De acuerdo a la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 (con modificaciones en la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021), la DIAN busca promover el uso de la nómina electrónica en toda Colombia, habiendo sido 2022 el período definitivo en el que todos los grupos de obligados quedaron emitiendo su nómina de esta manera.
¡Podemos decir que en Colombia nos movemos ágilmente hacia una transformación digital exitosa! Hace poco hablábamos de facturación electrónica y ahora hablamos de nómina electrónica, el nuevo proyecto de la DIAN.
Para darte mucho más contexto, en esta guía de nómina electrónica estaremos informándote sobre varios puntos importantes. ⬇️
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¿Qué es nómina electrónica?
La nómina electrónica, o Documento Soporte de Pago de nómina electrónica es un documento digital en formato .XML que contiene información acerca de la nómina que un empleador le paga a sus empleados. Este archivo debe ser remitido a la DIAN para dar soporte del proceso de pago de la nómina, reflejando los pagos devengados, deducciones por parafiscales y el neto a pagar.
#EmprendeTip: Conoce las características del documento soporte de nómina electrónica . La nómina electrónica y documento soporte dan el sustento para cumplir con las regulaciones de la DIAN.
Además, mira nuestro video sobre nómina electrónica, así terminarás de comprender todos sus componentes.
¿Cuáles son las ventajas de la nómina electrónica para tu empresa?⚡
- No ocupa espacio: al tratarse de un documento digital, evitas disponer de un espacio físico para su almacenamiento. Además, al minimizar el consumo de papel, tu empresa contribuye a la disminución de tala de árboles.
- Puede consultarse en cualquier momento: gracias a este nuevo modelo tienes la posibilidad de acceder a la nube y descargar tu nómina cuando lo necesites, desde cualquier lugar con conexión..
- Reduce la posibilidad de pérdida: debido a que se genera a través de programas informáticos y se almacena en la nube, es sumamente difícil que una nómina electrónica se extravíe.
- Puede ofrecernos datos y estadísticas: dependiendo del Sistema de nómina electrónica que utilices puedes acceder a datos importantes como cuánto estás pagando a tus empleados, cuál es el promedio de horas extras trabajadas por empleado, cuánto te está costando como empresa, entre otros.
Como lo ves, el nuevo modelo de nómina electrónica tiene muchas ventajas para tu negocio.
¿Cuándo empezó a regir la nómina electrónica?⏰
Según la información emitida por la DIAN, se incluye a toda empresa o persona natural que tenga empleados, y deben hacerlo bajo las siguientes fechas estipuladas:
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¿Qué información debe contener la nómina electrónica?
Como lo documenta la DIAN, la nómina electrónica deberá contener la siguiente información:
- Estar denominado expresamente como Documento soporte de nómina electrónica.
- Apellidos y nombres o razón social y NIT de empleador.
- Apellidos, nombres y número de identificación de beneficiario del pago.
- El código único del documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
- Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el empleador.
- Valor devengado de nómina:Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica, asignado por el empleador.
- Valores deducidos de nómina:Anexo técnico documento soporte de pago de N.E.
- El valor total diferencia. La diferencia total devengada menos el valor total deducido de nómina.
- El contenido del Anexo técnico documento soporte de pago de N.E., establecido en el Artículo 20.
- El medio de pago que el sujeto utiliza para hacer el pago de la compensación económica por los servicios prestados.
- Hora y fecha de generación.
- La firma digital del sujeto al momento de la generación, como elemento que garantiza la autenticidad del documento.
- Apellidos, nombres, razón social o NIT del fabricante del software con el que se emite la N.E.
¿Cada cuánto tiempo se debe emitir la nómina electrónica? ️
De acuerdo al artículo 8 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 los obligados a generar nómina electrónica tendrán plazo para hacerlo dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta, que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria, y por pagos a los pensionados a cargo del empleador. ¡Evita sanciones para tu empresa!
- ¿Qué día se paga la nómina?, conoce todo sobre: Las consecuencias del retraso en el pago de la nómina
¿Qué pasa si me equivoco en algún dato al emitir la nómina electrónica?
¡No te preocupes, tiene solución! Si te equivocaste en algún dato al momento de generar tu nómina electrónica y ya remitiste el archivo a la DIAN, tienes la oportunidad de realizar una nota de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica. Con las notas de ajuste puedes:
- Reemplazar el documento.
- Mandar otro con las respectivas correcciones.
- Emitir una nota en donde se haga alusión al dato que debe ser modificado.
Primeros pasos para adelantarse al proceso de habilitación de nómina electrónica ✍️
Te explicamos todos los pasos a seguir en el proceso de generación de nómina electrónica una vez que ya hayas cumplido con la habilitación ¡Comencemos!
1. Generación
Como empleador debes recaudar los datos de tus empleados para procesarlos en el sistema. Luego de que estén subidos, revisa la información para proceder a generar la nómina electrónica.
2. Envío
Se remite toda la data en formato digital .XML. Este proceso debes realizarlo en los diez primeros días del mes siguiente a la liquidación de nómina.
3. Validación y ajustes
La DIAN validará la información que has remitido. De igual manera, si se requiere algún ajuste a la información puedes realizarlo por medio de una nota de ajuste al documento soporte de nómina electrónica, como te lo explicamos anteriormente. Con esta aclaración podrás realizar la corrección de cualquier error que se haya enviado en el documento.
4. Consulta
Al recibir la aprobación de la DIAN puedes poner a disposición la información como empresa, para que tus empleados puedan hacer la visualización de los datos.
¿Precisas más información? Mira este webinar y entérate de todo sobre nómina electrónica.
#EmprendeTip: encuentra un software de nómina electrónica que te permita automatizar y facilitar este proceso.
Ahora que ya sabes en qué consiste la nómina electrónica, descarga este resumen para tenerlo siempre a la mano:
