ABC de la Nómina Electrónica 

De acuerdo a la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 (con modificaciones en la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021) la DIAN busca promover el uso de la Nómina Electrónica en toda Colombia, siendo este 2022 el período definitivo en que todos los grupos de obligados quedaran emitiendo su nómina. 

¡Podemos decir que en Colombia nos movemos ágilmente hacia una transformación digital exitosa! Hace poco hablábamos de facturación electrónica y ahora  hablamos de Nómina Electrónica, el nuevo proyecto de la DIAN.

Para darte mucho más contexto, en esta “guía de Nómina Electrónica” estaremos informándote sobre puntos importantes como:

¿Qué es la Nómina Electrónica?

La Nómina Electrónica o “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” es un documento digital en formato .XML que contiene información acerca de la nómina que un empleador le paga a sus empleados. Este archivo debe ser remitido a la DIAN para dar soporte del proceso de pago de la nómina, reflejando los pagos devengados, deducciones por parafiscales y el neto a pagar.

Contenido de interés: Conoce las características del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Mira nuestro video complementario sobre Nómina Electrónica

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¿Cuáles son las ventajas de la Nómina Electrónica para tu empresa?

1. No ocupa espacio: Por tratarse de un documento digital, evitas que se deba disponer de un espacio físico para su almacenamiento. Además, al evitar el uso de papel, tu empresa está contribuyendo con el cuidado del medio ambiente.
2. Puede consultarse en cualquier momento: Gracias a este nuevo modelo tienes la posibilidad de acceder a la nube y descargar tu nómina cuando lo necesites, sin importar el lugar en el que te encuentres.
3. Reduce la posibilidad de pérdida: Debido a que se genera a través de programas informáticos y se almacena en la nube, es sumamente difícil que una nómina electrónica se extravíe.
4. Puede ofrecernos datos y estadísticas: Dependiendo del Sistema de Nómina Electrónica que utilices puedes acceder a datos importantes como: cuánto estás pagando a tus empleados, cuál es el promedio de horas extras trabajadas por empleado y cuánto te está costando como empresa.

Como lo ves, el nuevo modelo de Nómina Electrónica tiene muchas ventajas para tu negocio.

¿Cuándo empieza a regir la Nómina Electrónica?

De acuerdo a la información emitida por la DIAN, se incluye a toda empresa o persona natural que tenga empleados, y deben hacerlo bajo las siguientes fechas estipuladas:

Además, es importante aclarar que todas estas empresas primero deben habilitarse en el servicio informático electrónico de Nómina Electrónica y tienen de inicio el 18 de agosto de 2021.

#Nota: Mediante la Resolución No. 000028 del 28 de febrero de 2022, las empresas con 1 a 10 empleados pueden realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, así: Los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, los diez primeros días hábiles del mes de mayo de 2022. Y los meses de marzo, abril y mayo de 2022 los diez primeros días hábiles del mes de junio de 2022.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, estableció que los sujetos NO obligados a expedir factura electrónica que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, deberán realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica correspondiente al mes de junio de 2022, durante los 10 primeros días hábiles del mes de julio de 2022.

¿Qué información debe contener la Nómina Electrónica?

Como lo documenta la DIAN, la Nómina Electrónica deberá contener la siguiente información:

1. Encontrarse denominada como “documento soporte de pago de nómina electrónica”.
2. Nombres y apellidos o razón social del empleador, incluyendo el NIT.
3. Nombres, apellidos e identificación del empleado.
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
5. Debe contener un número consecutivo de control interno, implementado por el empleador.
6. Valor devengado por el empleado, acompañado de los correspondientes conceptos.
7. Las deducciones realizadas, con sus conceptos.
8. El valor total pagado al empleado.

¿Cada cuánto tiempo se debe emitir la Nómina Electrónica?

De acuerdo al artículo 8 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 los obligados a generar Nómina Electrónica tendrán plazo para hacerlo dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador.

Primeros pasos para adelantarse al proceso de habilitación de Nómina Electrónica

A pesar de que para este momento la DIAN no ha emitido la información con el proceso a seguir para habilitarse como emisor de Nómina Electrónica, desde nuestro equipo podemos compartirte algunos consejos como:

1. Estandariza la información: identifica y establece bajo un mismo estándar cada concepto de devengados y deducciones. Nuestra recomendación es consultar el estándar de la DIAN.

2. Reúne el valor acumulado: si el pago de tu nómina es semanal, catorcenal o quincenal, es bueno que vayas reuniendo en un formato el valor acumulado para generar el recibo de Nómina Electrónica sin contratiempos. 

Ten en cuenta que el documento soporte de Nómina Electrónica se genera ante la DIAN una vez por mes y necesitas tener este “valor acumulado” para su presentación.

3. Buscar una solución (software) que te permita cumplir con este nuevo procedimiento de Nómina Electrónica y te facilite su emisión.  

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