La buena relación que tengas con tus clientes es la que define en gran medida si los pagos se realizarán a tiempo. Un buen servicio, acompañado de un trato cordial y directo son factores claves que te ayudarán a crecer en tus finanzas.
Sin embargo, existen otras medidas importantes que debes tener en cuenta para generar las condiciones ideales de cobros y así evitar los contratiempos:
Ofrece múltiples formas de pago
Existen diversas plataformas para pagar y recibir dinero, así que mientras más opciones le ofrezcas a tus clientes, te será mucho más sencillo mantenerlos satisfechos. Desde pasarelas de pago en línea como Paypal, transferencias electrónicas, tarjeta de crédito, pagos en puntos de venta o lugares de servicios autorizados, las alternativas son muchas para facilitar la tarea a los clientes y empujarlos a efectuar los pagos a tiempo.
Si el método de preferencia de tus clientes sigue siendo el clásico efectivo, cheques o tarjetas de débito, no hay problema, la idea es ampliar las opciones y brindar comodidad al momento de cancelar y que así siempre estén al día con tu negocio.
Emite facturas electrónicas
Si en tu país tienes la opción de emitir facturas electrónicas debes empezar a aprovecharlas al máximo para llevar un mejor control de los pagos, registros de facturas pasadas y actuales, y gestionar de manera más eficiente los cobros.
Si eliges un sistema de facturación electrónica integrado a funciones de contabilidad y pagos electrónicos – como Alegra.com – podrás automatizar muchas tareas como el cobro de facturas a través de pasarelas de pagos en línea, que dará a tus clientes la opción de cancelar la deuda al instante. La factura electrónica hace que los cobros sean mucho más sencillos, pues la emisión es rápida, se reducen los errores al ingresar los datos, y no existirá el problema de pagos atrasados por envíos de facturas tardíos.
Establece compromisos claros con tus clientes
Al momento de firmar el contrato y comenzar a facturar, establece normativas claras, que eviten ambigüedades y confusiones. Evita decir que una factura vence en 30 días y en su lugar da una fecha precisa para el vencimiento, de esta forma aseguras que el cliente tenga claro las fechas en las que debe cancelar. Además, define el método de pago principal por mutuo acuerdo, para mantener un orden en tiempo y forma.
Responde cualquier duda que puedan tener tus clientes en torno a las formas de pago y consulta desde el inicio todos los datos que deban incluirse en la factura y a quién debe ir dirigida. Por ejemplo, si la factura debe ser personalizada, si debe tener algún código interno, si debe venir con una orden de compra o cualquier otro detalle necesario para que el documento tenga validez.
Incluye tasas de intereses por pagos atrasados
Muchas compañías utilizan este principio como un incentivo, para que el cliente no se retrase. Solo debes sumar una pequeña tasa de intereses sobre el saldo de la deuda, que se irá añadiendo al monto total luego de un tiempo de vencimiento de la factura.
Evita facturar conceptos largos
Si tu tipo de servicio te lleva a realizar facturas con mucho ítems y conceptos largos, es recomendable establecer acuerdos de pagos fraccionados y así evitar que el monto de la deuda sea grande. De esta forma tus clientes no sentirán los pagos por tus productos o servicios como una gran carga económica, y estarás incentivando su cumplimiento con facilidades.
Implementa anticipos de pagos
Puedes cobrar parte de tus servicios o productos de forma anticipada, especialmente con aquellos clientes nuevos que están en etapa de conocimiento y construcción de confianza. Es importante que para este caso desarrolles una metodología que te permita organizar este tipo de pagos evitando confusiones, y hacer evaluaciones del comportamiento de tus clientes para así tomar decisiones sobre futuras facilidades.
Para todas las situaciones de gestión de cobros, la tecnología es siempre una gran aliada para evitar fricciones y molestias. Por ejemplo, con Alegra.com puedes programar recordatorios de vencimientos de facturas y enviar notificaciones automáticas, para que no se te escape ninguna gestión, manteniendo siempre una buena relación con tus clientes.
También recuerda que en el caso de los pagos, es mejor tener pocos clientes cumplidos que miles de deudas por cobrar, por ello asegúrate de construir una buena cartera de clientes que sean responsables y fieles a tu marca, y bríndales un trato especial como agradecimiento por su compromiso. Es común esforzarse más en conseguir clientes nuevos que en mantener motivados a los más fieles, así que no olvides esos detalles para fidelizar y hacer la diferencia en tu gestión de cobros.
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