Desde 2014, la facturación electrónica se volvió una obligación para los contribuyentes en México, quienes tuvieron que adoptar el modelo conocido como CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), dejando atrás el uso de facturas tradicionales.
Actualmente, el CFDI cuenta con una versión actualizada: el CFDI 4.0, que busca adaptarse a las nuevas necesidades de los contribuyentes y mejorar los procesos de facturación electrónica, con el fin de reducir los fraudes y la evasión fiscal.
Sin embargo, pese a que la facturación electrónica ya tiene un buen tiempo implementándose, siguen existiendo dudas, sobre todo por parte de quienes recién comienzan este proceso. Por eso, aquí aclaramos algunas de las inquietudes más frecuentes acerca de la actualización facturación SAT. 👇 Sigue leyendo.
¿Qué es una factura electrónica?
La factura electrónica o CFDI es un documento digital que cumple con las normativas del Servicio de Administración Tributaria (SAT). En México, es obligatoria para todas las empresas y contribuyentes, y se utiliza para validar transacciones comerciales, reemplazando a las facturas en papel.
Las facturas electrónicas contienen información detallada de la transacción, como datos de las partes involucradas, descripción del servicio o producto, valor, impuestos, y un sello digital que asegura su validez.
¿Para qué sirve la factura electrónica?
Funciona para validar y dejar registro de una transacción de compra o venta. También, para ubicar a dicha operación dentro de un marco legal y ayudar a que los contribuyentes cumplan con sus obligaciones fiscales.
Al ser digital, las empresas y personas pueden manejar y gestionar fácilmente sus facturas, disminuyendo errores y logrando que sus transacciones sean más precisas.
¿Quién está obligado a expedir factura electrónica?
Según el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, todos los contribuyentes están obligados a emitir comprobantes digitales, por medio de internet, es decir, facturación electrónica.
Por lo tanto, deben emitir facturas electrónicas todas las personas físicas y morales que realicen actividades económicas, están registradas en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y realizan transacciones comerciales que requieren comprobación fiscal.
Lo anterior incluye a empresas, comerciantes, prestadores de servicios y cualquier contribuyente que realice operaciones que generen ingresos gravables. Las facturas electrónicas, o CFDI, son esenciales para el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la declaración de impuestos.
¿Quién no emite factura electrónica?
No deben emitir facturas electrónicas contribuyentes que no estén registrados en el RFC, por no realizar actividades económicas o que están registrados como suspendidos o cancelados. Tampoco las personas físicas que obtienen ingresos exclusivamente por sueldos y salarios y que no exceden cierto umbral (como MXN 400,000 en el ejercicio anterior). Sin embargo, es preciso confirmar la situación individual.
¿Cómo se hace la factura electrónica?
En Alegra Contabilidad puedes habilitarte como facturador electrónico fácil y rápido, para que puedas timbrar tus documentos electrónicos, cumpliendo con todos los requisitos del SAT.
👀 ¡Aguas aquí! Para completar tu proceso de activación solo debes contar con estos requisitos:
- Información fiscal (nombre, RFC, código postal, etc.).
- E.FIRMA (firma electrónica).
- CSD (Certificado de Sello Digital).
¿Cuáles son los requisitos que debe tener una factura electrónica?
Ten presente esta información para diligenciar cualquier factura. Por lo general, en el CFDI se describen:
- Datos del emisor y receptor (nombre, RFC, domicilio fiscal).
- Descripción de la transacción (productos, cantidad, valor, impuestos).
- Fecha y hora de emisión.
- Lugar de expedición (código postal).
- Forma y método de Pago.
- Clave del producto o servicio (según catálogo del SAT).
- Sello Digital.
- Complementos (según tipo de operación).
Para su obtención, las personas morales o físicas deberán inscribirse en el Registro Federal del Contribuyente (RFC) y realizar la solicitud. Así mismo, también podrán obtener un Certificado de Sello Digital para toda su facturación o bien para cada una de sus sucursales y establecimientos.
