Desde el 2014, el uso de facturación electrónica se volvió una obligación para los contribuyentes en México, quienes tuvieron que adoptar el modelo de facturación conocido como CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), dejando atrás el uso de facturas tradicionales.
Actualmente, el CFDI cuenta con una versión actualizada desde el 2022 – CFDI 4.0 – y que busca adaptarse a las nuevas necesidades de los contribuyentes y mejorar los procesos de facturación electrónica con el objetivo de reducir fraudes y acabar con la evasión fiscal.
Esta convivirá con la versión del CFDI 3.3 hasta el 1º de enero de 2023, día en que comenzará la obligatoriedad.
A pesar de que el método de facturación electrónica ya tiene algún tiempo implementándose, siguen existiendo dudas entre los contribuyentes, sobre todo en aquellos que recién están comenzando. Es por ello que a continuación aclaramos algunas de las inquietudes más frecuentes acerca de la actualización facturación SAT.
¿Quiénes emiten factura electrónica?
De acuerdo al artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, todos los contribuyentes están obligados a emitir comprobantes digitales, por medio de internet (facturación electrónica).
Aquellos que tengan alguna actividad económica donde atiendan al público en general, pueden expedir comprobantes simplificados y estarán autorizados a emitir una factura electrónica diaria, semanal o mensual, en la que se expresen los comprobantes de las operaciones realizadas con el público.
¿Qué contienen las facturas electrónicas?
El CFDI es un documento en el que se describe el costo de los productos y servicios adquiridos. En él se detallan los impuestos correspondientes, así como otros datos que corresponderían a una factura tradicional. Es decir, las facturas electrónicas cumplen con las mismas condiciones legales que las facturas de papel.
Una factura electrónica debe contener información adicional para que su autenticidad pueda ser garantizada por el SAT, como un Certificado de Sello Digital (CSD).
Este se trata de una firma electrónica avanzada que proporciona validez ante el SAT y es necesaria para poder expedir facturas electrónicas.
Para su obtención, las personas morales o físicas deberán inscribirse en el Registro Federal del Contribuyente (RFC) y realizar la solicitud. Así mismo, también podrán obtener un Certificado de Sello Digital para toda su facturación o bien para cada una de sus sucursales y establecimientos.
¿Cuál es la forma de entregar las facturas electrónicas?
Cuando se emite una factura electrónica se generan dos archivos, uno en formato PDF y otro en formato XML. En este caso, el formato XML es aquel que tiene valor ante el fisco y que resulta realmente importante para el SAT.
Por otro lado, la factura en formato PDF podrá ser enviada por correo electrónico al buzón que indique el receptor, podrá ser almacenada en una memoria USB o ser entregada en cualquier medio que se acuerde entre ambas partes.
De igual forma, los emisores de facturas electrónicas están obligados a presentar ante sus clientes el archivo .XML en caso de que el receptor lo solicite.
Según lo indicado por el SAT, la forma correcta de expedir una factura electrónica dentro de un establecimiento es la siguiente:
- El comprador solicita su factura y da el RFC.
- El vendedor recibe el RFC, inicia la generación de la factura, incorpora el sello digital y envía al SAT para su certificación.
- Finalmente, entrega o informa al comprador sobre el medio o lugar donde estará la factura a su disposición.
- El comprador acude al medio donde debe estar su factura.
💡EmprendeTip: las facturas electrónicas emitidas deben garantizar: legibilidad, autenticidad e integridad.
¿Para qué sirve la factura electrónica?
La factura electrónica sirve para validar y dejar registro de una transacción de compra o venta; además, para ubicar a dicha operación dentro de un marco legal y que el contribuyente cumpla con sus obligaciones fiscales.
Siendo así la factura electrónica hace que haya más transparencia en las transacciones y de esta forma el gobierno tiene mayor control para combatir el fraude y la evasión fiscal.
Al ser digital el contribuyente puede manejar y gestionar de forma más fácil sus facturas, disminuyendo errores y apoyando a que su contabilidad sea más precisa.
Ventajas de la facturación electrónica
La factura electrónica cuenta con múltiples ventajas ante la tradicional factura de papel, algunas son:
Ahorro de costos
Ahorras en costos por la disminución del papel, la impresión, el envío de las facturas y su almacenamiento.
Automatización
Un Software de facturación permite la integración automática en el sistema y, por tanto, su contabilización, automatizando los procesos y haciéndolos más eficientes.
Eliminación de errores humanos
Las facturas electrónicas pueden generarse y transmitirse automáticamente del proveedor al destinatario. A su vez el sistema verifica que todos los datos y requisitos estén correctos a la hora de emitir la factura electrónica.
