Cuando manejas pocas unidades es sencillo realizar tu gestión de inventarios. ¿Pero qué pasa cuando tu negocio crece o tienes una producción a mayor escala?
¿Qué cantidad de insumos se necesitan? ¿Estas son materias primas? ¿Cuántos productos terminados hay?
Para que no pierdas la cabeza haciendo cuentas innecesarias, te contamos lo que tienes que saber sobre la gestión y control de inventarios.
¿Qué es gestión de inventarios?
¡Vamos por partes! Antes de conocer qué es la gestión de inventarios, debes saber ¿qué es un inventario? Y la respuesta es muy simple, es una lista de los bienes de la empresa, materia prima (antes de o en producción) y los artículos finales, que se entregan a los clientes 😉.
Ahora sí, ¿qué es la gestión y control de inventarios en una empresa? Es un proceso que implica identificar, ordenar y planificar los recursos inventariados, para cumplir con las demandas y expectativas del mercado.
¿Cuál es el objetivo de la gestión de inventarios?
¡Lograr el equilibrio entre existencias, demandas y finanzas! La gestión de inventarios no solo busca darle seguimiento al mismo, sino también optimizar estos procesos:
- Definir las cantidades de productos almacenados y disponibles.
- Medir la frecuencia de ventas.
- Analizar las cantidades de materias primas disponibles o almacenadas, y también definir la frecuencia de compras de insumos para producción.
Al tener estos datos listos se garantiza la rentabilidad y sostenibilidad del negocio y el cumplimiento a los clientes.
¿Por qué es importante la gestión de inventarios?
Imagínate perder una gran cantidad de ventas por no tener disponibilidad de productos, al haber hecho mal un cálculo por ejemplo, no saber cuál es tu artículo más vendido o quedar mal como proveedor.
Todas esas son situaciones evitables con una efectiva gestión y control de inventarios, que influyen en aspectos tan fundamentales como las finanzas y la reputación de tu negocio.
Esta actividad de planeación, mucho más si cuentas con un sistema que te apoye a hacerlo, te ayuda a visualizar procesos, actualizar números en tiempo real y ordenar todo para el buen desarrollo de tu emprendimiento.
Beneficios de la gestión de inventarios
¡Optimiza el funcionamiento de tu empresa! Mantener un control eficiente de las existencias te permitirá reducir costos innecesarios, satisfacer las demandas del mercado y mejorar el flujo de efectivo. ¡Aquí te dejamos más beneficios!
| Eficiencia | Optimiza el uso de los recursos disponibles, minimizando desperdicios en materias primas. |
| Gestión | Permite gestionar mejor tanto materias primas como productos terminados, evitando escasez o exceso. |
| Producción eficaz | Facilita decisiones de compra y producción basadas en necesidades reales y datos actualizados. |
| Ahorro | Evita gastos innecesarios en sobreproducción y almacenamiento, optimizando los costos. |
| Mejor atención al cliente | Mejora la capacidad de satisfacer al cliente con productos disponibles de forma oportuna. |
| Cumplimiento | Asegura la disponibilidad de productos necesarios para cubrir las demandas del mercado. |
| Rentabilidad | Contribuye a incrementar la rentabilidad mediante la reducción de costos y la optimización de operaciones. |
| Información actualizada | Mantiene datos precisos y actuales para tomar decisiones estratégicas de manera informada. |
¿Cuáles son los tipos de gestión de inventarios?
Existen diferentes tipos de sistemas de gestión de inventarios, ¡pero ojo! Elegir alguno depende de las necesidades de tu empresa y las operaciones específicas.
Todo depende del tamaño del negocio y la complejidad del inventario. Conocer estos tipos de gestión te permitirá elegir el método más eficiente para mantener un equilibrio adecuado entre costos y disponibilidad de productos.
Gestión periódica de inventarios
Requiere del recuento real del inventario en periodos específicos, es decir que lo toma al principio de un intervalo, añade las nuevas compras y deduce el final para deducir los artículos vendidos.
Gestión de inventario con códigos de barras
Con este sistema a cada producto se le asigna un código de barras con un número único (como los que ves en las tiendas o almacenes) y de esta manera se puede llevar el control del mismo, incluso asociar otros datos, como características o disponibilidad.
