El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación utilizada con mayor frecuencia para tratar asuntos de gran importancia. Actualmente, todos los trabajadores poseen un cuenta de correo electrónico y la revisan al menos una vez por día.
Es por este motivo que, si hacemos uso habitual de este medio, debemos procurar mantener un orden en nuestra bandeja de entrada a fin de que no se pierda algún correo importante. Por ello te mostramos 4 consejos que no deben faltar al momento de organizar el buzón de mensajes y limpiar la bandeja de correos.
1. Utiliza etiquetas
El uso de etiquetas es una alternativa muy útil para la clasificación de información, ya sea según el orden de prioridad o por tipo de tema a tratar. Existen etiquetas que vienen ya predeterminadas por defecto, al igual que la opción de poder crear etiquetas con el nombre deseado.
El “administrador de etiquetas” permite que las etiquetas creadas se muestren en la barra de acceso rápido, ubicada al lado izquierdo. De esta manera se puede acceder a ellas de una forma sencilla.
Otra alternativa es la pestaña de destacados, la cual se identifica con una estrella y que está ubicada al lado izquierdo del asunto del correo. Tener un correo como destacado permite ubicarlo en el grupo que aparece como principales en la barra izquierda del correo.
En este artículo puedes aprender a configurar filtros y etiquetas para mantener en orden tu bandeja de entrada.
2. Cancela las suscripciones
Al suscribirnos a una página, muchas veces recibimos información y boletines constantes que llegan a nuestra bandeja principal, lo que crea una saturación de correos innecesarios.
Muchas veces, la mayoría de estos correos ni siquiera son leídos, así que para llevar nuestra bandeja de correos a cero, la mejor opción es cancelar las suscripciones a las páginas web, con el motivo de no tener sus correos en el inicio.
3. Borra o archiva lo innecesario
Es recomendable eliminar todo correo después de haber sido leído, así como aquellos que ya perdieron relevancia y que estamos seguros de no volver a necesitar nuevamente. De esta forma acabaremos con el exceso de información y también iremos liberando parte del espacio de almacenamiento otorgado por Gmail. En caso de no que no estés seguro de eliminar algún correo de forma definitiva, puedes probar archivándolo.
4. Establece periodos de tiempo para limpiar tu correo electrónico
No en todo momento podemos dedicarnos a limpiar nuestra bandeja de mensajes, puesto a que resultaría ser una práctica poco eficiente. Lo ideal es establecer un periodo de 15 minutos al final de la jornada laboral para eliminar los correos leídos o innecesarios.
En otro caso, podríamos establecer periodos de limpieza profunda cada 7 días y poner en práctica todos los consejos mencionados anteriormente.
En resumen, cada vez que recibamos un correo electrónico nuevo, debemos tomar una decisión: responder de inmediato, etiquetar aquellos necesarios para verlos más tarde, archivar o eliminar alguno en caso de que no sea importante.
Con estos consejos tu bandeja de entrada siempre se mantendrá en cero. También puedes conocer estos 10 tips que te ayudarán a ser productivo en Gmail. No olvides que en Alegra encontrarás los mejores recursos e información para tu negocio.
