Sabemos que llevar la contabilidad de una empresa, resulta muchas veces en un trabajo tedioso y duro a pesar de los grandes beneficios y facilidades que nos traen los avances tecnológicos.
Llevar todo al día puede implica sufrir con mil archivos y mil hojas de Excel, y seguramente te has preguntado cómo llevar tus operaciones de una manera ágil y eficaz. Pero no te hagas paltas, 😉 en este artículo conocerás qué es un sistema contable, para qué sirve y cuál es la mejor manera de implementarlo en tu empresa. Saldrás de esta nota siendo un experto en el tema. ⭐⭐⭐⭐⭐
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¿Qué es un sistema contable?
Un sistema contable o software contable, es un programa computarizado que facilita la recopilación de toda la información financiera de la empresa, tanto los datos propiamente contables como los datos financieros.
Gracias a ello, es posible entender la situación económica de una empresa de manera rápida y eficaz.
Un sistema contable contiene todas las operaciones de la empresa, y a su vez ayuda a clasificar todas aquellas operaciones contables y financieras del día a día.
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Estructura de un sistema contable
Independientemente del sistema contable que uses, se deben ejecutar tres pasos básicos y fundamentales a la hora de llevar tu contabilidad:
1. Registro de la actividad financiera
Para llevar un registro de la actividad diaria con todas las entradas y salidas.
2. Clasificación de la información
Clasificarla en cuentas contables o categorías, lo que permite tener una contabilidad en orden y centralizada
3. Resumen de la información
Es importante que cualquier sistema contable cuente con resúmenes o reportes en los que se incluyan todos los datos, de manera que la información recopilada nos sirva para la toma de decisiones.
💡EmprendeTip: el correcto uso del sistema contable representa una importante ayuda para lograr el desarrollo de tu negocio. Asimismo, los sistemas de contabilidad son los encargados de analizar y valorar todos aquellos resultados económicos que suele obtener una empresa. Conoce más aquí sobre 👉 Alegra, sistema de contabilidad para pymes.
¿Cuál es la finalidad de un sistema contable?
Tener un sistema contable ofrece innumerables beneficios, pero ¿Cuál es su finalidad?
El software contable permite mejorar la gestión de alguna operación, departamento o proceso que a simple vista parece marchar bien, pero que podría no ser así.
🤝 Consejo de pata: si tienes todo organizado y agrupado en un solo sistema, será más sencillo reaccionar de manera eficaz ante situaciones que determinen el futuro de tu negocio.
Importancia de los sistemas de información contable para las PYMES peruanas
Como hemos visto a lo largo del artículo, así tengas una pequeña empresa o una gran multinacional, hoy en día es necesario el uso de un software contable.
El cálculo de impuestos y el llevar al día la contabilidad de tu empresa puede suponer un gran dolor de cabeza. 🤔
Un software contable te permite tener la información automatizada, centralizada y con una probabilidad de error menor; además, informes y cifras exactas que te ayuden a tomar mejores decisiones.
¿Te imaginas que una gran empresa siga llevando su contabilidad en Excel? No seas taba, esa manera de manejar tu contabilidad es ineficiente. ¡Es mejor tener un sistema contable! Esto te permitirá posicionarte mejor en el mercado, trabajar de manera óptima y poder estar al nivel de tus competidores. Conoce más sobre 👉 Cómo constituir una empresa.
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Ventajas de un sistema contable en vez de Excel
Fácil manejo
Un sistema contable debe ser amigable y accesible para su uso, pues su principal función es hacer que tu trabajo sea más sencillo. Al tener una interfaz simple, los procesos de capacitaciones resultarán mucho más fáciles tanto para ti como para el personal que lo utilizará, quienes no necesariamente deben conocer a fondo el manejo de equipos o de conceptos informáticos.
En cambio, Excel lleva décadas probando que no es tan intuitivo y que requiere de una curva de aprendizaje bastante compleja. Hay quienes se han certificado en su uso, lo que indica que no todas las personas pueden utilizarlo a fondo.
