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Sistema POS punto de venta: lo que debes saber 🔝


¡Hace casi 150 años se inventó  el primer sistema POS de la historia! 😱 #Storytime. ¿Adivinas cuál es? 

Historia del POS

Si con la pregunta anterior pensaste en la caja registradora, ¡acertaste! 🥳 Un emprendedor como tú fue su inventor: el estadounidense James Ritty. Era dueño de un café e, inspirado en un cuarto de máquinas, cambió la forma como funcionan los negocios.  

Justamente este gran invento ha dado paso a otras innovaciones, como los sistemas punto de venta que conocemos hoy en día. 

Si tienes uno en tu negocio o quieres implementarlo, esto es todo lo que deberías saber sobre POS. ¡Quédate leyendo! 👇 

¿Qué es un sistema POS?

¿Qué quieren decir las siglas POS?

Estas son las siglas en inglés de point of sale, por eso se traduce al español como punto de venta. 🤔

Si bien este término hace referencia al espacio físico para hacer las compras, también aplica para los programas que están destinados a sistematizar el control de ventas e inventarios del local físico de un negocio. 

De esta manera, un sistema POS es un conjunto de herramientas, tanto hardware como software, que aumentan la productividad de los negocios al facturar de forma rápida y llevar un control total de los ingresos en los puntos de venta.

Con este sistema de ventas e inventarios a su vez se controlan las relaciones de productos de la empresa. Incluso, muchos POS  llevan estas funciones en tiempo real. 

¿Cuáles son los tipos de POS? 

Te preguntarás si hay diferencias y estás en lo correcto: existe un sistema punto de venta tradicional, que opera a través de instalación directa y otro en la nube, que funciona a través de internet.

 Â¡Conócelos en detalle!

Sistema POS tradicional 

Sistema POS en la nube 

Opera en una red única de computadores,  que debe instalarse de forma individual en cada equipo. 

Suelen ser más costosos, por el almacenamiento, y requieren licencias particulares y actualizaciones de las mismas.

Son una opción más innovadora (y actualmente más recomendada), pues funcionan a través de internet. 

Tienen acceso desde cualquier dispositivo (celular, tablet o PC) y se pueden consultar en tiempo real, de forma ágil. 

💡 #EmprendeTip: encuentra un sistema POS en la nube que también funcione sin conexión, para solventar las posibles fallas de internet. Así continúas con tus ventas y los datos se sincronizan una vez se restablezca el servicio. También, puedes conocer más sobre 👉 La diferencia entre facturación POS y por computador.

👀 Mira el siguiente video y explora las funcionalidades de un sistema punto de venta: 

¿Cómo funciona un punto de venta POS? 

¿Quieres saber cómo funciona una sistema punto de venta en un negocio general? Generalmente, están disponibles en los lugares donde los usuarios hacen sus compras de distintos tipos.

El proceso para realizar una venta suele ser similar en todos los sistemas: 

  1. Las personas van al punto de venta para realizar el pago de sus productos.
  2. La persona de la caja, utilizando un sistema POS, registra la compra.
  3. Se toman los datos del cliente. Se puede agregar a los usuarios como contactos frecuentes, en algunos casos. 
  4. La persona de la caja marca en el sistema cada producto a facturar. Dichos ítems pueden ser creados con anterioridad o de forma inmediata al momento de realizar la venta. Hay sistemas POS que tienen integración de un lector de código de barras, para facilitar el proceso.
  5. El sistema calcula el precio total y muestra las formas de pago. Si es en efectivo, calcula la cantidad de dinero para regresar a cambio. Se registra el pago y los datos son guardados en el sistema. 
  6. Por último, se genera una factura en formato tirilla con todos los datos necesarios y se entrega al comprador. Si cuentas con un cajón monedero, este se abre junto con la impresión para que puedas resguardar el dinero.

⏱️ ¡1 minuto! (Aproximadamente) Es el tiempo que toma este proceso, que al igual descuenta del inventario las ventas de forma automática y lo actualiza en tiempo real.

Facturación POS mayor a 5 UVT en Colombia

Si cuentas con un sistema de punto de venta POS en este país, lo que viene te interesa: 👀 👇 

Desde febrero de 2023 se implementará la facturación electrónica (no documento equivalente) obligatorio en sistemas POS, para facturas mayores a 5 UVT (Unidades de Valor Tributario), previo a impuestos. Lo anterior corresponde a un valor de  $212.060. 

Guarda y comparte el calendario de implementación de facturación POS 2023

GrupoFecha máxima 
Grandes contribuyentes.1 de febrero de 2023
Declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, declarantes de ingresos y patrimonio, (no grandes contribuyentes).1 de abril de 2023
No declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios.1 de mayo de 2023
Demás sujetos que no entren en las categorías anteriores.1 de junio de 2023

¿Quieres saberlo todo sobre la facturación electrónica en POS mayor a 5 UVT? 👉Únete a nuestra Comunidad Alegra POS, ten asesoría gratuita y resuelve todas tus dudas.

¿Qué significa POS en facturación?

Te preguntarás: “¿Qué es un sistema POS de facturación?”, por eso te aclaramos que este proceso en POS implica que el respectivo tiquete generado por el software especializado, durante la compra – venta de un producto o servicio, sea una factura.

Lo anterior requiere que el sistema POS esté debidamente autorizado por la autoridad pertinente, según el país.

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre una factura POS y una factura electrónica? La segunda se reporta en tiempo real a la institución tributaria, mientras la primera no necesariamente, dependiendo del caso.

¿Qué tipo de negocios implementan un Punto de venta POS?