Gestión de inventario RFID
El RFID es una identificación de radiofrecuencia, que usa tecnología electromagnética. Así, este sistema transmite de forma inalámbrica los datos de los productos, permite rastrear el número único con el que se reconoce y conocer su información precisa.
En cuanto a los tipos de salidas de mercancías, existen tres:
- PEPS: “primeras entradas, primeras salidas”, funciona sacando inicialmente los artículos más viejos y luego los más nuevos, que componen el inventario.
- UEPS: “últimas entradas, primeras salidas”, opera contrario al anterior, lo más reciente del inventario es lo primero en salir.
- Just in Time: no existe stock como tal, sino que la producción o fabricación se realiza bajo pedido y demanda. De esta manera el producto llega al cliente apenas listo.
Bajo este último modelo, funcionan muchas pastelerías por ejemplo, que realizan sus postres por encargo.
¿Cómo funciona un sistema de inventario?
¡Ponte trucha! 😎 Lo primero que debes saber es el tipo de sistema de gestión de inventarios.
Ahora sí, ¿cómo realizar la gestión y control de tus inventarios? Contar con un sistema de administración y gestión de inventarios puede ayudarte en tiempo record.
No te tendrás que preocupar por contar unidades, sino por llevar bien tu negocio y no es costoso, por el contrario, es una inversión que te ahorra más dinero.
Aquí, algunas claves para realizar la administración de stock o inventario:
✅Registra las entradas y salidas de tus insumos o materia prima.
✅Controla el desarrollo de la producción.
✅Sigue las entradas y salidas de productos terminados.
✅Identifica los indicadores, como artículos más o menos vendidos, tiempos de entrega, etc.
✅Detecta mercancía paralizada.
✅Proyecta las ventas con base en los datos.
¿Cuál es el proceso principal de la gestión de inventarios?
¡No te asustes! Para hacer una correcta gestión de inventarios necesitas coordinar algunos puntos clave. ¡Aquí te dejamos 6 pasos infalibles!
- Planifica la demanda: debes prever cuánto inventario se necesitará en el futuro, analizando datos históricos, tendencias del mercado y patrones de comportamiento de tus clientes. La previsión precisa es esencial para evitar la sobreproducción o la falta de stock.
- Adquisición: ya que tienes un aproximado de demanda, el siguiente paso es la adquisición de los productos o materias primas necesarias. Esta etapa implica la selección de proveedores, la negociación de precios y la colocación de órdenes de compra.
- Recepción y almacenamiento: verifica la calidad y la cantidad de los bienes adquiridos. Inspecciona tus productos, organiza y almacena de manera que sea fácil de acceder, utilizando sistemas de categorización para optimizar el espacio.
- Monitorea: registra las entradas y salidas de los productos en tiempo real. Esto ayuda a prever posibles problemas, como el desabastecimiento o el exceso de stock.
- Controla: la reposición del inventario debe realizarse a tiempo para asegurar que siempre haya productos suficientes para satisfacer la demanda. El control efectivo te permitirá decidir cuándo reabastecer los productos y cuánto pedir, para mantener el flujo constante sin incurrir en costos innecesarios.
- Automatiza: ¡Lo más importante! Si utilizas un sistema de gestión de inventarios basados en la nube y herramientas automatizadas, podrás realizar un seguimiento más preciso de las existencias y analizar datos para optimizar decisiones futuras.
Sin duda una gestión eficaz de inventarios resulta en un buen desarrollo de la actividad del negocio, correctos pedidos, transferencias, compras y envíos.
Aprovechar un sistema de gestión de inventarios puede contribuir a la simplicidad y eficiencia de los procesos, esto con un asunto clave y es: la automatización de procesos.
Pero lo más importante de todo es que este proceso, como todos, es que se encuentra alineado a las necesidades y expectativas del negocio.
¿Te quedó claro la importancia de la gestión de inventarios? Si tienes alguna duda escríbela en comentarios. Ahora conoce un sistema que lo hace por ti, fácil y rápido.
