Las vacaciones son uno de los momentos más emocionantes para cualquier trabajador, debido a que se trata de un espacio fuera su espacio habitual de trabajo para liberar la mente e incluso para realizar el viaje de sus sueños después de tanto esperarlo. Aquí te contamos cómo se liquidan las vacaciones en Colombia, desde la fórmula hasta los casos especiales.
Usualmente, en Colombia, cada empleado tiene derecho a disfrutar de 15 días (hábiles) de vacaciones, según lo menciona el Código Sustantivo del Trabajo.
Por tal razón, tu tarea como empleador es liquidar las vacaciones de tus empleados de forma correcta.
¿Qué es la liquidación de vacaciones?
La liquidación de vacaciones es el cálculo del dinero que corresponde a un trabajador por el tiempo de descanso no disfrutado durante el año.
👉 Esta es una obligación legal que debe cumplir el empleador al terminar el contrato o cuando el trabajador decide no tomarse las vacaciones.
¿Quién tiene derecho en Colombia?
En Colombia, todos los trabajadores tienen derecho a disfrutar de 15 días hábiles de descanso por cada año laborado. Incluye fijos, indefinidos o por obra.
¿Excepciones? Trabajadores independientes o sin contrato formal no aplican. Si eres empresario, verifica el CST Art. 186: es para quienes dependen de ti. Así, mantienes al equipo motivado y cumples la ley 😉.
¿Cuándo se liquidan las vacaciones y cuántos días corresponden por año?
¡Presta atención! El trabajador tiene derecho a 15 días hábiles de vacaciones por cada año laborado.
Esas vacaciones se liquidan al cumplir un año de trabajo, o proporcional si es menos. Por año completo. Por ejemplo, si trabaja 6 meses, le tocan 7.5 días.
¿Cuál es la diferencia entre disfrute, compensación en dinero y pago al terminar el contrato?
| Disfrute | Es cuando el trabajador toma los días de descanso correspondientes. |
| Compensación en dinero | Cuando el trabajador decide no tomarse las vacaciones, el empleador debe pagarle una cantidad proporcional a esos días no disfrutados. |
| Pago al terminar el contrato | Si el trabajador no disfrutó las vacaciones durante el contrato, el empleador debe compensarlas al finalizarlo. |
¿Cuál es la fórmula para calcular vacaciones?
La buena noticia es que existe una fórmula para el cálculo de vacaciones, la cual es muy sencilla. Esta fórmula para liquidar vacaciones contempla 3 elementos:
- Salario base
- Días trabajados
- 720: un valor estimado del número de días del año multiplicado por dos.
Una vez teniendo en cuenta estos elementos, la fórmula se aplica de la siguiente manera:
Por ejemplo, si el salario básico mensual de un trabajador es de 1.800.000 y hasta el momento ha trabajado 300 días, la fórmula debe aplicarse así:
¿Qué integra la base salarial?
La base salarial para liquidar las vacaciones en Colombia incluye 👇.
- Salario fijo: el salario acordado que recibe el trabajador mensualmente.
- Salario variable: comisiones, bonificaciones u otros pagos variables.
- Recargos: trabajo nocturno, festivos o recargos por trabajo extra.
- Horas extra: cualquier pago adicional por horas extras trabajadas.
¿El auxilio de transporte hace parte de la base para vacaciones?
No, el auxilio de transporte no se incluye en la base salarial para el cálculo de vacaciones.
¿Cómo promediar el salario cuando es variable o mixto?
Si el salario es variable o mixto (combinación de fijo y comisiones), se debe calcular el promedio mensual de las comisiones de los últimos 12 meses.
- Suma lo devengado en los últimos 12 meses (excluyendo extras).
- Divide entre 12.
👉Para mixto: promedio variable + fijo actual. Soporta con nóminas para auditorías.
Este promedio debe sumarse al salario fijo para determinar el total que se utilizará en la fórmula de liquidación.
¿Cuándo deben otorgarse las vacaciones y con cuánta anticipación se programan?
Las vacaciones deben ser otorgadas al menos una vez al año, en el período comprendido entre los 12 meses de trabajo.
El empleador debe darle al trabajador 15 días de descanso y debe programar las fechas con anticipación, respetando las preferencias del trabajador.
¿Cuándo se paga la liquidación de vacaciones y qué debe decir el comprobante?
¡Atención aquí! La liquidación de vacaciones debe pagarse al finalizar el contrato laboral o cuando el trabajador no ha disfrutado de sus días. E
l comprobante de pago debe incluir:
- Cantidad de días de vacaciones
- Valor de la liquidación de las vacaciones
- Salario base utilizado para el cálculo
- Fecha de pago
¿Qué pasa si el empleador no concede vacaciones a tiempo?
¡Paga indemnización! 😱 Un día de salario por día de retraso (CST Art. 189).
El trabajador tiene derecho a exigir sus vacaciones, y si el empleador no las otorga dentro del plazo establecido, el trabajador podrá reclamar una compensación económica adicional por los días no disfrutados.
¿Cómo se liquidan las vacaciones en Colombia?
Solo tienes que seguir la fórmula que te compartimos arriba 👆. Esto solo es si el salario es ordinario, de lo contrario, debes calcular los días causados, comisiones o variables.
¿Cómo se liquidan las vacaciones con salario variable o por comisiones?
