¿Cómo es el proceso de Nómina electrónica? - Respondemos tus dudas

Equipo Alegra
5 agosto, 2021

De seguro te preguntas ¿Cómo es el proceso de Nómina Electrónica? Pues este mes de agosto entra en vigencia la habilitación del proyecto para Nómina Electrónica (N.E.), en donde las empresas colombianas deberán presentar ante la DIAN la información correspondiente al pago de sus empleados por concepto de una relación laboral, esto mediante un archivo en formato .XML, siendo el mismo presentado como soporte de costos y deducciones.

Aunque las fechas de habilitación de Nómina Electrónica han sido modificadas, quedando el inicio para el 18 de agosto, la emisión de Nómina Electrónica. sigue fijada para llevarse a cabo según lo establecido en el calendario para obligados a facturar, el cual fue publicado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). El mismo está dividido en 4 grupos, cuyo rasgo diferenciador es el número de empleados que tiene la compañía:

  • Grupo 1 – Empresas de más de 250 empleados - 1 de septiembre de 2021.
  • Grupo 2 – Empresas de más de 100 y hasta 250 empleados - 1 de octubre de 2021.
  • Grupo 3 – Empresas de entre 11 y 100 empleados - 1 de noviembre de 2021.
  • Grupo 4 – Empresas de hasta 10 empleados - 1 de diciembre de 2021.

Hoy responderemos esas dudas que surgen sobre el tema, para que sepas más a detalle cómo es el proceso de Nómina Electrónica, y así tengas un óptimo desarrollo en esta nueva normativa ¡Empecemos!

¿Cuáles son las diferencias entre liquidar Nómina y emitir Nómina electrónica?

Primero ten en cuenta que existe una diferencia entre Liquidar Nómina y emitir Nómina Electrónica. La primera consiste en el cálculo y el pago que realizas como empresa a tus empleados de manera periódica, ya sea mensual o quincenal. En la liquidación se tienen en cuenta algunos conceptos como: salario devengado, provisiones o apropiaciones y deducciones (esto lo puedes llevar por medio de un archivo Excel).

En el segundo caso, deberás presentar ante la DIAN un archivo digital (.XML) el cual va a contener la información referente al pago o cancelación de la nómina de empleados de tu empresa.

¿Cuáles son los requerimientos para emitir el documento de Nómina Electrónica?

Para la emisión de Nómina Electrónica debes cumplir con ciertos requisitos al igual que la Facturación Electrónica, a modo de que la DIAN de luz verde a tu proceso. Te presentamos cuales son los requisitos que necesitamos para la generación del documento de Nómina Electrónica:

    1. Estar denominado expresamente como "Documento soporte de Nómina Electrónica".
    2. Apellidos y nombres o razón social y NIT de empleador.
    3. Apellidos, nombres y número de identificación de beneficiario del pago.
    4. El código único del documento soporte de pago de Nómina Electrónica - CUNE.
    5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el empleador.
    6. Valor devengado de nómina "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica, asignado por el empleador".
    7. Valores deducidos de nómina "Anexo técnico documento soporte de pago de N.E.".
    8. El valor total diferencia. La diferencia total devengado menos el valor total deduciendo de nómina.
    9. El contenido del "Anexo técnico documento soporte de pago de N.E." establecido en el artículo 20.
    10. El medio de pago, que el sujeto utiliza para hacer el pago de la compensación económica por los servicios prestados
    11. Hora y fecha de generación.
    12. La firma digital del sujeto al momento de la generación, como elemento que garantiza la autenticidad del documento.
    13. Apellidos, nombres, razón social o NIT del fabricante del software con el que se emite la N.E.

¿Qué pasa si me equivoco en algún dato al emitir la Nómina Electrónica?

Si te equivocaste en algún dato al momento de generar tu Nómina Electrónica y ya remitiste el archivo a la DIAN, tienes la oportunidad de realizar una “Nota de Ajuste de al documento de soporte de pago de la Nómina Electrónica”. Con las Notas de Ajuste puedes: reemplazar el documento, mandando otro con las respectivas correcciones o  emitir una nota en donde se haga alusión al dato que debe ser modificado. 

¿Por qué medios puedo emitir Nómina Electrónica?