¿Cuál es la forma de entregar las facturas electrónicas?
Cuando se emite una factura electrónica se generan dos archivos, uno en formato PDF y otro en formato XML. En este caso, el formato XML es aquel que tiene valor ante el fisco y que resulta realmente importante para el SAT.
Por otro lado, la factura en formato PDF podrá ser enviada por correo electrónico al buzón que indique el receptor. De igual forma, los emisores de facturas electrónicas están obligados a presentar ante sus clientes el archivo .XML en caso de que el receptor lo solicite.
Según lo indicado por el SAT, la forma correcta de expedir una factura electrónica dentro de un establecimiento es la siguiente:
- El comprador solicita su factura y da el RFC.
- El vendedor recibe el RFC, inicia la generación de la factura, incorpora el sello digital y envía al SAT para su certificación.
- Finalmente, entrega o informa al comprador sobre el medio o lugar donde estará la factura a su disposición.
- El comprador acude al medio donde debe estar su factura.
💡EmprendeTip: recuerda que las facturas electrónicas emitidas deben garantizar: legibilidad, autenticidad e integridad. ¡Que no se te pase!
¿Cuánto es el monto máximo para emitir una factura electrónica?
No existe un monto máximo para la emisión de facturas electrónicas, se pueden emitir para cualquier valor de transacción. Las facturas electrónicas o CFDI se deben utilizar para documentar todas las transacciones comerciales que requieran comprobación fiscal, independientemente de su monto.
¿Cuánto es el monto mínimo para emitir una factura?
No existe un monto mínimo específico establecido por ley para la emisión de una factura electrónica o CFDI. Los contribuyentes pueden emitir facturas electrónicas para cualquier monto de transacción. Sin embargo, para ventas al público en general, cuando los pagos se realizan en efectivo y superan cierto límite (como MXN $2,000), el contribuyente está obligado a emitir un CFDI. Para montos menores, puede optarse por emitir un ticket o comprobante simplificado.
Estas regulaciones pueden variar, por lo que siempre es recomendable consultar las disposiciones más recientes del Servicio de Administración Tributaria (SAT) o un asesor fiscal para obtener información actualizada y específica.
Multas
Un plural de terror para cualquier empresa o persona y es que nadie quiere ganarse una sanción, menos si es tan evitable. ⚠️ Por eso presta atención para que estés siempre al día con tu facturación.
¿Qué pasa si una empresa no da factura?
Las empresas están obligadas a emitir facturas electrónicas (CFDI) por las transacciones realizadas. Si una empresa no emite factura, está incurriendo en una práctica indebida.
El SAT tiene identificadas diversas prácticas indebidas relacionadas con la emisión de facturas, como:
❌ Negar la factura argumentando que no se solicitó en el momento de la transacción.
❌ No emitir factura cuando se reciben pagos por anticipos.
❌ O simplemente no emitir factura.
Denunciar a una empresa por no emitir factura
Los contribuyentes pueden denunciar a las empresas que no emiten facturas a través del portal del SAT. Esto es parte de los esfuerzos del SAT para proteger los derechos de los contribuyentes de deducir y acreditar impuestos y tomar medidas al respecto.
¿Cuánto es la multa por no emitir factura electrónica?
Varían según la naturaleza y gravedad de la infracción, y en algunos casos pueden incluir la clausura temporal del negocio. Las multas están diseñadas para alentar a las empresas a cumplir con sus obligaciones fiscales y a emitir facturas de manera apropiada.
Ventajas de la facturación electrónica
La factura electrónica cuenta con múltiples ventajas ante la tradicional factura de papel, algunas son:
Ahorro de costos
Ahorras en costos por la disminución del papel, la impresión, el envío de las facturas y su almacenamiento.
Automatización
Un Software de facturación permite la integración automática en el sistema y, por tanto, su contabilización, automatizando los procesos y haciéndolos más eficientes.