Para los empleados con salario variable, se debe calcular un promedio de las comisiones recibidas durante los 12 meses anteriores y sumarlas al salario base para determinar el valor de la liquidación de vacaciones.
¿Cómo afectan las licencias no remuneradas, incapacidades o suspensiones?
- Licencias no remuneradas: no cuentan como tiempo trabajado, reduce días proporcional.
- Incapacidades: sí cuentan, causa vacaciones normal.
- Suspensiones: por disciplina, no cuenta; por fuerza mayor, verifica caso.
¿Qué ocurre en contratos a término fijo, por obra o al finalizar el contrato?
En contratos a término fijo o por obra, si el trabajador no disfruta las vacaciones, el empleador deberá pagarlas al finalizar el contrato. Si el contrato se termina antes de cumplir un año, se deben liquidar las vacaciones proporcionales.
¿Se pueden compensar en dinero? ¿En qué límites y condiciones?
Sí, las vacaciones no disfrutadas pueden compensarse en dinero. El pago debe hacerse al final del contrato o si el trabajador decide no tomarse las vacaciones. El pago no debe exceder el valor de 15 días de salario.
Ejemplos prácticos y calculadora
Veamos cómo aplica en real 😉.
Ejemplo 1 — salario fijo: liquidación paso a paso (disfrute y compensación).
Salario $1.300.000, 15 días.
Fóruula: (1.300.000 x 15) / 720 = $270.833 para disfrute.
Para compensación: solo 7.5 días = $135.417.
Valida: paga al inicio.
Ejemplo 2 — salario variable/mixto: promedios y soporte del cálculo.
Salario fijo $800.000 + promedio variable $500.000 (de 12 meses).
Base: $1.300.000. (1.300.000 x 15)/720 = $270.833.
Calculadora de vacaciones: ¿qué datos ingresar y cómo validar el resultado?
Para calcular las vacaciones correctamente, ingresa los siguientes datos en la calculadora:
- Salario mensual
- Número de días trabajados
- Comisiones (si las hay)
La calculadora proporcionará el valor exacto de las vacaciones.
¿Qué errores se repiten al liquidar vacaciones y cómo evitarlos? (base, días, promedios, redondeos)
- Errores comunes: no incluir horas extra, omitir comisiones variables o no calcular el salario correctamente.
- Cómo evitarlos: siempre verificar los conceptos salariales antes de aplicar la fórmula, asegurarse de contar todos los elementos que integran el salario.
Checklist de verificación antes de pagar o reclamar vacaciones.
- Verifica la base salarial correctamente.
- Asegúrate de que el cálculo de días esté bien realizado.
- Revisa los cálculos de promedios si hay salario variable.
Algunos aspectos que debes tener en cuenta al momento de liquidar vacaciones:
- El salario base es el sueldo que el trabajador esté devengando al momento de salir de vacaciones, siempre que no haya tenido variaciones en los últimos 3 meses.
- En el caso de que el salario de un empleado sea variable en los últimos 3 meses se debe calcular el promedio del año inmediatamente anterior.
- Los días trabajados corresponden a los días laborados por el empleado desde la última vez que disfrutó sus vacaciones, o desde la fecha de inicio de su contrato, si aún no ha tomado vacaciones.
- Durante este período no se reconoce auxilio de transporte para los empleados que tengan este beneficio.
¿Cómo es el pago de seguridad social en vacaciones?
Según el artículo 3.2.5.1 del decreto 780 de 2016 señala:
«Las cotizaciones durante vacaciones y permisos remunerados se causarán en su totalidad y el pago de los aportes se efectuará sobre el último salario base de cotización reportado con anterioridad a la fecha en la cual el trabajador hubiere iniciado el disfrute de las respectivas vacaciones o permisos.»
¿Se descuenta seguridad social en vacaciones?
Como empleador se debe seguir en la obligación del pago de los aportes a seguridad social, esto quiere decir:
- Salud.
- Pensión.
- ARL.
Este pago lo debe realizar a las personas que estén vinculadas a la empresa mediante relación de un contrato de trabajo.
Ten presente que no realizar el pago puede implicar una demanda laboral por parte del empleado y, a su vez, quedar expuesto a una investigación y sanción por parte de la UGPP.
¿Las vacaciones compensadas en dinero son base para seguridad social?
Si te preguntas si las vacaciones en dinero hacen base para seguridad social, te contamos que para liquidar los aportes de seguridad social, estas no se incluyen para la liquidación de estos aportes, porque no constituyen factor salarial ni se incluye dentro del salario. Es decir, se reportan dichas vacaciones pagadas en dinero y no disfrutadas, se estaría pagando el descanso del empleado. Sin embargo, sí hacen parte de la base para la liquidación y pago de los aportes parafiscales al:
- SENA.
- ICBF.
- Cajas de Compensación Familiar.
Obligatoriedad a emitir Nómina Electrónica
No está de más decirlo, pero la liquidación de la nómina de tus empleados (que trae consigo la liquidación de vacaciones) lleva como obligatoriedad la emisión de Nómina Electrónica, un comprobante que debes presentar a la DIAN los 10 primeros días de cada mes con la información del salario que liquidas a tus empleados.
Para que puedas entender mejor de qué te estamos hablando, te invitamos a leer este artículo, en el que te contamos la diferencia entre liquidar la nómina y presentar la Nómina Electrónica.
Si tienes alguna duda al respecto, puedes escribirnos en los comentarios y con gusto te ayudamos. ✨