Además, Excel es una hoja de cálculo diseñada para diferentes operaciones relacionadas con cifras. No es un programa especializado para contabilidad. Es decir, se puede adaptar, pero jamás será tan poderoso como un software hecho para este fin.
Soporte técnico
Debes asegurarte que el software que elijas tenga la posibilidad de contar con un equipo especializado que te preste apoyo en caso de tener algún problema con su funcionamiento.
La necesidad de innovar y modernizar tu empresa es una de las razones iniciales para optar por acceder a un programa contable, pero si este no te ofrece esta característica no logrará ese objetivo.
Por otra parte, ¿has escuchado alguna vez sobre soporte técnico de Excel? En YouTube hay tutoriales, claro, pero no reemplaza un servicio al cliente personalizado.
Capacidad de generar reportes
El software contable debe ofrecer documentos detallados de las operaciones que se desean monitorear como: estadísticas de ventas, costos, inventario, clientes morosos o cualquier otro ítem que necesites en un periodo o en tiempo real.
En Excel no hay reportes automatizados. Cada detalle de su productividad depende directamente de que tú lo programes para que suceda. Esto puede traer errores.
Seguridad
Una de las particularidades más llamativas que puede tener un software contable es la capacidad de mantener a salvo la información contable, ya que posibilita el uso de claves de acceso para obtener ciertos datos o simplemente ofrece la facilidad de restringir la vista de ellos mediante permisos para cada usuario que maneje el sistema.
En toda empresa existe información confidencial que no todos tienen derecho a ver, y controlar esta situación ayuda a evitar la divulgación de cifras que perjudiquen al negocio. Por lo tanto, recuerda que debes elegir un sistema confiable que te ofrezca las mejores medidas de seguridad.
Nuevamente, notamos que Excel no tiene esta misma posibilidad. Es verdad que se pueden bloquear los archivos con una contraseña; sin embargo, si se extravía dicha contraseña o la persona dueña de ella ya no labora en la empresa, puede provocar que jamás se pueda acceder al archivo.
Un dato muy importante aquí es que Excel opera en el disco duro, así que hay un riesgo constante de que se pierda para siempre la información si se daña el CPU.
Algunas personas pagan el almacenamiento en la nube de Microsoft, One Drive, pero implica un gasto doble junto con el de la paquetería de Office que incluye Excel, mismo costo que cada año sube.
Unificación
Es importante que un programa de contabilidad permita la adhesión de diferentes factores que se relacionen con la información financiera y permita integrarlas en un solo sistema para ayudar a la precisión de las operaciones, como la facturación.
En el caso de las Pymes, contar con toda la información en una misma base de datos es esencial porque muchas veces los dueños de estas no poseen todo el conocimiento contable necesario y esta característica ayuda sustancialmente a mantener enlazado cada detalle de sus operaciones
Utilizar Excel para esto genera el mismo problema: si alguien necesita extraer o consultar la información de la hoja de cálculo, debe saber cómo utilizarla. A su vez, podría modificar el archivo de manera errónea o dañarlo.
Mayor orden
Una de las grandes ventajas de un sistema contable es que puedes manejar un gran volumen de información sin necesidad de crear decenas de carpetas y hojas de cálculo, como sí ocurre al trabajar solo con Excel. Estas plataformas permiten acceder a datos y archivos específicos al toque, buscándolos por fecha o nombre de empresa.
Es preferible un programa intuitivo, dinámico y especializado, a trescientos archivos de Excel que no siempre se guardan con el nombre adecuado.
Ahorro de tiempo
Gracias a funcionalidades como actualización de cifras e integración de módulos, entre otras, al trabajar con un sistema contable en la nube, podrás realizar tus labores en mucho menos tiempo del que usarías si solo te apoyaras en archivos de Excel.
Un sistema contable es la solución más chévere para ahorrar tiempo y dinero. ¡No le tengas miedo al éxito y haz crecer tu negocio! 🚀
Recuerda que en Alegra.com queremos verte crecer.
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