Eliminación de errores humanos
Las facturas electrónicas pueden generarse y transmitirse automáticamente del proveedor al destinatario. A su vez el sistema verifica que todos los datos y requisitos estén correctos a la hora de emitir la factura electrónica.
Reducción de tiempos de entrega y cobro
La eficiencia de los procesos de emisión y recepción, la práctica eliminación de errores en la generación y contabilización de facturas, contribuye a reducir los plazos de cobro de las facturas.
Mayor seguridad
El envío de facturas se realiza empleando redes privadas con protocolos específicos, además, con los sistemas de firma digital se garantiza la integridad, origen y autenticidad de estas facturas.
Almacenamiento seguro
Los documentos originales y firmados quedan resguardados en el sistema contable evitando pérdidas, además esto disminuye los costes de almacenamiento y facilita la consulta de facturas antiguas.
Tipos de facturas electrónicas CFDI
CFDI 3.3
Las especificaciones técnicas del CFDI 3.3 se encuentran en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Las modificaciones más destacadas en esta versión fueron:
- 22 nuevos campos y 17 catálogos.
- Uso de claves para clasificar cada producto o servicio (ClaveProdServ).
- El emisor no tiene que poner su nombre ni dirección, solo RFC y código postal.
- Descuentos e impuestos aplicables por cada concepto.
- Prohíbe el manejo de importes negativos y conceptos con valor cero.
👀 ¡Aguas! Ten presente que esta versión dio paso al CFDI 4.0, a partir de 2023, tras un periodo de convivencia entre ambas.
CFDI 4.0
Este Comprobante Fiscal Digital por Internet – versión 4.0 – ha entrado en vigencia a partir del 01 de enero de 2022; como parte de las actualizaciones en la facturación SAT.
En sus principales actualizaciones, podemos destacar:
- Nombre y domicilio fiscal de los contribuyentes, tanto emisor como receptor.
- El régimen fiscal al que pertenece el contribuyente.
- Se indicará si las operaciones que ampara el comprobante son objeto de impuestos indirectos.
- Nuevos apartados para reportar información respecto de las operaciones con el público en general; así como aquellas que se realicen a cuenta de terceras personas.
👉Ten presente que dentro de los tipos de facturas CFDI 4.0 existen los siguientes tipos de facturas:
Comprobante de ingreso
Su principal objetivo es demostrar los ingresos de los contribuyentes ante la autoridad fiscal. Se emiten por los ingresos que obtienen los contribuyentes por cualquier medio de pago.
Los CFDI de Ingreso más comúnmente utilizados son por:
- Prestación de servicios.
- Enajenación de bienes o mercancías.
- Arrendamiento.
- Recibos de honorarios.
- Donativos.
- Nota de cargo
Comprobante de egreso
Este tipo de comprobante ampara las salidas de dinero de tu empresa como devoluciones, bonos y descuentos y también se pueden emplear para corregir o restar un comprobante de ingresos en cuanto a los montos que documenta.
Los CFDI de egreso más comunes son:
- Por descuentos en ventas ya facturadas.
- Por devolución de mercancías.
- Anulación total de un CFDI de Ingreso.
- Bonificaciones aplicables a ventas futuras.
Comprobante de traslado
El CFDI de traslado, antes conocido como carta de transporte, es un documento donde se encuentran declaradas todas y cada una de las mercancías que van a ser transportadas. Este documento es requerido para poder amparar dicho traslado.
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Comprobante de nómina
El CFDI de Nómina se emplea como constancia o recibo de pago para efectos de la legislación laboral. Este debe emitirse por los pagos realizados por concepto de remuneraciones de sueldos, salarios y relacionados.
Comprobante de recepción de pagos
Debe emitirse en las operaciones con pagos con parcialidades, cuando al momento de expedir el comprobante fiscal no se recibe el pago de la contraprestación o se ha abonado una parte y el resto del pago se da en partes (operaciones a crédito), liquidándose después de la emisión. Facilita la conciliación de las facturas contra pagos.
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