Durante estos últimos días la Nómina Electrónica ha sido un tema de gran interés para muchos. Sin embargo, por tratarse de un tema bastante nuevo, se ha generado una pequeña confusión «¿liquidación de nómina es lo mismo que presentar la Nómina Electrónica?»
La respuesta corta es no. La Nómina Electrónica no se trata de liquidar la nómina de tus empleados de forma electrónica, a través de Excel o de un software de nómina, como el caso de Nominapp, que se encuentra integrado a Alegra.
Este concepto de “Nómina Electrónica” es el resultado del nuevo sistema electrónico que desde años anteriores ha venido mencionando la DIAN y que con la la nueva resolución, emitida en febrero de este año (Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, modifica por la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021) queda reglamentada.
Para darte más contexto y que conozcas qué es liquidación de nómina y diferencia entre ambos términos, en este artículo estaremos tocando puntos como:
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Qué es la Nómina Electrónica
De acuerdo a la DIAN, la Nómina Electrónica o “Documento Soporte de Pago Nómina Electrónica” es un comprobante derivado de los pagos o abonos relacionados con la nómina de los empleados, que se genera para dar soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, complementarios e impuestos descontables del IVA, en el caso de que aplique.
Además, este documento se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN de manera independiente por cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte del sujeto obligado (empresas o empleadores).
En resumen y con palabras fáciles:
La Nómina Electrónica es un comprobante (archivo .XML) que le brinda a las empresas la posibilidad de tomar los pagos a sus empleados y presentarlos a la DIAN como un soporte de costos y deducciones.
¿Qué es liquidación de nómina?
Cuando hablamos de «qué es la liquidación de nómina» nos referimos a los pagos periódicos que las empresas o empleadores realizan a sus trabajadores. Estos pagos se pueden realizar de forma mensual, quincenal o de acuerdo a lo que se haya acordado en el contrato de trabajo.
Mira nuestro Alegra Live de Conceptos clave de liquidación de Nómina y dudas frecuentes
Además, la liquidación de nómina se calculan algunos conceptos como:
- Salario devengado: Es el salario que percibe un empleado en un período establecido. Este incluye: salario, comisiones, horas extras, recargos nocturnos, viáticos y cualquier otro auxilio.
- Deducciones: Son los montos descontados del salario devengado y puede incluir seguridad social (salud y pensión), cuotas por sindicatos o créditos por deudas con el empleador.
- Provisiones o apropiaciones: Además del salario devengado, las empresas deben asumir pagos adicionales sobre la nómina, como por ejemplo: cajas de compensación familiar, seguridad social, prima de servicios, cesantías y vacaciones.
En resumen y con palabras fáciles:
La liquidación de nómina es un pago periódico que realizan las empresas o empleadores a sus empleados, detallando los cálculos por el salario devengado junto a las retenciones y deducciones.
Aaaah, ¿entonces la Nómina Electrónica no es lo mismo que la tradicional liquidación de nómina?
¡Exactamente! Si prestaste atención a los conceptos anteriores, ya sabrás que no son lo mismo. Pero si no queda claro, no te preocupes sigamos hablando del tema.
Para tener una diferencia clara, es importante tener en cuenta que la Nómina Electrónica funciona como complemento a la liquidación de nómina.
Por un lado, la liquidación de nómina te ayuda a llevar el registro de tus empleados y desglosar sus pagos y deducciones en un periodo de tiempo establecido en un contrato laboral. Mientras que, por otro lado, la Nómina Electrónica se encarga de agrupar todos estos pagos siempre de manera mensual y presentarlos ante la DIAN durante los primeros 10 días del mes siguiente.
Miremos esta tabla:
| Liquidación de Nómina | Nómina Electrónica |
| Tiene una relación directa empleador-empleado. | Tiene una relación directa empleador-DIAN. |
| Su periodicidad está dispuesta por la empresa a través de un contrato laboral. Puede ser semanal, quincenal o mensual. | Su periodicidad es de forma mensual y debe hacerse dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente |
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Mira nuestro video complementario sobre liquidación de nómina y Nómina Electrónica
Si estás buscando emitir Nómina Electrónica, puedes consultar los planes que Alegra tiene disponible. ¡Hay incluso una versión gratuita!
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¿Si liquido la nómina a mis empleados, es obligatorio que genere Nómina Electrónica ante la DIAN?
Sí. De acuerdo a la resolución emitida por la DIAN, toda empresa o persona natural que tenga empleados, debe presentar su Documento Soporte de Pago Nómina Electrónica, independientemente de que la liquidación se realice en Excel o a través de un servicio automático para el pago de nómina,
Estos son los plazos estipulados para presentar tu Nómina Electrónica:
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*Mediante la Resolución No. 000028 del 28 de febrero de 2022, las empresas con 1 a 10 empleados pueden realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, así: Los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, los diez primeros días hábiles del mes de mayo de 2022. Y los meses de marzo, abril y mayo de 2022, los diez primeros días hábiles del mes de junio de 2022.
Además, es importante aclarar que todas estas empresas primero deben habilitarse en el servicio informático electrónico de Nómina Electrónica y tienen de inicio el 18 de agosto de 2021.
Ahora que ya sabes qué es la liquidación de nómina, puedes complementar lo aprendido leyendo este contenido: Nómina electrónica en Colombia – DIAN. Y si tienes alguna inquietud, no dudes en dejarnos un comentario y con gusto te ayudamos.
