¡Podemos decir que en Colombia nos movemos ágilmente hacia una transformación digital exitosa! Hace poco hablábamos de facturación electrónica y ahora hablamos de nómina electrónica, el nuevo proyecto de la DIAN.
Para darte mucho más contexto, en esta “guía de nómina electrónica” estaremos informándote sobre puntos importantes como:
¿Qué es nómina electrónica?
La nómina electrónica o “Documento Soporte de Pago de nómina electrónica” es un documento digital en formato .XML que contiene información acerca de la nómina que un empleador le paga a sus empleados. Este archivo debe ser remitido a la DIAN para dar soporte del proceso de pago de la nómina, reflejando los pagos devengados, deducciones por parafiscales y el neto a pagar.
¿Cuáles son las ventajas de la nómina electrónica para tu empresa?
No ocupa espacio: Por tratarse de un documento digital, evitas que se deba disponer de un espacio físico para su almacenamiento. Además, al evitar el uso de papel, tu empresa está contribuyendo con el cuidado del medio ambiente.
Puede consultarse en cualquier momento: Gracias a este nuevo modelo tienes la posibilidad de acceder a la nube y descargar tu nómina cuando lo necesites, sin importar el lugar en el que te encuentres.
Reduce la posibilidad de pérdida: Debido a que se genera a través de programas informáticos y se almacena en la nube, es sumamente difícil que una nómina electrónica se extravíe.
Puede ofrecernos datos y estadísticas: Dependiendo del Sistema de nómina electrónica que utilices puedes acceder a datos importantes como: cuánto estás pagando a tus empleados, cuál es el promedio de horas extras trabajadas por empleado y cuánto te está costando como empresa.
Como lo ves, el nuevo modelo de nómina electrónica tiene muchas ventajas para tu negocio.
¿Cuándo empieza a regir la nómina electrónica?
De acuerdo a la información emitida por la DIAN, se incluye a toda empresa o persona natural que tenga empleados, y deben hacerlo bajo las siguientes fechas estipuladas:
Empresas con entre 1 y 10 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar nómina electrónica el 1 de diciembre de 2021.
Empresas con entre 11 y hasta 100 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar nómina electrónica el 1 de noviembre de 2021.
Empresas con entre de 101 y 250 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar nómina electrónica el 1 de octubre de 2021.
Empresas con más de 250 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar nómina electrónica el 1 de septiembre de 2021.
¿Qué información debe contener la nómina electrónica?
Como lo documenta la DIAN, la nómina electrónica deberá contener la siguiente información:
Estar denominado expresamente como "Documento soporte de nómina electrónica".
Apellidos y nombres o razón social y NIT de empleador.
Apellidos, nombres y número de identificación de beneficiario del pago.
El código único del documento soporte de pago de nómina electrónica - CUNE.
Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el empleador.
Valor devengado de nómina "Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica, asignado por el empleador".
Valores deducidos de nómina "Anexo técnico documento soporte de pago de N.E.".
El valor total diferencia. La diferencia total devengado menos el valor total deduciendo de nómina.
El contenido del "Anexo técnico documento soporte de pago de N.E." establecido en el artículo 20.
El medio de pago, que el sujeto utiliza para hacer el pago de la compensación económica por los servicios prestados
Hora y fecha de generación.
La firma digital del sujeto al momento de la generación, como elemento que garantiza la autenticidad del documento.
Apellidos, nombres, razón social o NIT del fabricante del software con el que se emite la N.E.
¿Cada cuánto tiempo se debe emitir la nómina electrónica?
De acuerdo al artículo 8 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 los obligados a generar nómina electrónica tendrán plazo para hacerlo dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador.
¿Qué pasa si me equivoco en algún dato al emitir la nómina electrónica?
Si te equivocaste en algún dato al momento de generar tu nómina electrónica y ya remitiste el archivo a la DIAN, tienes la oportunidad de realizar una “Nota de Ajuste al documento de soporte de pago de la nómina electrónica”. Con las Notas de Ajuste puedes:
Reemplazar el documento.
Mandar otro con las respectivas correcciones.
Emitir una nota en donde se haga alusión al dato que debe ser modificado.
Primeros pasos para adelantarse al proceso de habilitación de nómina electrónica
Te explicamos todos los pasos a seguir en el proceso de generación de nómina electrónica una vez que ya hayas cumplido con la habilitación ¡Comencemos!
1. Generación
Como empleador debes recaudar los datos de tus empleados para procesarlos en el sistema. Luego de que estén subidos, revisa la información para proceder a generar la nómina electrónica.
2. Envío
Se remite toda la data en formato digital .XML. Este proceso debes realizarlo en los 10 primeros días del mes siguiente a la liquidación de nómina.
3. Validación - Ajustes
La DIAN validará la información que has remitido. De igual manera, si se requiere algún ajuste a la información, puedes realizarlo por medio de una Nota de Ajuste al Documento Soporte de nómina electrónica; con esta podrás realizar la corrección de cualquier error que se haya enviado en el Documento.
4. Consulta
Al recibir la aprobación de la DIAN, como empresa puedes poner a disposición la información, para que tus empleados puedan hacer la visualización de los datos.
Te invitamos a consultar este webinar para obtener más información sobre qué es la nómina electrónica
Comienza a generarla, en Alegra estamos listos para acompañarte en este proceso.
Ahora que ya sabes en qué consiste la nómina electrónica, puedes guardar o descargar el resumen de este contenido para tenerlo siempre a la mano:
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