Afortunadamente la DIAN ha establecido diferentes métodos para facilitarte este proceso. A continuación, te mostramos las opciones que tienes disponibles para crear tu Nómina Electrónica.

Ser proveedor electrónico

La DIAN te da la oportunidad de que seas un proveedor de Nómina Electrónica, siempre y cuando cumplas con los requisitos que se han establecido. Ten presente que debes estar acreditado con características que requieren cierta especialización o certificación en materia tecnológica y legal.

Elige un proveedor tecnológico

La DIAN puso a tu disposición un catálogo de proveedores tecnológicos para la emisión de Nómina Electrónica. Existen en el mercado diversos desarrolladores que se pueden adaptar a las necesidades que tenga tu empresa.

Alegra, ha desarrollado una opción segura, rápida y amigable que facilita considerablemente el procedimiento de automatización para la emisión de Nómina Electrónica desde la nube, adaptándose a empresas de cualquier grupo. Es decir, que Alegra cuenta con una API pública donde los usuarios pueden acceder para realizar la integración con otros sistemas, lo que facilita el proceso de N.E. 

Por ejemplo: Si tu empresa ya tiene un sistema de gestión para el pago de nómina de empleados y necesitas el servicio de emisión de Nómina Electrónica, Alegra está para brindarte la opción de integración por medio de nuestra API.

Si deseas conocer más detalles de este proceso, te invitamos a ver el siguiente material, donde te explicamos más sobre este proceso de la API.

Funcionalidades de Alegra API. 

Ventajas de emitir tu Nómina Electrónica con Alegra

  • Emitir Nómina Electrónica en un clic.
  • Controlar los comprobantes electrónicos.
  • Tener un historial de comprobantes electrónicos.
  • Genera de forma gratuita todas las notas de ajuste que requieras para corregir errores en la nómina.
  • Habilitación en 10 minutos. 
  • Si eres usuario de Alegra Contabilidad, puedes llevar tus procesos de manera integrada.

Habilitación Nómina electrónica

El proceso para habilitarse como emisor de Nómina Electrónica ha sufrido un ajuste en sus fechas, pasando del 1 de agosto para el 18 de agosto según la nueva Resolución 000063. Ahora bien, es preciso que tengas en cuenta varios aspectos para la habilitación, pues este es independiente a la fecha de obligatoriedad fijada.

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Ejemplo: Si tu empresa es del Grupo 3 y quieres habilitarte para emitir Nómina Electrónica a partir del 18 de agosto de 2021 ¡Puedes hacerlo! Lo que debes tener en cuenta es que a partir de la fecha en que hagas tu habilitación tendrás un mes para emitir tu N.E. ante la DIAN. Es decir, si te habilitaste el 18 de agosto tienes chance de presentar tu Nómina Electrónica de septiembre hasta el 29 de octubre. 

Puedes visualizar la siguiente ayuda, del centro de ayudas Alegra, en la cual te guiamos en el proceso de habilitación ante la DIAN.

Proceso de generación de la nómina electrónica

Te explicamos todos los pasos a seguir en el proceso de generación de Nómina Electrónica una vez que ya hayas cumplido con la habilitación ¡Comencemos!

1. Generación

Como empleador debes recaudar los datos de tus empleados para procesarlos en el sistema. Luego de que estén subidos, revisa la información para proceder a generar la nómina electrónica.

2. Envío

Se remite toda la data en formato digital .XML. Este proceso debes realizarlo en los 10 primeros días del mes siguiente a la liquidación de nómina.

3. Validación

La DIAN validará la información que has remitido y de ser aprobada te avisará por medio de otro archivo con la respectiva respuesta. De igual manera, si se requiere algún ajuste de la información, la institución te avisará para que realices las correcciones necesarias.

4. Consulta

Al recibir la aprobación de la DIAN, como empresa debes poner a disposición la información, para que tus empleados puedan hacer la visualización de los datos. 

En Alegra estamos para acompañarte en los cambios de transformación fiscal. Ahora conoces cómo es el proceso de Nómina Electrónica ante la DIAN. ¡Recuerda que siempre tendrás recursos como este para que tus días sean más alegres!

Birrete

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