Por su practicidad y facilidad de manejo, un punto de venta POS puede implementarse en cualquier tipo de negocio, a menos que sea un e-commerce que tiene un sistema integrado, ¡claro! 😅

  • Minimercados y tiendas de abarrotes: normalmente ofrecen productos de la canasta familiar. 🏪 
  • Restaurantes y hoteles: facilita el pago de comidas y servicio con efectivo o medios electrónicos. También aplica para bares y cafeterías. 🍾
  • Retail: para pago de diferentes artículos. 👕 
  • Industria farmacéutica: para la compra de medicamentos o el pago de servicios de salud. 💊
  • Ferreterías y depósitos: otro sector que ha implementado el sistema POS para el manejo de inventarios. ⚙️

¿Existe un sistema POS gratis en Costa Rica? ¡Descubre si es así! 

Importancia de los sistemas POS

Estos suelen tener gran aceptación en el público, ya que ofrecen una mejor experiencia de usuario y aumentan el crecimiento de las empresas que los implementan. 

Además, un sistema POS no solo permite reducir los tiempos de espera, sino que también ayuda a realizar los procesos de una forma más sencilla para los empleados. ¡Olvídate de las filas en tu negocio! 😎

¡Conoce más beneficios de un sistema punto de venta! 👇

Ventajas de contar con un sistema POS

¡Seguro querrás las ventajas de un sistema POS en tu emprendimiento! 

1. Información útil: ofrecen datos detallados de cada transacción que se realice. Con los informes suministrados por un sistema POS puedes realizar operaciones contables, correspondientes a los ingresos por venta.

2. Movilidad: un sistema punto de venta en la nube puede usarse en cualquier dispositivo móvil. Por ejemplo el personal realiza pedidos directamente desde una tablet y se dirigen a donde están los usuarios.

3. Experiencia de usuario: los clientes siempre tendrán altas expectativas en el servicio y gracias al uso de un sistema POS o punto de venta para negocio se mejoran aspectos como atención, calidad y tiempos de espera.

Sistema POS

¿Qué punto de venta me recomiendan?

Sin duda necesitas un sistema POS que se adapte a las necesidades de tu negocio y de tus clientes. 🫶  

Sería ideal que buscaras un sistema punto de venta que: 

  • Genere e imprima facturas en tus comercios. 
  • Gestione tus productos para tenerlos en tu caja registradora de forma inmediata.
  • Acepte tarjetas de crédito, efectivo, y otros métodos de pago.
  • Sincronice tu inventario en tiempo real.
  • Utilice lectores de códigos de barras, para agilizar el proceso de venta.
  • Administre múltiples vendedores.
  • Integre tu contabilidad con todas tus sucursales.
  • Brinde reportes de ventas y turnos por cajero.

¿Tengo que implementar un sistema punto de venta en mi negocio?

Si aún tienes dudas, seguro te preguntarás si un sistema POS aplica para todos los negocios. Y la respuesta es no, puede que si solo tienes un e-commerce no sea la solución que buscas.  

Pero si tienes un comercio físico, un sistema punto de venta sí te ayuda a administrar mejor tus inventarios, a agilizar el servicio y llevar una contabilidad automatizada. 

¿Qué software y hardware necesitas para incluir un POS en tu negocio? 

  • Un lector de código de barras puede ser útil para integrarlo al sistema, en caso de que tengas un gran inventario. 
  • Un lector de tarjetas de crédito o débito, o un QR para pagos, que ya se implementa en varios países. 
  • Un POS en la nube que puedes activar en una tablet, celular o PC. O si cuentas con caja registradora, también lo puedes implementar. 

💡 #EmprendeTip: ¿tienes una boutique y no sabes si necesitas un sistema POS? Realiza el quiz para averiguarlo. 

¡Ey! Si te encuentras en México y estas listo para impulsar tu negocio. Ingresa y conoce como nuestro sistema POS en México.

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Comentarios

  1. Avatar
    JOSE HOMERO LEOS RUIZ

    HOLA B TARDES

    MI NOMBRE ES HOMERO LEOS DE LA CD DE MEXICO

    TENGO UNA PREGUNTA SOBRE LOS POS,,QUE TAN FACTIBLE ES SI YO TENGO UNA EMPRESA CON TARJETAS DE MONEDERO, Y QUIERO QUE ESAS TARJETAS SEAN ACEPTADAS EN UN CIRCULO DE NEGOCIOS CON GIROS DISTINTOS PARA QUE MIS CLIENTES TENGAN MAS APERTURA DE COMPRA EN ESOS NEGOCIOS EXTERNOS,,,,COMO SERÍA EL SISTEMA?

    1. Avatar

      ¡Hola, José!

      Excelente pregunta.

      Recuerda que los POS son diseñados para empresas que tengan un consumo final con una persona natural, y que necesite recibos de caja para soportar alguna operación. Para tu modelo de negocio es ideal realizar facturas de venta, que con Alegra puedes realizar de manera sencilla y rápida.

      Un saludo.

  2. Avatar
    LEIDY RESTREPO

    Buenos días

    Tengo el sistema POS para llevar el control de mi farmacia, pero no lo sé utilizar.
    Donde me pueden guiar para el manejo?

    1. Avatar
      María Antonieta Briceño Godoy

      Hola Leidy!

      Desde Alegra tenemos un Centro de Ayudas especializado en resolver las inquietudes de nuestros usuarios. https://ayuda.alegra.com/es

      De igual modo te puedes contactar con nuestros superhéroes de soporte, quienes con gusto te ayudarán a disipar cualquier duda.

  3. Avatar
    yesenia

    cuando me pregunta el sistema que coloque : la ubicación física del pos que debo clocar .

    1. Avatar

      ¡Hola, Yesenia!

      Muchas gracias por seguir nuestro blog. 🙌

      La ubicación física del POS corresponde a la dirección exacta del comercio en donde se está expidiendo la factura POS. 😁

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