Reducción de tiempos de entrega y cobro
La eficiencia de los procesos de emisión y recepción, la práctica eliminación de errores en la generación y contabilización de facturas, contribuye a reducir los plazos de cobro de las facturas.
Mayor seguridad
El envío de facturas se realiza empleando redes privadas con protocolos específicos, además, con los sistemas de firma digital se garantiza la integridad, origen y autenticidad de estas facturas.
Almacenamiento ágil, seguro y legal
Los documentos originales y firmados quedan resguardados en el sistema contable evitando pérdidas, además esto disminuye los costes de almacenamiento y facilita la consulta de facturas antiguas.
Tipos de facturas electrónicas CFDI
CFDI 3.3
Las especificaciones técnicas del CFDI 3.3 se encuentran especificadas en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Las modificaciones más destacadas en esta nueva actualización son las siguientes:
- Se integraron 22 nuevos campos y 17 catálogos.
- Se implementó el uso de claves para clasificar cada producto o servicio (ClaveProdServ).
- El emisor de la factura ya no tendrá la obligación de poner su nombre ni dirección, únicamente su RFC y Código Postal.
- Se incluye por cada concepto sus descuentos e impuestos aplicables.
- Se prohíbe el manejo de importes negativos y conceptos con valor cero
Para más información sobre la versión 3.3, el SAT pone a disposición de los contribuyentes la Guía de llenado de los comprobantes fiscales digitales por Internet.
CFDI 4.0
Este Comprobante Fiscal Digital por Internet – versión 4.0 – ha entrado en vigencia a partir del 01 de enero de 2022; como parte de las actualizaciones en la facturación SAT.
En sus principales actualizaciones, podemos destacar:
- Nombre y domicilio fiscal de los contribuyentes, tanto emisor como receptor.
- El régimen fiscal al que pertenece el contribuyente.
- Se indicará si las operaciones que ampara el comprobante son objeto de impuestos indirectos.
- Nuevos apartados para reportar información respecto de las operaciones con el público en general; así como aquellas que se realicen a cuenta de terceras personas.
👉Ten presente que dentro de los tipos de facturas CFDI 3.0 y CFDI 4.0 existen los siguientes tipos de facturas:
Comprobante de Ingreso
Su principal objetivo es demostrar los ingresos de los contribuyentes ante la autoridad fiscal. Se emiten por los ingresos que obtienen los contribuyentes por cualquier medio de pago.
Los CFDI de Ingreso más comúnmente utilizados son por:
- Prestación de servicios.
- Enajenación de bienes o mercancías.
- Arrendamiento.
- Recibos de honorarios.
- Donativos.
- Nota de cargo
Comprobante de Egreso
Este tipo de comprobante ampara las salidas de dinero de tu empresa como devoluciones, bonos y descuentos y también se pueden emplear para corregir o restar un comprobante de ingresos en cuanto a los montos que documenta.
Los CFDI de Egreso más comunes son:
- Por descuentos en ventas ya facturadas.
- Por devolución de mercancías.
- Anulación total de un CFDI de Ingreso.
- Bonificaciones aplicables a ventas futuras.
Comprobante de Traslado
El CFDI de traslado, antes conocido como carta de transporte, es un documento donde se encuentran declaradas todas y cada una de las mercancías que van a ser transportadas. Este documento es requerido para poder amparar dicho traslado.
Comprobante de nómina
El CFDI de Nómina se emplea como constancia o recibo de pago para efectos de la legislación laboral. Este debe emitirse por los pagos realizados por concepto de remuneraciones de sueldos, salarios y asimilados a estos.
Comprobante de Recepción de Pagos
Debe emitirse en las operaciones con pagos con parcialidades o cuando al momento de expedir el comprobante fiscal no se recibe el pago de la contraprestación o se ha abonado una parte y el resto del pago se da en parcialidades, operaciones a crédito, liquidándose después de la emisión. Facilita la conciliación de las facturas contra pagos.
¿Cómo se hace la factura electrónica?
En Alegra Contabilidad puedes habilitarte como facturador electrónico de una forma muy fácil para que puedas emitir tus documentos electrónicos, cumpliendo con todos los requisitos del SAT.
Para completar el proceso de activación es importante que cuentes con estos requisitos:
- Información fiscal (Nombre, RFC, Código postal, etc.).
- E.FIRMA (Firma electrónica).
- CSD (Certificado de sello digital).
Recuerda que con Alegra puedes comenzar a crear tus CFDI 3.3 y CFDI 4.0 de una forma fácil y rápida. Puedes conocer más aquí sobre 👉 nuestro software de facturación.
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