Leer correos electrónicos es parte de nuestra vida personal y laboral. Y para ser honestos, llega un momento en el que pueden ser demasiados en nuestra bandeja de entrada, lo que trae consigo la pérdida de algunos mensajes importantes.
Para solucionar esto, hay un truco bastante sencillo pero útil, que puede ayudarnos a leer correos electrónicos más rápido de lo que Flash lo haría. Y sí, estamos hablando de las combinaciones de tecla para Gmail, especialmente las que nos permiten archivar y eliminar correos electrónicos.
Esperamos que después de leer este artículo aprendas a:
- Crear una cultura de lectura para tu correo electrónico.
- Archivar y eliminar correos con combinaciones de tecla para Gmail.
Rutinas para crear una cultura de lectura para tu correo electrónico
Antes de comenzar a hablarte de lo maravillosos que pueden ser los atajos de teclado, primero queremos darte una pequeña introducción sobre la importancia de crear una cultura con nuestro correo electrónico.
Para que puedas ser un flash de las lecturas, es necesario que establezcas una rutina para la revisión de tu correo electrónico. Aquí algunas rutinas de ejemplo que pueden servirte:
- Al principio y al final del día: Revisa tu correo electrónico todos los días al comenzar tu rutina de trabajo y también al finalizar tu día.
- Una vez por día: Si usas tu correo electrónico con poca frecuencia, puedes revisarlo una vez al día. Todas las mañanas, por ejemplo.
- Una vez por hora laboral: Suponiendo que trabajas 8 horas al día, puedes revisar tu correo una vez por cada hora. Por ejemplo de entre 7:00 y 7:10 AM, 8:00 y 8:10 AM, 9:00 y 9:10 AM, y así sucesivamente a lo largo del día.
- Cada vez que recibas un correo importante: Si te familiarizas con Gmail, puedes configurar filtros y etiquetas para marcar correos de interés como importantes y activar las notificaciones de escritorio solo para estos correos. De esta forma, cada vez que te llegue una notificación de escritorio podrás abrir tu bandeja, ya que solo se tratará de un correo importante.
Estos son solo algunos ejemplos para crear una cultura que te lleve a revisar tu correo de manera periódica. Y no te preocupes, la periodicidad de revisión depende de ti, puedes buscar la forma que más se adapte a tu estilo de trabajo.
Tips para archivar y eliminar correos de forma rápida
Teniendo en cuenta que ya tienes una cultura de lectura para tu correo electrónico, ahora hablemos sobre cómo agilizar la forma en la que limpias tu bandeja de entrada.
Primer punto: Habilita la combinación de teclas
La combinación de teclas es la opción que te permite utilizar los muy conocidos “atajos de teclado”. Cuando creas una cuenta en Gmail, esta opción viene deshabilitada por defecto, pero para activarla puedes seguir la siguiente ruta:
- Haz clic en el menú de configuración con el símbolo de engranaje
- Haz clic en “Ver toda la configuración”
- Estando en el apartado “General” deslízate hacia la opción “Combinaciones de teclas”
- Habilita la casilla “Combinaciones de teclas activadas”
- Deslízate hacia abajo y haz clic en “Guardar cambios”
Mira este ejemplo:
Segundo punto: Habilita el avance automático
El avance automático es una opción que te permite pasar a la siguiente conversación (mensaje) en lugar de a tu carpeta de recibidos después de borrar, archivar o silenciar una conversación.
Para activar esta opción puedes seguir la siguiente ruta:
- Haz clic en el menú de configuración con el símbolo de engranaje
- Haz clic en “Ver toda la configuración”
- Haz clic en el apartado “Avanzadas”
- Ubícate en la opción “Avance automático” y marca la casilla “Habilitar”
- Deslízate hacia abajo y haz clic en “Guardar cambios”
Mira este ejemplo:
¿Cómo te ayudan estas dos funciones de manera conjunta?
A pesar de que se trate de opciones en apartados diferentes, ambas tienen una sinergia increíble y son la clave para leer correos electrónicos de una forma rápida.
Esto muy pocos lo saben, siéntete afortunado de conocer este pequeño secreto.
Al usar las combinaciones “e” para archivar o “#» para eliminar,” te deshaces del correo electrónico que estás leyendo y pasas de forma inmediata al siguiente. De esta forma evitas retroceder a tu bandeja principal para abrir otro correo.
Para ser exactos, ahorras dos clics en pasar de un correo a otro, que representan aproximadamente 3 segundos de tu tiempo.
Mira cómo funciona la combinación de estas dos funciones:
¡Pasamos de 10 a 0 correos en menos de un minuto!
Esperamos que puedas poner en práctica estas combinaciones de tecla para Gmail y ahorres tiempo leyendo tus correos electrónicos. Si tienes cualquier duda sobre el tema, puedes encontrarnos en los comentarios.
