniones
¿Cómo redactar documentos empresariales?
Antes de comenzar la escritura, define varios elementos:
✅ Prepara el ambiente: sobre todo si se trata de una actividad que te cuesta mucho trabajo realizar. Separa el espacio y evita distracciones.
✅ Precisa el objetivo del documento: o de la respectiva comunicación. ¿Cuál es el mensaje? ¿Qué propósito tiene? Así te será más sencillo sacar las ideas principales y conectarlas.
✅ Conoce el público objetivo: ¿A quién le vas a hablar? No es lo mismo dirigirse a empresarios y colegas, que a un público más joven (tipo centennials) o más adulto. Trata de conectarte con ese grupo de personas.
Ahora sí, ¡teclado listo!
1. Define la estructura del texto
Comienza por hacer un borrador, luego puedes pulirlo y darle forma.
Normalmente, tus documentos empresariales o formales deberían presentar estos datos y secciones:
- Fecha completa: ciudad (del remitente), día, mes y año.
- Destinatario: dado el caso. Si no se sabe, pon el área o “a quien pueda interesar”.
- Saludo formal: algo como “cordial saludo”, “saludos”, “atento saludo”.
- Identificación: su nombre, cargo y el motivo de la comunicación.
- Cuerpo del texto: en viñetas o texto corrido desarrolla las ideas principales.
- Cierre: dejar una conclusión, inquietud o acción para aplicar.
- Firma: nombre completo y cargo.
¡No te compliques! Retoma la estructura básica: inicio, desarrollo y final. Trata de darle orden y de organizar bien las ideas principales.
Otro detalle importante es la coherencia del escrito. Léelo varias veces, ¿lo entiendes bien? Cuida el uso de los sujetos y de los tiempos verbales. Una clave es seguir el orden de sujeto + predicado:
El director del área de facturación da el visto bueno para el proyecto.
(sujeto) (predicado)
2. La ortografía dice mucho de ti
¡Más de lo que te imaginas! Para cuidar este aspecto puedes recurrir a instituciones como la RAE y la Fundéu.
También los programas para escribir, como Word o Docs, tienen herramientas de verificación ortográfica… ¡Hasta te señalan las palabras dudosas!
Finalmente, si no sabes con seguridad cómo se escribe una palabra, búscala en Google o cámbiala por una que sí domines.
Usar vocabulario complicado puede jugarte más en contra que a favor, por lo tanto evita usar términos rebuscados; en este tipo de documentos se aprecia la sencillez y claridad.
3. Fíjate cómo lo hacen los demás
¡Ojo! No se trata de copiar, sino de buscar ejemplos de buenas prácticas. Si estás trabajando en un formato específico de documento, explora algunos similares.
Si buscas algún diseño de membrete o una presentación más atractiva o creativa para tu texto, en Canva encuentras varias plantillas gratuitas para personalizar.
4. Busca personas expertas
La autonomía es importante, pero busca ayuda en tus labores cuando la requieras.
Si debes escribir sobre un tema demasiado específico, por fuera de tus conocimientos o los de tu negocio, o se trata de un asunto legal, lo mejor es que tengas la asesoría indicada. Puede ser de un abogado, en el caso mencionado o de acuerdo con las circunstancias.
5. Lee antes de enviar
¡Revisa que sí lleve el adjunto! (Un clásico).
Pero antes de enviar asegúrate que esté correcto, que tenga todos los elementos y sobre todo: que se entienda bien.
EmprendeTip: la lectura no solo te da conocimientos sobre diferentes temas, sino que te ayuda a escribir mejor.
En la ruta del emprendimiento vas recogiendo diferentes elementos que te hacen mejor. Así como una escritura poderosa impacta en tus documentos y productividad, Alegra le da otros superpoderes a las pymes.
