Partes de la nómina – Conceptos a liquidar

Liquidar la nómina es un tema que corresponde a todas las empresas, pero que puede ser confuso para aquellos emprendimientos que están comenzando y se enfrentan a su primera vez. 

Para hacerlo fácil y que conozcas cuáles son los conceptos que corresponden al pago de la nómina, en este artículo te estaremos hablando de 3 pilares fundamentales que son partes de la nómina en Colombia: devengado, deducciones y apropiaciones.

Tabla de contenidos:

¿Qué es la liquidación de nómina?

La liquidación de nómina es un pago periódico que realizan las empresas o empleadores a sus empleados, detallando los cálculos por el salario devengado junto a las retenciones y deducciones.

¿Cada cuánto tiempo se debe liquidar la nómina?

Dependiendo del periodo establecido en el contrato laboral, el pago de nómina a empleados puede hacerse de manera semanal, quincenal o mensual. Usualmente, la mayoría de las empresas lo realiza el 15 y último día de cada mes. 

¿Cuáles son las partes de la nómina?

La nómina está integrada por los siguientes elementos:

1. Salario devengado 

El devengado es el valor total que percibe el empleado dentro del periodo establecido en su contrato laboral. 

El salario devengado está compuesto por:

• Salario básico
• Horas extras
• Comisiones
• Recargos nocturnos
• Recargos dominicales y festivos
• Comisiones
• Auxilio de transporte
• Viáticos

Todos estos conceptos se suman para obtener el total del devengado y conocer lo que el trabajador debe recibir ese mes o quincena.

2. Deducciones

Se tratan de los valores que se descuentan del salario devengado del trabajador.

Dentro de ellos podemos encontrar:

• Seguridad social a cargo del trabajador:
  • 4% de aportes a salud
  • 4% de aportes a pensión
• Libranzas
• Embargos judiciales
• Cuotas por sindicatos
• Créditos con el empleador
• Aportes al fondo de solidaridad pensional

Nota: no todas estas deducciones son obligatorias y aplican a todos los empleados por igual, dependerán de cada caso. Por ejemplo, el aporte al fondo de solidaridad pensional solo aplica para aquellos empleados que generen más de 4 salarios mínimos.

Además, es importante tener en cuenta que las empresas no pueden descontar del salario de sus empleados valores que no estén autorizados por el trabajador o por alguna ley competente. 

3. Provisiones o apropiaciones

Las apropiaciones son valores que deben ser pagados por la empresa además del salario del empleado.

Estas podemos agruparlas en:

• Prestaciones sociales

• • • Prima de servicios
    • Auxilio de cesantías
    • Intereses sobre cesantías

• Seguridad social

• • • Aportes a pensión
    • Aportes a salud
    • Riesgos laborales

• Aportes para fiscales

• • • Sena
    • Cajas de compensación
    • ICBF

Concepto de nómina a liquidar

Al liquidar una nómina se deben incluir una serie de conceptos que van más allá del salario establecido en el contrato laboral del empleado.

Nota: no todas las empresas deben pagar aportes al Sena, al ICBF. Puedes consultar más en el siguiente enlace: Exoneración de aportes parafiscales y seguridad social.

Además, es importante aclarar que las apropiaciones en la nómina se pagan en un periodo de tiempo totalmente distinto al salario devengado. Puede ser al finalizar el mes, de forma semestral, como la prima de servicios o de forma anual como el caso de las cesantías.

Obligación a emitir Nómina Electrónica ante la DIAN

Sea porque ya generas nómina para el pago de tus empleados o porque está pronto a hacerlo, es importante que tengas en cuenta el concepto de “Nómina Electrónica”, que no es más que un comprobante (archivo .XML) que le brinda a las empresas la posibilidad de tomar los pagos a sus empleados y presentarlos a la DIAN como un soporte de costos y deducciones.

Información de interés: Conoce en el siguiente enlace los planes y precios de la Nómina Electrónica en Alegra. ¡Incluso hay una versión gratuita para pequeñas empresas!

Mira nuestro video complementario sobre Nómina Electrónica

Además, de acuerdo a la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021 que modifica a la antigua Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, la generación de Nómina Electrónica es obligatoria y debe hacerse dentro de los plazos estipulados por la DIAN:

Empresas con entre 1 y 10 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de diciembre de 2021.

Empresas con entre 11 y hasta 100 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de noviembre de 2021.

Empresas con entre de 101 y 250 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de octubre de 2021.

Empresas con más de 250 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de septiembre de 2021.

*Mediante la Resolución No. 000028 del 28 de febrero de 2022, las empresas con 1 a 10 empleados pueden realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, así: Los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, los diez primeros días hábiles del mes de mayo de 2022. Y los meses de marzo, abril y mayo de 2022 los diez primeros días hábiles del mes de junio de 2022.

*La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, estableció que los sujetos NO obligados a expedir factura electrónica que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, deberán realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica correspondiente al mes de junio de 2022, durante los 10 primeros días hábiles del mes de julio de 2022.

Ahora que ya sabes cuáles son las partes de la nómina en Colombia, te recomendamos consultar este artículo para conocer la diferencia entre liquidar la nómina y presentar la Nómina Electrónica. Si tienes alguna duda, no dudes en escribirnos en los comentarios.

¡Recuerda crear tu cuenta con Alegra y darle superpoderes a tu negocio!