Conoce la diferencia entre liquidar la nómina y presentar la Nómina Electrónica

Ezequiel Freire
1 marzo, 2021

Durante estos últimos días la Nómina Electrónica ha sido un tema de gran interés para muchos. Sin embargo, por tratarse de un tema bastante nuevo, se ha generado una pequeña confusión «¿liquidar la nómina es lo mismo que presentar la Nómina Electrónica?» 

La respuesta corta es no. La Nómina Electrónica no se trata de liquidar la nómina de tus empleados de forma electrónica, a través de Excel o de un software de nómina, como el caso de Nominapp, que se encuentra integrado a Alegra

Este concepto de “Nómina Electrónica” es el resultado del nuevo sistema electrónico que desde años anteriores ha venido mencionando la DIAN y que con la la nueva resolución, emitida en febrero de este año (Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021) queda reglamentada.

Para darte más contexto y que conozcas la diferencia entre ambos términos, en este artículo estaremos tocando puntos como:

 

Qué es la Nómina Electrónica

De acuerdo a la DIAN, la Nómina Electrónica o “Documento Soporte de Pago Nómina Electrónica” es un comprobante derivado de los pagos o abonos relacionados con la nómina de los empleados, que se genera para dar soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, complementarios e impuestos descontables del IVA, en el caso de que aplique. 

Además, este documento se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN de manera independiente por cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte del sujeto obligado (empresas o empleadores). 

📢 En resumen y con palabras fáciles: 

La Nómina Electrónica es un comprobante (archivo .XML) que le brinda a las empresas la posibilidad de tomar los pagos a sus empleados y presentarlos a la DIAN como un soporte de costos y deducciones.

Qué es la liquidación de nómina

Cuando hablamos de "liquidación de nómina" nos referimos a los pagos periódicos que las empresas o empleadores realizan a sus trabajadores. Estos pagos se pueden realizar de forma mensual, quincenal o de acuerdo a lo que se haya acordado en el contrato de trabajo.

Además, la liquidación de nómina se calculan  algunos conceptos como:

  • Salario devengado: Es el salario que percibe un empleado en un período establecido. Este incluye: salario, comisiones, horas extras, recargos nocturnos, viáticos y cualquier otro auxilio.
  • Deducciones: Son los montos descontados del salario devengado y puede incluir seguridad social (salud y pensión), cuotas por sindicatos o créditos por deudas con el empleador.
  • Provisiones o apropiaciones: Además del salario devengado, las empresas deben asumir pagos adicionales sobre la nómina, como por ejemplo: cajas de compensación familiar, seguridad social, prima de servicios, cesantías y vacaciones.

📢 En resumen y con palabras fáciles: 

La liquidación de nómina es un pago periódico que realizan las empresas o empleadores a sus empleados, detallando los cálculos por el salario devengado junto a las retenciones y deducciones.

Aaaah, ¿entonces la Nómina Electrónica no es lo mismo que la tradicional liquidación de nómina?

¡Exactamente! Si prestaste atención a los conceptos anteriores, ya sabrás que no son lo mismo. Pero si no queda claro, no te preocupes sigamos hablando del tema.

Para tener una diferencia clara, es importante tener en cuenta que la Nómina Electrónica funciona como complemento a la liquidación de nómina. 

Por un lado, la liquidación de nómina te ayuda a llevar el registro de tus empleados y desglosar sus pagos y deducciones en un periodo de tiempo establecido en un contrato laboral. Mientras que, por otro lado, la Nómina Electrónica se encarga de agrupar todos estos pagos siempre de manera mensual y presentarlos ante la DIAN durante los primeros 10 días del mes siguiente. 

Miremos esta tabla:

Liquidación de Nómina Nómina Electrónica
Tiene una relación directa empleador-empleado. Tiene una relación directa empleador-DIAN.
Su periodicidad está dispuesta por la empresa a través de un contrato laboral. Puede ser semanal, quincenal o mensual. Su periodicidad es de forma mensual y debe hacerse dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente

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Mira nuestro video complementario sobre liquidación de nómina y Nómina Electrónica

¿Si liquido la nómina a mis empleados, es obligatorio que genere Nómina Electrónica ante la DIAN?

Sí. De acuerdo a la resolución emitida por la DIAN, toda empresa o persona natural que tenga empleados, debe presentar su Documento Soporte de Pago Nómina Electrónica, independientemente de que la liquidación se realice en Excel o a través de un servicio automático para el pago de nómina

Estos son los plazos estipulados para presentar tu Nómina Electrónica:

  • Empresas con 1 empleado: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de diciembre de 2021.
  • Empresas con entre 2 y 3 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de noviembre de 2021.
  • Empresas con entre 4 y hasta 10 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de octubre de 2021.
  • Empresas con entre 11 y hasta 100 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de septiembre de 2021.
  • Empresas con entre de 101 y 250 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de agosto de 2021.
  • Empresas con más de 251 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de julio de 2021.
  • Sujetos no obligados a expedir factura electrónica: tienen como fecha máxima para iniciar su emisión de Nómina Electrónica el 31 de mayo de 2022.

Además, es importante aclarar que todas estas empresas primero deben habilitarse en el servicio informático electrónico de Nómina Electrónica y tienen como fecha máxima el 31 de mayo de 2021 y los no obligados a facturar electrónicamente hasta el 31 de marzo del 2022.

Puedes complementar lo aprendido leyendo este contenido: Nómina electrónica en Colombia – DIAN. Y si tienes alguna inquietud, no dudes en dejarnos un comentario y con gusto te ayudamos.

Birrete

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