Ante las últimas resoluciones emitidas por la DIAN sobre Nómina Electrónica, han surgido muchas dudas entre las diferentes personas que tienen contratados a empleados domésticos en sus hogares.
A continuación te explicaremos los pormenores que necesitas saber sobre este tema:
¿Qué es la Nómina Electrónica?
Cuando hablamos de Nómina, estamos hablando del reporte mensual que debe hacer un empleador (persona natural o empresa) ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, sobre los salarios y prestaciones que paga a favor de sus empleados.
En esta ocasión surge una nueva figura llamada Nómina Electrónica.
La Nómina Electrónica es una alternativa digital (en formato XML) la cual es obligatoria desde 2021, según la resolución 00013 del 2021 (modificada por la resolución 00037 del 2021), por todas aquellas personas o empresas que quieren descontarse de sus declaraciones de renta el costo de personal
Es importante aclarar que la declaración o emisión de la Nómina Electrónica, no es lo mismo que su liquidación. Son dos términos que se suelen confundir. La liquidación es el pago de la nómina previamente calculada y emitirla, es hacer el envío a la DIAN.
¿Quienes entran en la categoría de empleados domésticos?
Empleados domésticos son trabajadores y trabajadoras del hogar que apoyan a una familia en sus labores diarias.
Muchas personas los contratan por falta de tiempo o por desconocimiento en algún oficio. Llegan a ser tan indispensables que su ausencia puede crear un caos en muchas casas.
Algunos ejemplos de empleados domésticos pueden ser los siguientes:
- Ama de casa o de llaves
- Cocineros o chefs
- Barrenderos
- Cuidadores o nanas
- Jardineros
- Mucamas
- Vigilantes o agentes de seguridad privada
- Porteros
- Planchadores (plancha de ropa)
- Lavadores de carros
- Choferes
- Recepcionistas
- Mayordomos
- Cuidadores de perros o mascotas
- Enfermeros
¿Debo presentar la Nómina Electrónica de mi empleado doméstico?
Si su actividad económica requiere de un empleado doméstico para la consecución de sus ingresos podría ser tomado como descuento en su declaración y por ende debería emitir Nómina para que cumpla los requisitos de procedencia del costo según el artículo 771-2 del ET.
Por ejemplo, para un contador que tenga una oficina, puede requerir una empleada que la asee, o una recepcionista que atienda sus llamadas cuando él esté ausente.
Por otro lado, si tu empleada te ayuda en labores de tu hogar, en este caso no es considerado un costo directamente relacionado con la consecución de tus ingresos por ello, no te la puedes descontar en tu declaración, entonces no habría obligación de emitir Nómina Electrónica.
Beneficios de presentar la Nómina Electrónica de tu empleado doméstico
- Puedes tener un ahorro en tu impuesto de renta al presentar tu Nómina Electrónica. Esto es porque los costos y gastos al contratar a un empleado se pueden considerar como deducibles de tus declaraciones.
- Este tipo de archivos .XML no ocupan mucho espacio en tu equipo o computadora.
- Tendrás una información veraz y confiable al tener el aval del recibido de la DIAN.
Sistema gratis para Nómina Electrónica
Afortunadamente, con Alegra, hay forma de poder presentar este trámite de forma gratuita y flexible* cumpliendo con todas las normativas de la DIAN. A continuación, verás el paso a paso:
- Habilitarse para poder emitir la nómina electrónica.
- Primero debes registrar la información de tus empleados. Podrás cargar fácilmente la información individual o importarla de manera masiva mediante un formato de Excel.
Podrás administrar la información laboral de tus empleados domésticos y el método de pago para su salario mensual.
También podrás llevar una base de datos de las diferentes nóminas que has emitido durante varios períodos mensuales y consultarlos detalladamente.
3. Genera un número interno de tu Nómina Electrónica por medio de la configuración de tu cuenta de Alegra. Esto te permitirá llevar secuencia organizada en tus registros.
4. Emitir el documento de Nómina Electrónica. Solo debes ir al menú de emisión y seleccionar el mes que vas a emitir, el sistema carga los empleados que tienes creados, revisa el detalle de cada uno, y luego le das clic en emitir.. Luego podrás descargar fácilmente el archivo XML para presentarlo ante la DIAN.
Periodicidad con la que se debe emitir y liquidar la Nómina Electrónica
La Nómina Electrónica se debe presentar de forma mensual, los 10 primeros días de cada mes.
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