¿A mi negocio le conviene un sistema administrativo?

El sueño de todo emprendedor es tener un negocio completamente unificado y en orden 🤩. Un sistema administrativo es la solución de eficiencia que buscas para tu empresa. Si estás pensando en un software de este tipo pero aún no estás convencido, ¡esta nota es para ti! Sigue leyendo y resuelve todas tus dudas 👇.

¿Qué es un sistema administrativo?

Un sistema administrativo es un software de gestión que permite unificar, estructurar, registrar y administrar todos los procesos de una empresa. 

Estos van desde un buen funcionamiento dentro del orden, pasando por la facturación, hasta los cobros y pagos. 

¿Qué contiene un sistema administrativo?  

Las funciones que puede tener un sistema administrativo dependerán de la aplicación; no obstante, existen herramientas generales que todo software administrativo debe tener, como:

• Facturación.
• Cuentas por cobrar.
• Control de inventario.
• Seguimiento de las cotizaciones.
• Control de compras y gastos.

¿Para qué sirve un sistema administrativo?  

Un software administrativo puede ser tu aliado, ya que ayuda a acelerar procesos, precisar la información y exponer de manera clara y sencilla cuáles son los puntos fuertes y débiles de una empresa. Esta información permite tomar mejores decisiones, con el fin de cumplir los objetivos trazados por la compañía.

¿Cuál es el objetivo de un sistema administrativo?

Si ya estás convenciéndote de contar con un sistema administrativo, debes tener clara una cosa: cuál es su objetivo. Para ello, debes entender que todo software de administración cumple con la función de ver que todo se haga conforme fue planeado y organizado. Gracias a esto, no solo te permitirá identificar errores y corregirlos, sino que también mejorará el crecimiento de tu empresa. 

¿Cómo se clasifican los sistemas administrativos? 

Los software administrativos pueden clasificarse en cinco grupos:

• Abstracto: está compuesto de conceptos ligados a doctrinas filosóficas, numéricas o idiomas.
• Concreto: este sistema administrativo consta de máquinas, equipos o cualquier otro componente tangible.
  
• Operacional: tiene como objetivo generar reportes y llevar a cabo el procesamiento de información reiterativa.
  
• Directivo: esta clase de software tiene la particularidad de que los datos que administra no pasan por un proceso de selección ni son modificados de alguna forma.
  
• Informativo: se encarga del procesamiento de datos y la producción de reportes, lo cual ayuda dentro de la toma de decisiones. 

Tipos de sistemas administrativos 

En general, existen tres tipos de software administrativos:

• Sistema Empacados o Genéricos para empresas

También conocidos como ERP, permite guardar los datos y procesos de tu negocio, logrando automatizarlos por completo. Este tipo de software centraliza toda la información de cada área:

• Atención al cliente.
• Ventas.
• Compras.
• Producción.
• Logística.
• Finanzas.
• Recursos humanos.

¡Y más!

• Sistema de Usos específicos

Este tipo de sistema administrativo está diseñado exclusivamente para atender las necesidades y características propias del sector al que están orientados. 

Si por ejemplo tienes una guardería, este software administrativo estará diseñado para:

• Administrar a los estudiantes.
• Organizar a los proveedores.
• Automatizar los procesos de cobranza.

Entre otras funciones.

• Desarrollo personalizados

Los sistemas de desarrollo personalizados normalmente son diseñados por desarrolladores que no necesariamente tienen conocimiento de las distintas demandas que se pueden generar dentro del sector de un emprendimiento. Esto deriva a softwares obsoletos que ya no pueden brindar respuestas eficaces ni certeras frente a los cambios que surgen con el tiempo.

¿Cuáles son los beneficios de implementar un sistema administrativo? 

Ya sabemos que al contar con un sistema administrativo podemos centralizar la información que proviene de las distintas áreas de una empresa, permitiendo que la información fluya con rapidez y logrando tomar decisiones más sólidas y certeras. 

Además, cuenta con más beneficios como:

Mejora la comunicación interna de la empresa

Uno de los errores más comunes dentro de un negocio son las fallas de comunicación. Al contar con un software administrativo podrás integrar cada área de tu empresa debido a que contarás con toda la información centralizada en un solo lugar.

Reduce los costos de inventario

Al tener un control exacto y eficiente de las salidas y entradas de inventario, no será necesario contar con un respaldo de mercancía para hacer frente a posibles pedidos que puedan repercutir negativamente en las finanzas de la compañía.

Incrementa la satisfacción del cliente

Un sistema administrativo aumenta considerablemente la satisfacción de los clientes porque permite conocer sus necesidades y contar con productos hechos a su medida. Por ende, esto se traduce en un incremento del valor de la empresa. 

Anticipa las necesidades de producción

¡Olvídate de sufrir por un inventario vacío!  Con un software administrativo lograrás realizar las órdenes de compra pertinentes cuando la materia prima para la fabricación haya disminuido.

¿Cómo puede apoyar un sistema administrativo a tu negocio? 

Si aún no te ha quedado claro, un sistema administrativo es el mejor aliado para fortalecer un negocio y llevarlo al siguiente nivel 🚀. 

Este te permite controlar el flujo de: 

• Compras y cuentas por pagar: ya que podrás tener registradas todas las requisiciones de compra, cotizaciones, órdenes de compra, órdenes de entrada, la facturación y demás reportes que estén vinculados con la compra de materiales.
  
• Ventas y cuentas por cobrar: debido a que gestiona puntualmente todas las cotizaciones y ventas, llevando el proceso desde el inicio hasta la facturación del producto o servicio dado.
  
• Finanzas empresariales: gracias a que puede registrar conciliaciones bancarias, establecer conceptos de presupuestos, obtener reportes de bancos, flujos financieros y demás movimientos monetarios.
  
• Inventarios: ya que controla todas las entradas y salidas de materiales y productos del almacén. Además, permite identificar la ubicación especifica de cada producto, así como registrar y realizar reportes de existencias, movimientos y caducidades.
  
• Producción: brinda la opción de obtener reportes de producción con gran precisión y controlar todo el proceso productivo. Esto va desde el levantamiento de órdenes de producción hasta la salida del producto final hacia el almacén.

¿Cómo elegir el mejor sistema administrativo?

Como has podido ver, existen distintas opciones que ofrecen múltiples funciones y beneficios pero, ¿cuál es exactamente la que necesita tu negocio? Antes que nada, ten presente los siguientes aspectos:

1. Identifica las necesidades de tu empresa: registra cada problema, objetivo o escenario con respecto a tu negocio.
2. Infórmate y busca opciones: investiga mediante buscadores las posibles opciones que logren solucionar tus problemas y se acoplen a tu presupuesto.
3. Compara todos los detalles: ¡no te dejes llevar por la primera opción! Una vez que hayas investigado, contrasta todas las características y beneficios, y así encontrarás la mejor opción para tu negocio.
4. Cuestiona el costo beneficio a futuro: una vez que hayas depurado tu lista de opciones, piensa en escoger el mejor sistema administrativo que te permita reducir costos y aumentar el rendimiento de tu negocio a futuro.

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