ABC de la Nómina Electrónica 

Ezequiel Freire
11 febrero, 2021

De acuerdo a la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 la DIAN busca promover el uso de la Nómina Electrónica en toda Colombia. 

Este año comienza bien, y es que nos seguimos moviendo cada vez más rápido hacia una transformación digital exitosa. Hace poco hablábamos de facturación electrónica y ahora  hablamos de Nómina Electrónica, el nuevo proyecto de la DIAN.

Para darte mucho más contexto, en esta “guía de Nómina Electrónica” estaremos informándote sobre puntos importantes como:

¿Qué es la Nómina Electrónica?

La Nómina Electrónica se trata de un documento digital que equivale a la tradicional nómina de empleados, y que se diferencia por presentarse bajo un archivo electrónico que puedes enviar a tus empleados por correo electrónico en formato .PDF, por ejemplo.

Para efectos de la DIAN, la Nómina Electrónica es un comprobante que le brinda a las empresas la posibilidad de tomar los pagos a sus empleados y presentarlos como un soporte de costos y deducciones a través de un archivo .XML.

Contenido de interés: Conoce las características del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Mira nuestro video complementario sobre Nómina Electrónica

¿Cuáles son las ventajas de la Nómina Electrónica para tu empresa?

  1. No ocupa espacio: Por tratarse de un documento digital evitas que se deba disponer de un espacio físico para su almacenamiento. Además, al evitar el uso de papel, tu empresa está contribuyendo con el cuidado del medio ambiente.
  2. Puede consultarse en cualquier momento: Gracias a este nuevo modelo tienes la posibilidad de acceder a la nube y descargar tu nómina cuando lo necesites, sin importar el lugar en el que te encuentres.
  3. Reduce la posibilidad de pérdida: Debido a que se genera a través de programas informáticos y se almacena en la nube, es sumamente difícil que una nómina electrónica se extravíe.
  4. Puede ofrecernos datos y estadísticas: Dependiendo del Sistema de Nómina Electrónica que utilices puedes acceder a datos importantes como: cuánto estás pagando a tus empleados, cuál es el promedio de horas extras trabajadas por empleado y cuánto te está costando como empresa.

Como lo ves, el nuevo modelo de Nómina Electrónica tiene muchas ventajas para tu negocio.

¿Quiénes están obligados a generar Nómina Electrónica?

De acuerdo a la información emitida por la DIAN, se incluye a toda empresa o persona natural que tenga empleados, y deben hacerlo bajo las siguientes fechas estipuladas:

  • Empresas con 1 empleado: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de diciembre de 2021.
  • Empresas con entre 2 y 3 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de noviembre de 2021.
  • Empresas con entre 4 y hasta 10 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de octubre de 2021.
  • Empresas con entre 11 y hasta 100 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de septiembre de 2021.
  • Empresas con entre de 101 y 250 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de agosto de 2021.
  • Empresas con más de 251 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de julio de 2021.
  • Sujetos no obligados a expedir factura electrónica: tienen como fecha máxima para iniciar su emisión de Nómina Electrónica el 31 de mayo de 2022.
  • Entidades del estado de orden nacional y territorial: 30 de junio de 2021.

Además, es importante aclarar que todas estas empresas primero deben habilitarse en el servicio informático electrónico de nómina electrónica y tienen como fecha máxima el 31 de mayo de 2021 y los no obligados a facturar electrónicamente hasta el 31 de marzo del 2022.

¿Qué información debe contener la Nómina Electrónica?

Como lo documenta la DIAN, la Nómina Electrónica deberá contener la siguiente información:

  1. Encontrarse denominada como “documento soporte de pago de nómina electrónica”.
  2. Nombres y apellidos o razón social del empleador, incluyendo el NIT.
  3. Nombres, apellidos e identificación del empleado.
  4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
  5. Debe contener un número consecutivo de control interno, implementado por el empleador.
  6. Valor devengado por el empleado, acompañado de los correspondientes conceptos.
  7. Las deducciones realizadas, con sus conceptos.
  8. El valor total pagado al empleado.

¿Cada cuánto tiempo se debe emitir la Nómina Electrónica?

De acuerdo al artículo 8 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 los obligados a generar Nómina Electrónica tendrán plazo para hacerlo dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador.

Primeros pasos para adelantarse al proceso de habilitación de Nómina Electrónica

A pesar de que para este momento la DIAN no ha emitido la información con el proceso a seguir para habilitarse como emisor de Nómina Electrónica, desde nuestro equipo podemos compartirte algunos consejos como:

1. Estandariza la información: identifica y establece bajo un mismo estándar cada concepto de devengados y deducciones. Nuestra recomendación es consultar el estándar de la DIAN.

2. Reúne el valor acumulado: si el pago de tu nómina es semanal, catorcenal o quincenal, es bueno que vayas reuniendo en un formato el valor acumulado para generar el recibo de Nómina Electrónica sin contratiempos. 

Ten en cuenta que el documento soporte de Nómina Electrónica se genera ante la DIAN una vez por mes y necesitas tener este “valor acumulado” para su presentación.

3. Buscar una solución (software) que te permita cumplir con este nuevo procedimiento de Nómina Electrónica y te facilite su emisión.  

Te invitamos a consultar este webinar para obtener más información sobre la Nómina Electrónica

 

También puedes guardar o descargar el resumen de este contenido para tenerlo siempre a la mano:

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En Alegra estamos preparándonos para que próximamente puedas crear, gestionar y presentar tu Nómina Electrónica ante la DIAN. ¡Ya estamos casi listos! Unos ajustes más y ya salimos al aire.

Birrete

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